Реквизит № 20 – Отметка о наличии приложения
Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1) Протокол собрания учредителей ОАО «Автодизель» на 7 л. в 1 экз.
2) Проект плана реконструкции цехов ОАО «Автодизель» на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила и т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение 3» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение №1
к приказу директора школы №1
от 06.02.2006 № 12
Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.
Реквизит № 21 – Подпись
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Генеральный директор Личная подпись А.А. Круглов
ОАО «Полимермаш»
или на бланке:
Генеральный директор Личная подпись А.А. Круглов
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная подпись А.А. Круглов
Главный бухгалтер Личная подпись И.А. Зайцев
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Генеральный директор Генеральный директор
АО «Медтехника» АО «Юкон»
Личная подпись Ю.А.Соколов Личная подпись А.А.Пашин
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись А.А. Крылов
Члены комиссии Личная подпись И.И. Орлова
Личная подпись А.Н. Михайлов
Личная подпись Н.Н. Иванов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.
Реквизит № 22 – Гриф согласования документа
«Гриф согласования документа» - реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор Департамента здравоохранения
Личная подпись А.Н.Светлов
Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др. Гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Решение заседания
Правления страховой
компании «Ярославия»
Протокол от 03.05.2006 №2
Реквизит № 23 – Визы согласования документа
Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.А.Иванов
09.05.2006
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.А. Иванов
09.05.2006
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).
Реквизит № 24 – Печать
На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.
Реквизит № 25 – Отметка о заверении копии
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись П.И. Лаврова
05.06.2006
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Реквизит № 26 – Отметка об исполнителе
Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:
А.А. Петров
79 34 25
Реквизит № 27 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:
Отправлен факс от 01.06.2006 № 18
В дело № 01-08
Личная подпись
01.06.2006
Реквизит № 28 – Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
6. Заключение
В заключении хотелось бы сказать, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.