При создании автоматизированной системы контроля за исполнением документов необходимо проанализировать действующие и проектируемые системы контроля на ЭВМ и выработать унифицированную систему, предназначенную как для использования в условиях АСУ, так и в традиционном делопроизводстве.
В методологическом плане задача заключается в том, чтобы использовать традиционную систему регистрации и контроля исполнения документов в аппарате управления и модифицировать ее таким образом, чтобы она работала как машинная и была боле эффективна. Основой системы может быть стандартная регистрационная карточка и требования к текстам документов, подлежащих контролю. Автоматизированная система контроля позволит значительно увеличить круг контролируемых документов, повысить оперативность исполнения; в дальнейшем она послужит базой для автоматизированной системы регистрации и поиска документов в учреждениях.
Большое значение особенно для архивных учреждений имеет разработка подсистемы «Организация хранения документов в вычислительных центрах». Она является первым шагом к определению критериев отбора документов, обращающихся в АСУ, на государственное хранение. На данном этапе должны быть решены два основных вопроса - что и где хранить: надо ли хранить документы в вычислительном центре, какие именно, как их учитывать и искать; каковы должны быть взаимоотношения вычислительного центра и ведомственного архива, вычислительного центра и канцелярии и другие.
Эти проблемы не являются новыми для архивных учреждений, хотя имеется ряд трудностей, связанных с появлением принципиально новых документов, промежуточных носителей, с дублированием информации.
Разработка и внедрение подсистемы позволит упорядочить новую документацию, отвести ей соответствующее место других видов документов, предотвратит уничтожение документов.
Одним из условий эффективного внедрения и функционирования документационной системы является её правовое обеспечение. Оно заключается в выработке свода правил или требований к документам, обрабатываемым или получаемым при помощи ЭВМ, которые устанавливали бы юридическую силу и достоверность информации. В правовое обеспечение входят также и определённые нормы для людей, работающих с документами, устанавливается их ответственность за достоверность информации.
Участие в разработке УСОРД специалистов в области документации нам представляется целесообразным. Они могут использовать свой опыт и знания в области документации для создания УСД, эффективно функционирующих, как в автоматизированных системах управления, так и в традиционном делопроизводстве.
2.1. Систематизация (образование систем, классификация документов)
Одной из актуальных задач совершенствования управления народным хозяйством является разработка и внедрение автоматизированных систем управления (АСУ) различных уровней с последующим переходом к Общегосударственной автоматизированной системе сбора и обработки информации для учёта, планирования и управления народным хозяйством(ОГАС).
Автоматизированная система управления должна базироваться на рационально организационной информационной базе, представленной в настоящее время преимущественно в форме документа. Автоматизация управления народным хозяйством в свою очередь выдвигает задачу создания единых, сопоставимых, унифицированных систем документации, приспособленных к машинной обработке.
Создание систем документации - проблема многоаспектная, недостаточно разработанная документоведением. Одним из аспектов этой проблемы является документная систематика, то есть описание, наименование, классификация и построение систем документации.
Большое разнообразие документов, неупорядоченность их номенклатуры, отсутствие унификации- серьёзное препятствие для эффективных прикладных разработок. Всё это делает задачи систематики особенно актуальными. В ней можно наметить следующие проблемы:
Критерии выделения и ограничения систем документации различных уровней;
Установление таксонов (от лат. taxon- систематическая категория), то есть систематических единиц, для определения положения в системе отдельной самостоятельной группы, и присвоение им названий;
Унификация и стандартизация систем документации и их возможности.
Системный подход в изучении документов наиболее перспективный в документоведении. Наиболее удачное определение документной системы дают Н.М.Шепукова и Н.Н.Коннова; они представляют документную систему как комплекс взаимосвязанных документов, отражающих на основе сложившихся правовых норм и традиционных способов и форм документирования организацию и содержание деятельности конкретной системы управления или общественной функции[8].
Одновременно с построением иерархии систем документации необходимо введение специальной терминологии для различения основных единиц классификации. Осуществление подобного рода документной систематики, введение единой номенклатуры документов позволит разобраться в существующем многообразии документных форм и подойти к практическим вопросам совершенствования документного хозяйства на научной основе.
Систему документации можно рассматривать как обеспечивающий достижение определённой цели комплекс взаимосвязанных документов, характеризующийся наличием установленных критериев возникновения каждого из них.
Классификацией документов как исторических источников традиционно занимается источниковедение. В настоящее время источниковедами рассматриваются три основных принципа построения схем классификации источников: схема М.Н. Тихомирова ( по видам источников)[9], схема А.А.Зимина (по хронологическим периодам)[10] и схема С.М.Каштанова и А.А.Курносова (по происхождению)[11]. Во всех классификациях рассматриваются категории «вид», «группа», «класс», но они обозначают не одинаковые понятия. Так, у М.Н.Тихомирова видами являются вещественные, этнографические, лингвистические, устные и письменные источники, а у С. М.Каштанова и А.А.Курносова- статистическая отчётность. Однако несмотря на различия в названиях групп документов, у них единый критерий выделения систем документации- различие методов исследования источников.
Архивоведение затрагивало вопросы классификации документов в двух основных аспектах: выделение систем документации и определение термина «вид документа». К.Г.Митяев, например, впервые в архивоведении употребив этот термин в 1959 году, называет два возможных критерия выделения систем в управленческой документации: функциональный (административная, учётно-отчётная, плановая и др.) и отраслевой. Другими авторами это положение только повторялось, но дальнейшего развития не получило. Приведём три примера того, каким образом делят документы на группы специалисты в области документации:
1. «На основании языкового исследования выяснилось, что все документы в основном делятся на три групп: экономико-статистические, научно-технические и организационно-распорядительные».
«организационно-распорядительные документы классифицируются на следующие группы: организационные, распорядительные, справочно-осведомительные и деловые письма».
2. «За основу классификации берётся наименовании разновидности, автор, дата… и социальное звучание документов. Именно поэтому в особые группы выделяются нормативно-распорядительные акты, документы коллегиальных органов, письма, заявления и жалобы трудящихся и т.п.»
3. «В процессе административной деятельности создаются многие виды документов, различающихся между собой по содержанию документируемых действий, назначению, разновидности, форме, способу изготовления, по расположению текста, по типам носителей информации.
По содержанию управленческих действий, решений, связей административные документы делятся на организационные, распорядительные, внутренние, по личному составу, оперативные административные документы».
В 1970-е годы в связи с активным развитием работ по созданию автоматизированных систем управления возникла необходимость унификации систем документации. В данном случае практика определила теоретическую разработку вопроса, в результате чего уже в 1971 году были названы первые 12 систем: стандарты и технические условия; проектная документация по капитальному строительству; плановая документация; отчётно-статистическая документация; первичная учётная документация бюджетных учреждений; организационно-распорядительная документация; документация по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию; документация по внешней торговле; расчётно-денежная документация; документация по торговле. В настоящее время разработка этих систем завершена.
Рассмотрение данных систем показывает, что критерии их выделения не одинаковы, названия не упорядочены и, кроме того, они не охватывают всей документации или какой-либо её обособленной части. Другими словами, эта классификация не может быть положена в основу научной систематики.
Была предпринята также попытка, определить границы системы более высокого уровня, а именно, системы управленческой документации как совокупности документов, применяемых при действии органов управления во всех сферах народного хозяйства. Однако приведённое определение не даёт полного представления о границах системы.
Таким образом, можно сделать вывод, что критерии ограничения или выделения систем документации до настоящего времени окончательно не сформулированы.
Таковы представления о документной систематике. Для её реализации необходима выработка единой номенклатуры документов и перечня формальных критериев отнесения документов к тому или иному таксону (типу, классу, группе, виду, разновидности). Одним из возможных путей практического применения результатов систематики является унификация систем документации, то есть создание систем «сверху», построение их по определённой модели, отражающей наше познание объективной системы и всех её связей и зависимостей.