- 60-10 - «Расчеты с подрядчиками»;
- 60-11 - «Неотфактурованные поставки».
Также рекомендуется удалить субсчет 60-6 - «С поставщиками по столовой», так как столовая уже не числится на балансе предприятия.
К счету 19 «НДС по приобретенным материальным ценностям» необходимо добавить субсчет:
- 19-5 «НДС по неотфактурованным поставкам».
Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится. При этом отпадет необходимость в наборе дополнительных специалистов в бухгалтерскую службу как предполагалось ранее.
Также данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с поставщиками и подрядчиками более прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов. Сгруппируем для наглядности данные рекомендации в таблицу3.
Таблица 3 - Открытие субсчетов
| Субсчета, использующиеся в настоящее время | Субсчета, рекомендованные к применению | Выгода от предложенных рекомендаций |
| 1 | 2 | 3 |
| К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»:60-1, 60-3, 60-5, 60-6, 60-9 | К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»:60-1, 60-3, 60-5, 60-6, 60-9, 60-10, 60-11 | Сокращение времени обработки документов сотрудниками бухгалтерии, повышение производительности труда. Возможность систематизировать учет расчетов с поставщиками и подрядчиками. |
| К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям»:19-1, 19-2, 19-3, 19-4 | К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям»:19-1, 19-2, 19-3, 19-4, 19-5 |
В целях повышения производительности труда и эффективности управления дебиторской и кредиторской задолженностью рекомендуется разработать следующий учетный регистр, обобщающий информацию о величине задолженности и позволяющий сгруппировать учетные данные в разрезе каждого контрагента. Рассмотрим такой регистр на примере учета расчетов с поставщиками за 2008 г. (таблица 4).
| Период | Содержание операции | Контрагент | Дебет | Кредит | Сумма |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 31.01.2008 | Поступление материалов | ООО «Бизон-М» | 10-6 | 60-3 | 86 717,00 |
| НДС | ООО «Бизон-М» | 19.3 | 60-3 | 13 228,01 | |
| 29.02.2008 | Поступление материалов | ООО «Бизон-М» | 10-6 | 60-3 | 75 946,00 |
| НДС | ООО «Бизон-М» | 19-3 | 60-3 | 11 585,00 | |
| 31.03.2008 | Поступление материалов | ООО «Бизон-М» | 10-6 | 60-3 | 67 734,30 |
| НДС | ООО «Бизон-М» | 19-3 | 60-3 | 10 332,33 | |
| 30.04.2008 | Поступление материалов | ООО «Бизон-М» | 10-6 | 60-3 | 112 979,70 |
| НДС | ООО «Бизон-М» | 19-3 | 60-3 | 17 234,18 | |
| 30.05.2008 | Оказание услуг | ООО «Брянсклифт» | 26 | 60-1 | 4 975,52 |
| НДС | ООО «Брянсклифт» | 19-3 | 60-1 | 731,52 | |
| 31.05.2008 | Поступление материалов | ООО «Бизон-М» | 10-6 | 60-3 | 124 315,50 |
| НДС | ООО «Бизон-М» | 19-3 | 60-3 | 18 963,38 | |
| 30.06.2008 | Поступление материалов | ООО «Бизон-М» | 10-6 | 60-3 | 104 568,50 |
| НДС | ООО «Бизон-М» | 19-3 | 60-3 | 15 951,13 | |
| Оказание услуг | ООО «Брянсклифт» | 26 | 60-1 | 4 795,52 | |
| НДС | ООО «Брянсклифт» | 19-3 | 60-1 | 731,52 | |
| 02.07.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Химтехмаш» | 10-1 | 60-3 | 595 991,45 |
| НДС | ЗАО «Химтехмаш» | 19-3 | 60-3 | 90 913,95 | |
| 30.07.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Химтехмаш» | 10-1 | 60-3 | 762 836,32 |
| НДС | ЗАО «Химтехмаш» | 19-3 | 60-3 | 11 636,87 |
Продолжение таблицы 4
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 31.07.2008 | Поступление материалов | ООО «Бизон-М» | 10-6 | 60-3 | 106 117,00 |
| НДС | ООО «Бизон-М» | 19-3 | 60-3 | 16 187,33 | |
| 06.08.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Арно» | 10-1 | 60-3 | 1 199,98 |
| НДС | ЗАО «Арно» | 19-3 | 60-3 | 183,05 | |
| 11.08.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Арно» | 10-1 | 60-3 | 9 636,05 |
| НДС | ЗАО «Арно» | 19-3 | 60-3 | 1 469,91 | |
| 14.08.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Арно» | 10-1 | 60-3 | 699,98 |
| НДС | ЗАО «Арно» | 19-3 | 60-3 | 106,78 | |
| 15.08.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Арно» | 10-1 | 60-3 | 697,98 |
| НДС | ЗАО «Арно» | 19-3 | 60-3 | 103,73 | |
| 19.08.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Арно» | 10-1 | 60-3 | 699,98 |
| НДС | ЗАО «Арно» | 19-3 | 60-3 | 106,78 | |
| 22.08.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Арно» | 10-1 | 60-3 | 321,99 |
| НДС | ЗАО «Арно» | 19-3 | 60-3 | 49,12 | |
| Итого: | 2 060 232,59 рублей, в том числе НДС 209 514,59 рублей | ||||
На основе разработанного регистра бухгалтеру будет наглядно представлено, какие операции и когда были произведены с конкретным контрагентом за определенное число, а также позволит оценить реальную задолженность предприятия за период.
Для совершенствования расчетных отношений с поставщиками и подрядчиками на предприятии необходимо регулярно составлять прогнозы платежей поставщикам с целью оценки достаточности денежных средств на определенный период и принятия соответствующих управленческих решений.
Также следует постоянно контролировать состояние расчетов с поставщиками и подрядчиками, по возможности ориентироваться на большее число поставщиков.
Предприятию следует активно использовать один из новых видов услуг в области финансирования и организации расчетов, например факторинг, который способствует своевременному и оперативному осуществлению расчетов с поставщиками, что имеет важное значение в условиях инфляции при снижении покупательной способности денежных средств.
Помимо этого предприятию следует усовершенствовать работу учетной службы, автоматизировать свою работу и перейти на программу 1С:Бухгалтерия, которая является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.
Необходимо проводить работу по поиску и привлечению поставщиков с более низким уровнем цен на предлагаемые товары.Необходимо разработать график документооборота по расчетным операциям с поставщиками и покупателями, представленный в таблице 5 (Приложение 41), куда входят:
- выписка грузоотправителя счета-фактуры и передача его другим участникам расчетов;
- содержание расчетного документа и его реквизиты;
- сроки составления расчетного документа и порядок предъявления его в банк, а также другим участникам расчетов;
- движение расчетного документа между учреждениями банков;
- порядок использования расчетного документа для взаимного контроля участников расчета и осуществления мер экономического воздействия.
3.2 Направления совершенствования системы внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь»
Многие предприятия страдают от неэффективного использования ресурсов, от недостатка необходимой для принятия решений информации, искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны работников.
Подобных проблем можно избежать путем создания внутри самих компаний эффективной системы внутреннего контроля.
Признаками плохой организации внутреннего контроля и учета являются следующие:
- отсутствие договоров на поставку ТМЦ, договоров подряда и договоров на оказание услуг;
- отсутствие отчетов за выданные доверенности на получение ТМЦ;
- отсутствие журнала регистрации счетов-фактур поставщиков;
- несвоевременное предъявление претензий поставщикам за обнаруженные нарушения договорных обязательств и отсутствие должного учета по претензиям;
- несвоевременное отражение операций по расчетам в регистрах бухгалтерского учета;
- невыполнение пересчета сумм по поступившим счетам от поставщиков;
- отсутствие разработанной корреспонденции счетов по типовым операциям.
Некорректное оформление документов, подтверждающих произведенный взаимозачет может привести, например, к тому, что суммы НДС, возмещенные из бюджета в результате этой операции, не будут приняты налоговыми органами, а это может повлечь за собой взыскание сумм штрафов и пеней в бюджет.
Рассмотрим расчетные операции, по которым наиболее часто возникают ошибки у бухгалтеров при отражении их бухгалтерскими проводками и оформлении документами.
Таблица 5 - Содержание и признаки нарушений при оформлении документов
| Содержание нарушений | Признаки нарушений |
| 1 | 2 |
| 1. При оправдательном документеотсутствует распоряжение наосуществление операций | Отсутствие подписей руководителей, выписок из приказов, решений совета директоров, учредителей |
| 2. При распорядительномдокументе нет оправдательного | Операция по каким-то причинам не совершилась или пропущена |
| 3. Документы составлены с нарушением установленной формы | Доверенности, счета, акты и т.п. составлены по произвольной форме |
| 4. В одном и том же документе не совпадают реквизиты | Документы составлены от имени одной организации, а печать- другой |
| 5. В документах полностью или частично отсутствуют реквизиты | Отсутствие обязательных реквизитов, содержание операции сформулировано некорректно |
| 6. При документах отсутствуют приложения. На которые имеются ссылки | В документах указаны приложения, а в действительности их нет |
| 7. Документы подписаны лицами, не имеющими на это право | Денежные документы подписывает кассир, накладные- заведующий складом |
| 8. Подделка подписей, наличие подчисток, дописок, исправлений | Следы подчисток, исправлений, дописок и т.д. |
| 9. Отсутствие на соответствующих документах штампа, печати | Доверенности, товарные чеки, квитанции и др. без печати или штампа |
| 10. В документах письменные реквизиты указывают на несвойственные для данной организации операции | В документах содержатся операции, которые на самом деле необоснованны (недействительны) |
| 11. Прослеживание данных расчетных и платежных документов по одним и тем же сделкам показывает их несоответствие | Данные предъявленных счетов-фактур за оказанные услуги и платежных поручений по оплате этих счетов не совпадают |
| 12. Операции, проведенные по документам, недействительны | Расход товарно-материальных ценностей не подтверждается отпуском их со склада. Перечисление денежных средств за оказанные услуги без предъявления счета-фактуры и без договора |
Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при проведении взаимозачетов, составлении актов сверки.