Неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета является документооборот, правила организации которого и технология обработки всей учетной информации утверждаются руководителем при утверждении учетной политики компании. Напомним, что в общепринятом значении под документооборотом понимается прохождение каждым бухгалтерским документом всех этапов движения от момента его создания до передачи в архив.
Однако движение бухгалтерских документов требует определенной системы управления, которая достигается путем делопроизводства в бухгалтерской службе, под которым понимается не что иное, как документирование фактов хозяйственной деятельности и организация всей дальнейшей работы с бухгалтерскими документами.
Причем делопроизводство в бухгалтерии представляет собой, как правило, составную часть общей системы делопроизводства, применяемой в организации.
Три формы организации делопроизводства
Существует три формы организации делопроизводства - централизованная, децентрализованная и смешанная, выбор которой зависит от масштабов самой организации, ее структурного состава, отраслевой направленности и интенсивности хозяйственной деятельности.
Централизованная форма делопроизводства, применяемая в организации, означает, что все операции по обработке документов производятся централизованно в одном месте - в службе делопроизводства, канцелярии, общем отделе или у секретаря.
При децентрализованной форме обработка документов распределена между структурными подразделениями компании, причем каждое из подразделений выполняет однотипный набор операций, в том числе и бухгалтерская служба.
Смешанная форма объединяет первые две, т.е. часть работы с документами производится централизованно (прием, регистрация, размножение и контроль), а часть функций передается в структурные подразделения (обслуживание, формирование дел, хранение).
Небольшие организации, имеющие сравнительно небольшой объем документооборота, как правило, останавливают свой выбор на централизованной форме делопроизводства, являющейся самой оптимальной с точки зрения организации труда делопроизводственного персонала. Те же компании, у которых имеется сложная производственная структура, применяют децентрализованную форму, все остальные - смешанную форму.
Инструкции по делопроизводству
Так как бухгалтерия представляет собой структурное подразделение самой компании, то обычно организация делопроизводства в бухгалтерии осуществляется по аналогии с организацией делопроизводства самой фирмы. Однако если в отношении последней эти функции берет на себя служба документационного обеспечения управления, канцелярия либо общий отдел, то в бухгалтерии вопросами делопроизводства занимается обычно группа бухгалтерского делопроизводства, численный состав которой зависит от объема работ по документационному обеспечению деятельности бухгалтерии, а также от квалификации персонала.
В этом случае разрабатывается положение о группе делопроизводства, в котором определяются все организационные вопросы такой структурной единицы, существующей в составе бухгалтерии, ее цели, задачи, участки работы, функции, а также вопросы ответственности и порядок взаимодействия делопроизводителей с исполнителями - сотрудниками самой бухгалтерии.
После этого на основе общей инструкции по делопроизводству разрабатывается аналогичная инструкция для бухгалтерского делопроизводственного персонала, хотя как вариант может использоваться и общая инструкция по делопроизводству компании, содержащая отдельный раздел, посвященный вопросам документального обеспечения бухгалтерской службы.
Параллельно с этим разрабатываются и должностные инструкции, которыми будут руководствоваться сотрудники делопроизводственной группы бухгалтерии.
Этапы работы с документами
Напомним, что бухгалтерская документация, являющаяся частью управленческой документации любой компании, включает в себя первичные учетные документы, бухгалтерские регистры, а также бухгалтерскую отчетность. Примерный состав видов бухгалтерской документации определен Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.
Так как делопроизводство представляет собой полный цикл работы с документами, начиная от момента их создания или получения до завершения исполнения, то, конечно же, управление бухгалтерской документацией, как и любой другой, следует рассматривать в разрезе следующих составляющих:
- движение бухгалтерских документов организации в соответствии с графиком документооборота;
- контроль их исполнения;
- оперативное хранение в течение текущего года и подготовка к передаче в архив;
- хранение в архиве.
Создание и получение документа
Как известно, первым этапом движения документов в организации является их создание или получение. В соответствии с правилами делопроизводства все документы организации, как поступающие со стороны, так и создаваемые ею самой, подлежат обязательной регистрации. Причем документы, поступающие в бумажном виде, проходят первичную обработку и предварительное рассмотрение, затем регистрируются в контрольно-регистрационной форме и направляются соответствующим исполнителям.
При приеме документов проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы обычно возвращаются отправителю. Регистрация документа производится путем проставления на нем специального регистрационного штампа, проставляемого в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп должен содержать наименование организации и регистрационный номер документа.
Отметим, что регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Дата регистрации документа зависит от вида документа, а именно:
- поступающие в организацию документы регистрируют в день их поступления;
- документы, созданные самой организацией, регистрируют в день их подписания или утверждения.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей организации может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел и другим.
Нет документа - нет расходов
Нужно сказать, что регистрация бухгалтерских документов имеет большое значение для организации.
Дело в том, что именно первичные бухгалтерские документы являются основанием для отражения в учете доходов и расходов фирм. Однако не всегда первичные документы поступают в организацию вовремя, а если учесть, что они зачастую отправляются по почте, то случаи поступления документов с большим опозданием для большинства фирм не редкость.
А раз нет документов, то, соответственно, нет и расходов. Особенно остро эта проблема связана с учетом услуг коммунальщиков, которые зачастую присылают своим партнерам акты и счета-фактуры с большим опозданием. Мало того, что организация не имеет возможности отразить в учете расходы на "коммуналку", но при этом она еще и не имеет права воспользоваться вычетом по НДС, так как счет-фактура отсутствует.
Поэтому, как правило, бухгалтерская отчетность и соответствующие налоговые декларации составляются без учета таких сумм. Бухгалтер, получив необходимые документы, вынужден вносить в них соответствующие коррективы. Однако при проверках налоговые органы, увидев документ с датой, не вписывающейся в рамки проверяемого периода, предъявляют налогоплательщикам претензии о том, что ими неверно исчислена налоговая база или неправомерно применен вычет по налогу на добавленную стоимость. Кстати сказать, именно в отношении применения вычетов по НДС такая ситуация возникает чаще всего. Напомним, что правом на применение вычета по НДС налогоплательщик может воспользоваться при одновременном выполнении следующих условий:
- товары (работы, услуги) предназначены для использования в налогооблагаемой деятельности;
- товары (работы, услуги) приняты к учету;
- на руках у налогоплательщика имеется надлежащим образом оформленный счет-фактура.
Если у налогоплательщика выполнены только первые два условия, а счет-фактура отсутствует, то понятно, что воспользоваться вычетом по НДС он не сможет. Применить вычет он сможет только в том налоговом периоде, когда он получил счет-фактуру. Такие разъяснения по этому поводу дает Минфин России в Письме от 13.06.2007 N 03-07-11/160.
Поддерживают чиновников финансового ведомства и арбитры. Так, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 18.09.2008 N А06-659/08 судьи указали, что нормы НК РФ не запрещают налогоплательщику воспользоваться вычетом по НДС в более поздний налоговый период по сравнению с тем, в котором были приобретены и приняты на учет товары (работы, услуги). Однако здесь возникает другая проблема - подтверждение срока поступления документа в организацию.
Причем некоторые специалисты считают, что таким подтверждением являются запись счета-фактуры в журнале полученных счетов-фактур с сохранением конверта, в котором он поступил, с указанием даты почтового отправления, расписка курьера или службы доставки и так далее.
Однако, по мнению автора, идеальным подтверждением является не что иное, как штамп и регистрационный номер на входящем документе, зарегистрированном делопроизводителем по всем правилам.