Подготовка и оформление распорядительных документов (стр. 2 из 4)

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и др. ситуаций движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности могут издаваться как по инициативе руководителя организации (инициативные), так и во исполнение распорядительных документов органов власти и управления или вышестоящих организаций.

Текс приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, дается своеобразное объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текс приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части приказа содержит формулировку конкретного действия и начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения либо приводится в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. При наличии промежуточных сроков исполнения или при разбивке поручения на отдельные задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. В отдельном пункте приказа называется лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на …». В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.0000 №00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если новый приказ отменяется только один (или несколько) пунктов ранее изданного документа, то отменяются соответствующие пункты.

В управленческой практике принято согласовать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам, а также выражает согласие с формулировками документа. В практике федеральных органов исполнительной власти принято обобщать возражения по проекту приказа, возникающие в ходе согласования, и излагать их в справке, которая в этом случае является приложением к приказу. При возникновении изменений принципиального характера проект приказа подлежит редактированию, перепечатке и повторному согласованию[2].

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания).

Приказы могут иметь приложения. Ими могут быть нормативные документы (инструкции, положения, правила и т.п.), таблицы, графики и др. Общий реквизит «отметка о наличии приложений» на документе не проставляется. Ссылки на наличие приложений содержатся в соответствующих пунктах распорядительной части. Если приложений несколько, их нумеруют, например: «…согласно приложению 1» или (приложение 1), (приложение 2).

В случае когда приказ утверждает другой документ, последний также является приложением к приказу. В соответствующем пункте об этом делается отметка (прилагается).

На документах, являющихся приложением, в правом верхнем углу первого листа указывается: Приложение 1

к приказу генерального директора

от 12.03.2007 №10

1.2 Выписка из приказа

При оформлении выписки из приказа целиком выписывается только вся констатирующая часть, включая слово “приказываю”. Из распорядительной части выписывается один или несколько интересующих пунктов.

Типовой формуляр выписки из приказа по основной деятельности включает в себя следующие реквизиты: - реквизиты общего бланка; - заголовок; - текст; - подпись; - заверительная надпись

Выписка из приказа по личному составу. В некоторых случаях по требованию сотрудника или по запросу интересующейся организации из приказа по личному составу делают выписку. Составление и оформление выписки мало чем отличается от выписки из приказа по основной деятельности.

В связи с отсутствием в приказе по личному составу констатирующий части, из распорядительной выписывается нужный пункт. Дальнейшее оформление совпадает с выпиской из приказа по основной деятельности. Типовая форма выписки из приказа по личному составу включает тот же состав реквизитов, что и выписка из приказа по основной деятельности.

1.3 ПРОТОКОЛ

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и поэтому могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т. д.). В деятельности каждого структурного подразделения протокол используется для документирования постоянных заседаний. В кадровых службах протоколы ведут при проведении аттестации работников, для фиксации работы кадровых, конфликтных экспертных комиссий.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем или специально выбранным или назначенным лицом, выполняющим его функции, вручную или с использованием диктофона. Секретарь заседания должен использовать документы, возникшие в ходе его подготовки, – повестку дня, списки участников, тексты докладов или выступлений, проекты решений.

Если протокол является массовым видом документов в практике работы учреждения (организации), то целесообразно иметь бланк формата А4, который в соответствии с существующими требованиями включает в себя: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), места для проставления индекса документа, даты, места составления протокола (географический пункт), заголовка к тексту.

Общество с ограниченной ответственностью ООО “Г А Р А Н Т ”

П Р О Т О К О Л

общего собрания трудового коллектива

15.09.2000________________________________________________№ 15

Москва

Если протоколов составляется немного, их оформляют на чистом листе бумаги, используя перечисленные реквизиты и их расположение. При оформлении протоколов заседаний, проходящих в структурных подразделениях, название подразделения помещают под названием организации.

Датой протокола является дата заседания, а не его оформления или подписания. Известно, что протоколы, как правило, оформляются спустя несколько дней после заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 21–24.09.2000 или 21–24 сентября 2000 г. Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Номер (индекс) проставляется на одной стороне с датой и обозначает порядковый номер заседания в пределах указанных сроков: «№ 02» или «№ 12».

Реквизит «место составления документа» означает не место нахождения организации, а место, где реально состоялось заседание. Например, если организация находится в Москве, а заседание проводится в г. Туле, на протоколе проставляется «г. Тула».

Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа в родительном падеже: Протокол (чего?) заседания кадровой комиссии; собрания трудового коллектива; совещания начальников структурных подразделений. Печатается заголовок с прописной буквы и отделяется 2–3 межстрочными интервалами от реквизита “место составления документа”. Располагают заголовок всегда слева над текстом документа (как и во всех остальных документах).Текст протокола включает вводную и основную части. В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания; наименование должности обычно не указывают. Слова “Председатель” и “Секретарь” печатают без абзаца от левого поля документа, через два интервала от заголовка к тексту и друг от друга. После тире указывают их инициалы и фамилии, например: Председатель – П.О.Ким.