«... издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических ... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего... Я убедился, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Избрав из этих форм те, которые установились в деловой практике более однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодательства, и присоединив к ним образцы бумаг административного и межевого делопроизводства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами, я составил сборник всем возможным родам и видам деловых бумаг, а по тщательном изучении их написал и теоретические правила для их составления».
Делопроизводство Н.В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении — это «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»; практическое делопроизводство — это «общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг». К предмету теоретического делопроизводства он отнес: «наружные свойства» деловых бумаг и их «внутренние» свойства.
В разделе о наружных свойствах документов он дает:
· классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы:
· сношения (или отношения);
· реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги;
· официальные письма;
· записки;
· выписки;
· порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах;
· части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, «кувертные» надписи; титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы.
К внутренним свойствам он относит стиль («слог») документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.
В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и «просительские» дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объемного труда.
Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.
Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки - телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.
В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается системе регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.
Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов — рапорт, предписание, отношение.Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.
Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.
Заключение
На основе проведенного анализа подведем основные итоги:
1. в приказной период была создана система делопроизводства центральных и местных учреждений, сложены кадры делопроизводственных служащих, созданы устойчивые формы документов и приемы их составления.
2. В результате петровских реформ во время коллежского делопроизводства в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии — в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах. С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением — канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь.
3. Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.
4. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями, переписка - памяти и отписки — заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.
5. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов.
6. Особенностью организации делопроизводства в период министерского делопроизводства являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера.
В последние месяцы своей жизни Пётр сосредотачивает внимание на крайней неопределённости взаимоотношений между высшими правительственными учреждениями. Кроме сената, при Петре действовала ещё и «министерская консилия» – довольно неопределённый по своему составу и занятиям съезд министров или начальников важнейших отраслей управления. Коллегии вскоре после своего возникновения, стали подчиняться сенату органами, но начальники трёх важнейших коллегий – военной, морской и иностранных дел – были непременными членами консилии и сенаторами. Президенты этих коллегий обращались к императору мимо
сената. Таким образом между консилией министров, сенатом и коллегиями
не существовало правильного иерархического подчинения. Пётр осознавал все эти недостатки, и по его приказу был подготовлен проект учреждения «главнейшего управления», «кабинетъ-коллегиума» или архиканцелярии империи, под председательством самого императора, причём сенат, разделенный на два отдела: финансовый, юстиции и полиции, превратился бы в своего рода обер-коллегию, высший надзирающий на всеми коллегиями орган. Но Пётр не успел всё это проделать, потому что умер в 1725 году. Тем не менее, несмотря на все трения и непорядки, новые начала решительно входили в строй государственной жизни России, и коллегии, несмотря на все свои недостатки, являются наиболее ярким
выразителем этих начал. Не отдельные злоупотребления, ни косность отдельных лиц, ни плохая соорганизованность частей не должны затемнять в нашем сознании здравую сущность нового устройства управления, покончившего с беспорядком старого. Это здравая сущность нового устройства заключается в стремлении к правильному распределению частей управления и к стройному единству всего его распорядка. Если и то и другое не осуществилось вполне, то это вина не учреждений – в них заключались средства к достижению порядка и указывались пути к нему:
из дебрей московского приказного строя с его беспорядочным хозяйствованием, произвола лиц они выводили на определённую и отчётливую дорогу к господству закона над лицами в государственных учреждениях страны.
ЛИТЕРАТУРА