ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ФАКУЛЬТЕТ ЗАОЧНОГО СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КафедраДелового иностранного языка
Контрольная работа по дисциплине:
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Тема (вариант) № 2 Документ как основной носитель информации.
Студент: 1курса 2 потока заочнойформы обучения
специальность: Социальная работа
№ студенч. билета СР09з -711
Бойцова Александра Николаевна
Ст. преподаватель:Игнатюк Зоя Ивановна
Дата сдачи в деканат
Мурманск, 2010.
СОДЕРЖАНИЕ:
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 19
Документ -- сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность -- это задача, которая решается с помощью системного подхода -- методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов -- систем (греч. sistema -- целое, составленное из частей, соединение). Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа, объединенные в сложное целое.
Цель данной контрольной работы: изучить информационные свойства документа, рассмотреть информационную составляющую документа.
Носителем информации выступает документ. Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяется большое внимание. В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Однако для понимания сущности документа необходимо условно разделять информационную и материальную стороны документа и рассматривать их отдельно. В нашей стране 25.01.95 принят Закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации".
Cодержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
По мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Закон "Об информации, информатизации и защите информации" дает нам определение терминов "информация" и "документ":
"информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы, В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.
Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Принятый 25.01. 1995 г. Государственной Думой Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" в ст. 5 указывает: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации".
Документ является одним из средств укрепления законности и контроля.
Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
"Совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению"[1] составляет систему документации. Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров"[2].
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом"[3]. Более пространное и детальное определение стандартизации дается в ГОСТе Р 1.0-92. "Государственная система стандартизации РФ. Основные положения". Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).
Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на органы стандартизации. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе), так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации - "система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности"[4].
Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.
Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Набор и последовательность реквизитов для каждого вида документа свой. Однако для одновидовых документов он идентичен.