Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей:
· в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,
· во второй части – предложения, просьбы, решения, распоряжения.
Пример сопроводительного письма:
“Направляем проектную документацию по объекту “Волоконно-оптическая сеть г. Сызрань. II-ой этап строительства”.
Получение просим подтвердить.”
Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Разбивая текст официального письма на абзацы, облегчается его восприятие адресатом. Считается, что средняя длина абзаца должна составлять 4-5 предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей.
Порядок слов при составлении официальных писем зависит от их информационной роли. Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют фиксированного места, как, например, в английском), все же существуют определенные правила расположения слов. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.
При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, приказ - издается,
контроль – возлагается на какое-либо лицо или осуществляется кем-то,
должностные оклады – устанавливаются, выговор – объявляется, дисциплинарное наказание – применяется, меры – принимаются, обязанность – возлагается и т.д.
Деловые письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту и имеющих установленный комплекс обязательных элементов – реквизитов. Рекомендуется следующий их состав: наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, номер факса, банковские реквизиты, дата и номер документа, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.
Официальное письмо - единственный документ, на котором не ставится его название (в отличие от других документов: “Приказ”, “Распоряжение”, “Положение”, “Устав” и т.д.)
Ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог “За”, надпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности.
Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. C этой целью необходимо руководствоваться: ГОСТ Р 6.30-97 Государственный стандарт Российской Федерации Унифицированные системы документации Унифицированная система
организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов.
Список литературы
1. Нормативно-правовые акты:
1.1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ // Справочная правовая система «Консультант плюс»;
1.2. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 // Справочная правовая система «Консультант плюс»;
1.3. Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») // Справочная правовая система «Консультант плюс»;
2. Учебная литература:
2.1. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003;
2.2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003;
2.3. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: 2004;
2.4. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004;
2.5. Пономарева Н.Г. Справочник кадровика: руководство по оформлению типовых документов: практическое пособие. М.: Омега-Л, 2007.