Смекни!
smekni.com

Оформление документов при приеме на работу (стр. 2 из 5)

С 01 января 2004 года действуют трудовые книжки нового образца, форма кото­рых утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Инструкция повторяет основные моменты Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, введен­ной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 (указанное постановление ныне не действует). Это сделано в интересах работников кад­ровых служб, так как кардинальные изменения могли бы привести к много­численным ошибкам при заполнении трудовых книжек.

ДО 2006 года существовал запрет на ведение трудовых книжек индивидуаль­ными предпринимателями. Еще до принятия Трудового кодекса РФ в письме Минтруда и социального развития от 4 февраля 1997 г. № 28–6 содержалось разъяснение, что до принятия соответствующего норма­тивного правового акта трудовой стаж лиц, работающих у индивидуальных предпринимателей, может подтверждаться справками, расчетными книж­ками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы. Кроме того, по мнению Минтруда, трудовой стаж мог быть подтвержден справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ.

Федеральный закон от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых ак­тов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положе­ний законодательных актов) Российской Федерации». этот вопрос решил следующим образом: «Работодатель (за исключением работодателей — фи­зических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной» (ст. 66 ТК РФ).

1.4. Личная карточка

Как и приказы по личному составу, форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.: № Т-2 "Личная карточка работника", № Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципаль­ного) служащего".

Личная карточка заполняется работником кадровой службы на лиц, при­нятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих при­зыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую спе­циальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщен­ных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации мо­жет предусматриваться необходимость предъявления дополнительных доку­ментов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вно­сятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

1.5. Личное дело

Личное дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.

Личное дело не является обязательным в составе кадровой документа­ции.

Как правило, личные дела ведутся в различных государственных орга­нах, а в секторе частного бизнеса - на руководящий состав работников, спе­циалистов, материально-ответственных лиц. Работодатель в условиях совре­менного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора ра­ботодателя все необходимые персональные данные на каждого работника от­ражаются в личной карточке (унифицированная форма №Т-2).

Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирова­ния и ведения.

Исключение составляют личные дела государственных служащих.

Ведение личных дел федеральных государственных служащих регла­ментировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы».

Ведение личных дел государственных гражданских служащих Россий­ской Федерации регламентировано Указом Президента Российской Федера­ции от 30 мая 2005 года №609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие про­цедуру приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возни­кающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.

На основе анализа нормативных актов по кадровому делопроизводству и, прежде всего, пункт 337 «Перечня типовых управленческих документов, об­разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:

1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

2) анкета или личный листок по учету кадров;

3) автобиография или резюме;

4) копии документов об образовании;

5) копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

6) характеристики или рекомендательные письма;

7) трудовой договор;

8) дополнение к личному листку по учету кадров;

9) копии приказов и приеме на работу, переводу, увольнении (или выписки из них);

10) справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Согласно пункту 6.2.10. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в феде­ральных органах исполнительной власти» документы в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заго­ловках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись документов личного дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Личный листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.

Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составля­ется и оформляется по форме установленной ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требо­вания» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

На обложке личного дела указываются полностью: наименование организа­ции, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном па­деже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило - та­бельный номер).

Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата сня­тия с учета.

Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.

При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.

1.6. Лицевой счет

Унифицированная форма лицевого счета утверждена постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1: № Т-54 "Лицевой счет", № Т-54а "Лицевой счет (свт)". Эти формы применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.

Заполняются работником бухгалтерии.

Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях, произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

Крупные предприятия открывают лицевой счет на каждого работника, малые предприятия предпочитают использовать расчетно-платежную ведомость (формы Т-49), сочетающую в себе функции расчетной (формы Т-51), платежной (формы № Т-53) ведомости и лицевого счета работника (формы Т-54 и Т-54а).

2. Характеристика учредительного договора

Большой энциклопедический словарь определяет учредительный договор как, договор между учредителями (участниками) о создании юридического лица. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности, а также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. С 1 июля 2009 года вступили в силу изменения, внесенные в законодательство об обществах с ограниченной ответственностью (в часть первую Гражданского кодекса РФ, в федеральные законы от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). Изменения введены Федеральным законом от 30 декабря 2008 г. № 312-ФЗ. Согласно пункту 2 статьи 5 закона № 312-ФЗ, уставы и учредительные договоры обществ, созданных до 1 июля 2009 года, должны быть приведены в соответствие с вносимыми изменениями не позднее 1 января 2010 года. Прежде учредительными документами общества, согласно статье 89 Гражданского кодекса РФ, являлись учредительный договор и устав (кроме случая, когда в обществе был единственный учредитель или участник - тогда роль учредительного документа играл исключительно устав). Теперь же устав становится единственным учредительным документом общества во всех случаях. Но это вовсе не означает, что уставы и учредительные договоры обществ, зарегистрированных ранее, становятся недействительными. Применять их можно, но только в части, не противоречащей изменившемуся законодательству. Учредительный договор является консенсуальным гражданско-правовым двух- или многосторонним договором, регулирующим отношения учредителей по созданию юридического лица, с одной стороны, и отношения между учредителями и создаваемым юридическим лицом, с другой стороны. Учредительный договор заключается в письменной форме путем составления одного документа и подписывается всеми его участниками - учредителями юридического лица. Учредительный договор действует в течение всего периода существования юридического лица и обязателен для юридического лица в случаях, предусмотренных законом. Для юридических лиц определенных видов законом предусмотрен только учредительный договор, для других – учредительный договор наряду с уставом. Для ряда юридических лиц он вообще не требуется. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. Учредительный договор должен включать условия, предусмотренные: 1) для всех учредительных договоров (ч. 2,п..2 ст. 52 ГК РФ): наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица и др.,