Архивные справки
Все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.
Архивная справка – официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение (подтверждение) об имеющихся в архивах документах, сведениях относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных (№ описи, № дела, № листов).
Архивные справки составляются на офисных бланках с обозначением названия «Архивная справка». Архивные справки составляются только на основе подлинников или заверенных копи документов. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.
Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке: «так в тексте». Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами «так в документе». Допускается приводить в справке выдержки (выписки) из документов, заключая их в кавычки.
Использование незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте справки словами «незаверенная копия».
Вторичные информационные документы не могут служить основанием для выдачи архивной справки:
1. листки по учету кадров,
2. анкеты,
3. автобиографии
При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в офисе служебных печатных материалов, например ведомственного телефонного справочника.
Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью, к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников. При составлении справки на нескольких листах должен заверяться каждый ее лист.
При отсутствии в офисе необходимых сведений составляется на бланке для писем ответ с указанием причин отсутствия документов. В таком ответе следует объяснить причины отсутствия документов, дать рекомендации, куда целесообразно обратиться за интересующими сведениями. Такие ответы оформляются как информационные письма. Но при необходимости письмо со сведениями об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты может быть также заверено печатью организации.
Архивные выписки и копии
В тех случаях, когда связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документа не должны нарушаться работниками, ответственными за хранение документов, оформляются архивные выписки. Архивная выписка представляет собой полные копии оформляющей и заверяющей частей документа и дословные копии его содержательной части.
Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном многоаспектном документе, но только его часть относится к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться многоточия.
Архивная копия – дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное в том же порядке, как и архивные справки.
На архивных копиях, изготовленных электрографическим методом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, подпись и печать на обороте последнего листа документа.
Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов:
1. трудовой книжки,
2. наградных книжек,
3. дипломов и т.д.,
за исключением:
1. паспорта,
2. военного,
3. профсоюзных билетов и других аналогичных документов.
Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки).
Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.
Порядок выдачи архивных справок и других документов
Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.
Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность. Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные:
1. серию,
2. номер,
3. дату,
4. организацию, его выдавшую.
При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.
Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов - ценными.
Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.
Например:
1. о привлечении к уголовной ответственности,
2. о судимости,
3. о лишении прав гражданства и восстановлении в них,
4. о нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности и т.д.
При дополнительном заверении в Архивной службе РФ полученных архивных справок, копий и выписок специальным штампом – Апостелем в соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 г. выданные в России архивные справки и копии имеют юридическую силу и за рубежом.
В том случае, если запрос не соответствует профилю организации, а также при отсутствии в ее архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска.
Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью организации.
Выдача из хранилищ архивных дел на руки
Достаточно распространенной формой использования документов архивного фонда организаций является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности дела и другие единицы хранения выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование.
Отдельные документы из подшитых и обработанных дел не выдаются.
Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством в соответствии с инструкцией по ДОУ. Допуск для работы в архиве сотрудников других организаций и частных лиц дает руководитель на основании письменного ходатайства организаций, действительного, как правило, в течение 1 года. Выписки и копии, сделанные посетителями при изучении документов, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам.
При отсутствии читального зала в случае производственной необходимости документы в составе дел (единиц хранения) могут быть выданы во временное пользование.
Правилами установлены следующие сроки нахождения дел во временном пользовании:
1. 10 дней для работников организации, в состав которой входит архив;
2. 3 месяца для работников других организаций.
Продление срока работы с документами должно быть оформлено в установленном порядке.
Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется типовой формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя. Выдача дел сотрудникам фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.
Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работали. Результаты проверки фиксируются в листе – заверителе единицы хранения и в документах, оформленных при выдаче дел. При обнаружении недостачи дел, документов или отдельных листов, она должна быть зафиксирована, так как на этом основании должен решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.
Другие виды использования архивных фондов организаций
Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.
На основе материалов архива могут готовиться тематические подборки копий документов для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационных продуктов, фирменных страниц в информационных сетях: