2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
3. Типовые долностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
4. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.
Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. [9]
Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.
Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.
Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:
Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004; [10]
ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;
Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.
Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.
В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности[11].
Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.[12]
Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.
Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.
После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.
Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель. [13]
Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.
Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.
4 СТРУКТУРА СЛУЖБЫ ДОУ
На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:
1. Управление делами.
2. Канцелярия.
3. Общий отдел.
4. Секретарь.
Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли.[14]
В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций в Основных положениях ГСДОУ рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы:
- в федеральных органах исполнительной власти – управление делами;
- на различных предприятиях: государственных, негосударственных научно- исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях – отдел документационного обеспечения или канцелярия;
- органах местного самоуправления - общий отдел.
Такие службы, как канцелярия и общий отдел, могут состоять из участников, секторов, групп, каждый из которых обеспечивает выполнение тех или иных операций. Другим вариантом структуры службы ДОУ является ведение отдельного участка работы конкретным исполнителем. В этом случае служба ДОУ не будет иметь структурных подразделений.
Каждая типовая структура службы ДОУ имеет особые, характерные лишь для нее, структурные подразделения.
Управление делами осуществляет контроль и координацию делопроизводства в центральном аппарате и организациях отрасли и имеет следующий типовой состав структурных подразделений:
- секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемная и секретариаты заместителей министра.
Секретариат осуществляет подготовку документов к докладу и организацию работы с документами, поступающими на имя руководства;
- инспекция при министре, осуществляющая контроль за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
- секретариат коллегии осуществляет подготовку заседаний коллегий,их техническое и документационное обслуживание;
- канцелярия, в состав которой входят:
- экспедиция, выполняющая прием и обработку поступающих документов, упаковку и обработку отправляемых документов, учет входящих и исходящих документов;
-бюро правительственной переписки работает с документами, поступающими из Правительства, Государственной Думы, Аппарата Президента РФ;
- бюро учета и регистрации ведет регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов, осуществляют контроль за их оформлением, формированием и ведением справочно-информационного массива;
- группа контроля осуществляет контроль за сроками исполнения документов и устных распоряжений руководителя, информирования руководства о ходе выполнения документов и заданий, анализ исполнительной дисциплины;
- машинописное бюро, основная задача которого – изготовление текста документов;
- копировально-множительное бюро, выполняющее работы по копированию и тиражированию документов;
- телетайпная осуществляет прием и обработку документов, передаваемых по телетайпу;
- отдел писем ведет все делопроизводство по обращениям граждан;
На практике в составе управления делами создаются и другие отделы. Например, группа приказов или отдел защиты информации и др.
В состав канцелярии, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировальное - множительное бюро, архив.[15]
Общий отдел – это служба по работе с документами, которая создается в местных органах самоуправления. В ней создаются те же участки, что и в канцелярии. Отличительными чертами структуры общего отдела являются наличие таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная.
Протокольный отдел выполняет следующие функции:
- подготовку проектов нормативно- распорядительных документов руководства органа местного самоуправления,писем,справок,их согласование со структурными подразделениями;
- анализ справок и докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним;
- прием, регистрацию, организацию хранения и справочно-информационную работу, рассылку принятых документов и их доведение до управляемых объектов;
- организацию и проведение заседаний органа управления, а также документирование их деятельности.
Группа писем ведет:
- прием учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
- подготовку обращений к рассмотрению руководством;
- контроль за сроками ответных документов в структурных подразделениях или в других организациях;
- извещение заявителей о результатах рассмотрения поданных ими обращений;
- формирование и хранение дел по обращениям;
- анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
- организацию приема граждан по личным вопросам руководством.
В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например инспектор, помощник руководителя или секретарь.