ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЕ И СПОРТУ
Кубанский государственный университет физической культуры спорта и туризма
Факультет заочного дистанционного обучения
Курсовая работа
По теме: «Официальный документ как материальный носитель информации (основные составляющие документа и их характеристика)»
Группы 04з6
Чирова Т.В.
Преподаватель:
Тарасенко А.С.
Краснодар, 2007
Оглавление
1.Введение………………………………………………………………..…….…3
2.Понятие делопроизводства……………………………………………… …...4
3.Информация – социальное явление……………………………………..….…6
4.Коммуникации. Коммуникационная система…………………………….....10
5.Основные составляющие документа…………………………………………14
6.Официальный документ……………………………………………………....21
6.1. Классификация и характеристика реквизитов………………….….23
6.2. Понятие и классификация бланков официального документа……41
7. Заключение………………………………………………………………...….45
8. Список использованной литературы…………………………………...……46
1. Введение
Управление любым предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документ, зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. Правильно составленный и оформленный документ упрощает и ускоряет процедуры его обработки и позволяет в дальнейшем лучше понять его значение как исторического источника и точнее установить срок хранения.
В документах содержится информация, которая необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе её принимаются соответствующие управленческие решения.
Информация всегда материальна, ибо не может существовать без материального носителя, с другой стороны, - в мире не существует «материальных объектов», которые бы не закрепляли, т.е. не несли, какую-либо информацию. Однако информация, закрепленная на материальном носителе, есть документ. Вот и получается на первый взгляд, что весь мир – одни сплошные документы. Они используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин.
Колоссальное количество документов циркулирует в промышленных отраслях – сметы, спецификации, регламенты; в управлении персоналом – приказы, ведомости, протоколы, акты; в торговле – договоры, прейскуранты, ценники, счета-фактуры, накладные; в сервисе и туризме – рекламные материалы, расписания движения и маршруты экскурсий, правила проживания, графики туристических потоков и т.д. То есть, любой вид деятельности порождает документы.
2. Понятие делопроизводства
Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, называется делопроизводством.
Первоначально термин «делопроизводство» появился в устной речи (предположительно в 17 в.) и означал процесс решения (производства) дела. «Дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникла необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавались документы, так как устное слово кратковременно, оно может быть забыто, искажено при передачи или не так понято. Уже в 16 в. употребляется слово «дело» как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понимании данный термин зафиксирован в документах 1584 года.
Современное делопроизводство включает два больших составляющих элемента:
1. Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документоведение).
2. Организация работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время оба термина обозначают одну и ту же деятельность.
Документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Учитывая, что объемы информационных потоков будут в дальнейшем только возрастать, было принято решение о профильной подготовке специалистов и утверждена специальность № 350800 для высших учебных заведений «Документоведение и документационное обеспечение управления», а для средних специальных учебных заведений – специальность № 0611 «Делопроизводство и архивоведение», сформированы Государственные образовательные стандарты по каждой специальности.
3. Информация – социальное явление
В настоящие время никто не оспаривает положение о том, что «тот, кто владеет информацией – владеет миром». И очень важно эту информацию правильно задокументировать, учесть, обработать, сохранить для анализа, желательно компьютерного, систематизировать, архивировать и вовремя уничтожить.
Слово «информация» (лат. informatio — разъяснение, изложение) имеет множество значений, из которых наиболее общее и широкое — «отраженное многообразие». Такое значение позволяет рассматривать как информационные многие процессы, происходящее в технических механизмах, живой и неживой природе, в обществе.
В информатике под информацией принято понимать сведения, сообщения, изложенные знания и т.п. В теории информации все многообразие ее форм принято делить на элементарную — информацию, циркулирующую в неживой природе; биологическую — циркулирующую в живой природе; социальную — осмысленную человеческим сообществом.
Функцию элементарной информации кратко можно свести к передаче энергии путем структурного взаимодействия материальных объектов. Биологическая информация включает в себя как кодирование генетической информации, так и управление сложными психологическими процессами у высших животных на основе передачи энергии. Социальная информация создается и используется обществом (социумом).
Впервые вопрос о социальной информации был поставлен учеными еще в 1920—1930-е годы. Однако наиболее приемлемое ее определение дал А.В. Соколов в конце 1980-х годов. Позже, наиболее глубоко сущность социальной информации раскрыл Ю.Н. Столяров. Современную классификацию социальной информации разработали А.Д. Урсул, А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский, С.Г. Кулешов и др.
Социальная информация — это способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщенно социальную информацию можно определить как сведения, предназначенные для передачи в обществе.
Социальная информация — явление сложное, подразделяемое на виды по разным принципам деления.
Первым принципом деления социальной информации является ее социальное назначение. С этой точки зрения информация подразделяется на массовую и специальную. Массовая информация — социальная, предназначенная для всех членов общества. Информация этого рода доступна любому человеку, поэтому она называется массовой. Специальная информация предназначена для отдельных социальных групп, в частности, специалистов. Массовая в свою очередь делится на публицистическую, эстетическую и обыденную. Специальная — на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и др. виды. Это обусловливает содержание и целевое назначение различных видов и типов документов, распространение их через каналы специальных и неспециальных (массовых) коммуникаций.
Второй принцип деления основан на способе отражения информации человеческим сознанием. Когда человек воспринимает информацию различного рода анализаторами, он раскодирует (отражает) ее головным мозгом, который функционально асимметричен. Левое полушарие головного мозга осуществляет логическую деятельность, правое — образно-ассоциативную. В соответствии с этим информация условно подразделяется на логическую и эстетическую.
Логическая информация — результат познания и логического осмысления законов природы, общества и мышления. Она передается в знаковой форме путем отражения окружающей действительности левым полушарием головного мозга и аккумулирует все знания, накопленные человечеством за долгий период освоения природы, общества и мышления. Логическая информация разнообразна и различается в соответствии с принадлежностью к различным областям человеческой деятельности. Чаще всего она дифференцируется по принадлежности к познавательной и практически-преобразующей деятельности. В познавательной деятельности человека принимают участие такие виды информации, как научно-вспомогательная, научно-просветительская, художественно-познавательная. Практически-преобразующая деятельность предполагает функционирование таких видов информации, как технологическая, организационно-производственная, управленческая.
Данный вид информации в соответствии с принадлежностью к различным областям человеческой деятельности определяет виды документов по целевому назначению, среди них выделяются научные, научно-популярные, технологические, нормативные, производственно-практические, управленческие и т.д.
Эстетическая информация — результат образно-ассоциативного, преимущественно художественно-эстетического отражения действительности. В совокупности с физиологическими особенностями восприятия эстетическая информация распространяется следующими видами искусства: живопись и графика, пространственные формы (архитектура, скульптура), музыка, художественное слово, театр, хореография, кино и т.д.