· систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);
· специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных
информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).
Чем же универсальные системы электронного документооборота отличаются от них?
И в чем преимущества их использования по сравнению с другими подходами?
Пожалуй, в каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и
задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления
документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО
Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS-
системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборота
является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач
управления документами. Тем не менее следует отметить, что полностью все
задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их
динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.
И все-таки у EDMS-систем есть ряд серьезных достоинств. В частности, по
сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее
распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:
· практическая неограниченность размера электронного архива;
· встроенная поддержка полнотекстовой индексации;
· поддержка версий и подверсий документов;
· возможность хранения документов в архиве в исходном формате;
· возможность ведения журналов действий пользователей.
На рынке уже существуют приложения (разработанные, например, на базе того же ПО Lotus Notes), в которых вышеперечисленные возможности EDMS-систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы в EDMS-системах уже изначально.
Кроме того, при работе с групповым ПО в ряде случаев возникают вопросы
снижения быстродействия приложений при работе с большими и сверхбольшими
базами данных. Также групповое ПО ориентировано, прежде всего, на решение
задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути, оно
является расширением программ электронной почты и не всегда подходит для
работы с крупными архивами документов. На рынке сформировалось мнение, что
применение группового ПО (в качестве основы для создания систем электронного
документооборота) наиболее уместно на малых и средних предприятиях. Следует
также отметить, что EDMS-системы в большинстве случаев имеют шлюзы в
групповое ПО и, при необходимости, могут использовать имеющиеся в нем
почтовые программы[10].
В свою очередь, специализированные системы управления документами можно
условно разделить на 2 категории. В первую категорию входят программные
средства (достаточно давно разработанные), изначально ориентированные на
узкопрофильное применение и не имеющие средств интеграции с другими
информационными системами. Подобные системы еще есть на предприятиях, и, в
основном, они представлены местными разработчиками. Помимо управления
документооборотом, такие программные системы предназначены для решения
конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета
и т. д. Отметим, что у большинства таких систем есть существенные ограничения
при их применении на предприятиях. В частности, для каждого из приложений в
такой системе необходимо поддерживать свою базу данных (нередко эти базы
данных никак не связаны друг с другом). Затраты на поддержание инфраструктуры таких систем настолько велики, что они постепенно изживают себя. Во вторую категорию входят специализированные PDM-системы, предназначенные для управления производственной информацией и имеющие средства интеграции с другими программными системами. PDM-системы работают уже и с электронными образами сложнейших объектов (например, кораблей и машин).
Что касается корпоративных информационных систем (КИС), то в большинство из них встроены модули поддержки делопроизводства. Однако возможности этих
модулей достаточно ограничены, т. к. практически невозможно создать
универсальную и полнофункциональную КИС. Кроме того, цена западных КИС
настолько велика (многие сотни тысяч и миллионы долларов), что не всякое
российское предприятие сможет позволить себе ее внедрение. Следует все же
отметить, что в большинстве распространенных EDMS-систем реализована
интеграция с наиболее известными КИС (в частности, с SAP R/3, Oracle
Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями
является одним из характерных свойств EDMS-систем. Благодаря наличию этого
свойства, EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между
различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства[11].
У EDMS-систем есть и другие свойства, благодаря наличию которых применение
универсальных систем электронного документооборота позволяет существенно
оптимизировать управление современным предприятием.
| 1.2 | Функции и задачи систем управления документами. |
Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.
Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий:
1. Стадия разработки документа, которая может включать: собственно разработку содержания документа; оформление документа; утверждение документа.
В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.
2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:
активный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения;
уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.
Организация работы современного офиса предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и т.п.) содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно получить, только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной форме. Для этого в СУД предусмотрена организация электронного архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при необходимости – изготавливать копию документов, при возврате дела – осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. – все процедуры автоматизируются[12].
Электронный архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения следующих задач:
Организация хранения электронных документов. Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях. Носители электронных документов характеризуются двумя основными параметрами, стоимостью хранения одного мегабайта информации и скоростью доступа к информации. Причем эти два параметра обратно пропорциональны друг другу - в зависимости от решаемых задач, необходимо находить оптимальное соответствие и выбирать определенный носитель информации. Также на выбор носителя влияет срок хранения информации. Иногда для ряда задач необходимо создавать систему хранения, которая состоит из разнотипных носителей. Например, для оперативного доступа требуется применение высокоскоростных жестких дисков, а для архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков.
Соответственно для таких систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работы данных носителей информации, но и обеспечивать миграцию документов между носителями. Эта миграция может осуществляться либо путем настройки системы администратором (например, после истечения 90 дней со дня создания документа он должен автоматически переместиться на более медленный и дешевый носитель информации), либо автоматически в зависимости от частоты обращения пользователей к тому или иному документу.
Организация учета бумажных и микрографических документов. Архивная система кроме работы с электронными документами должна учитывать бумажные и микрографические документы - система должна хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций: выдача документа, возврат документа и т. п.
Организация поиска документов. Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать. Если со скоростью поиска все понятно, то для пояснения понятия эффективности поиска коротко рассмотрим модели поиска. Существует два подхода к поиску документов.
Первый подход состоит в том, что в процессе поиска ищется документ, который точно существует в системе, и задача состоит в том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документа или документов. Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска. Второй подход состоит в том, что ищутся все документы по интересующему вопросу. Для этого подхода присущи такие понятия, как полнота - соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов и шум - соответствие документов, отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.