- учетно-отчетные и др.
Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос вашей организации.
В зависимости от значимости автора документа, вида документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними, зависящие от четкости распределения обязанностей в организации и наделения работника полномочиями при решении вопросов, поставленных в документах.
Именно на этом участке организации электронного документооборота и требуется разработка маршрутизации документов по типовым задачам.
┌──────────────────────────────────┐
┌─────────────┤ Входящие документы │
│ │ (поступающие от организаций) │
│ └───────┬─────────┬─────────────┬──┘
│ │ │ │
\│/ \│/ │ \│/
┌─────┴──────┐ ┌──────┴─────┐ │ ┌──────┴───────┐
│ Виды │ │Инициативные│ │ │ Требующие │
│ документов │ │или ответные│ │ │исполнения или│
└────────────┘ └────────────┘ │ │ присланные │
│ │ для сведения │
\│/ └──────────────┘
┌────────────┴────────┐
┌─────────────────┤ Корреспонденты: ├──────────────────┐
│ └─┬─────────────────┬─┘ │
\│/ \│/ \│/ \│/
┌──────┴────────┐ ┌───────┴───────┐ ┌──────┴────────┐ ┌────────┴───────┐
│ Вышестоящие │ │ Нижестоящие │ │Несоподчиненные│ │ Частные лица │
└───────────────┘ └───────────────┘ └───────────────┘ └────────────────┘
Общую схему классификации входящих документов можно представить в следующем виде.
┌────────────────────────────────────────┐
│ Документы, создаваемые в организации │
└──────────────────┬──┬──────────────────┘
┌────────────────┘ └────────────────┐
\│/ \│/
┌───────────┴──────┐ ┌───────┴──────────┐
┌──┤ Внутренние ├──┐ ┌───┤ Исходящие ├──┐
│ └──────────────────┘ │ │ └───────┬──────────┘ │
\│/ \│/ \│/ │ \│/
┌───┴────────┐ ┌─────────────┴──────┐ ┌────┴──────────┐│┌────────────┴───┐
│ Виды │ │ Инициативные или во│ │ По │││ Инициативные │
│ документов │ │ исполнение заданий │ │корреспондентам│││ или ответные │
└────────────┘ └────────────────────┘ └───────────────┘│└────────────────┘
\│/
┌─────────┴────────┐
│ Ожидающие ответа │
│ или нет │
└──────────────────┘
Документы, созданные в организации, четко делятся на две группы:
- внутренние, составленные для нужд самой организации и циркулирующие внутри нее;
- исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации.
Внутренние документы, как правило, не имеют этапа отправки. Однако, если структурные подразделения территориально разбросаны или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов.
Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные "во исполнение" заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.
Исходящие документы так же, как и входящие, можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).
Документооборот зависит и от такого фактора, как степень ограничения доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним.
Принципиальная схема документооборота в организации была дана в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства. Взяв ее за основу, можно представить графически документооборот для организаций, имеющих структурные подразделения, и для небольших фирм, где секретарь-референт один.
Но это лишь самая общая схема. При организации электронного документооборота она должна быть конкретизирована путем добавления маршрута движения каждого документа, решающего конкретную типовую задачу. Такие блок-схемы уже даются как приложение к некоторым административным регламентам. Они делают прозрачным процесс прохождения документа при решении типовой задачи. На сегодняшний день это лишь начало большой работы, которую предстоит провести при внедрении электронного документооборота, призванного сопровождать проведение административной реформы.
4 Часть.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В БУХГАЛТЕРИИ:
У КАЖДОГО ДОКУМЕНТА СВОЙ ПУТЬ И СВОЕ МЕСТО
Бухгалтерский труд, как известно, "завязан" на использовании первичных документов, ведь они необходимы для документального подтверждения доходов и расходов фирм. Несмотря на то что законодательство довольно полно регламентирует порядок работы с бухгалтерскими документами, бухгалтерия, как и любое другое структурное подразделение компании, должна иметь свое делопроизводство, которое бы обеспечивало наиболее оптимальную технологию обработки документации. О том, как рациональнее организовать делопроизводство в бухгалтерской службе, читайте в настоящей статье.
За организацию бухучета отвечает руководитель
Напомним, что в соответствии с требованиями ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все российские организации обязаны вести бухгалтерский учет. Единственным случаем, когда организация вправе отказаться от ведения такового в полном объеме, является применение ею упрощенной системы налогообложения, правила которой установлены нормами гл. 26.2 НК РФ. Впрочем, сегодня этим правом пользуются небольшое количество организаций-"упрощенцев". Остальные не могут отказаться от ведения бухучета по вполне объективным причинам. Иначе говоря, такое право для указанной категории хозяйствующих субъектов фактически является формальным.
Ответственным за организацию бухгалтерского учета в любой компании является ее руководитель. Он же принимает решение о том, каким образом организация будет выполнять требование основного бухгалтерского закона. Исходя из размеров организации, вида ее деятельности, структуры, а также объема учетной работы руководитель фирмы может принять решение об учреждении собственной бухгалтерской службы, возглавляемой главным бухгалтером, передать на договорных началах ведение учета сторонним специалистам или заняться его ведением самостоятельно.
Практика показывает, что сегодня вести бухгалтерский и налоговый учет должным образом сложно даже высококвалифицированным специалистам, поэтому, как правило, руководители избирают первый из вариантов, допускаемых Законом N 129-ФЗ, - учреждают собственную бухгалтерскую службу.
Движением документов нужно управлять
Именно в бухгалтерии организации посредством применения упорядоченной системы сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах фирмы, а также их движении собираются все сведения, которые используются руководством в дальнейшем для принятия необходимых управленческих решений. Заметим, что качественное ведение бухгалтерского учета, а также своевременное отражение результатов деятельности компании в бухгалтерской и налоговой отчетности оказывают значительное влияние не только на эффективную деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.