Примеры оформления документов общего характера приведены в приложении 4.
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.
Организация хранения документов в целом по предприятию, структурному подразделению находится в компетенции его руководителя или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ.
Основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных – единица хранения, документов на компьютерных носителях – файл данных.
На предприятиях дела формируются централизовано секретарем фирмы или делопроизводственной службы или децентрализовано – несколькими структурными подразделениями.
Правильность формирование дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими службами (в сфере своей деятельности) и достигается соблюдением рядом правил, обязательных для государственной организации.
Для учета длительности сроков хранения, а при отсутствии на предприятии номенклатуры дел – и кратковременного хранения, завершенные в делопроизводстве журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, подлежат включению в самостоятельные описи (архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел).
Одновременно с подготовкой описей по итогам учета документов оформляются также акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета:
¨ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
¨ об аннулировании машиночитаемого документа;
¨ о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
¨ о неисправимых повреждениях дел.
На предприятиях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд РФ, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и утверждаются их руководителями только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акт включают все дела. Срок хранения которых истек в предыдущем году. Согласованный с экспертной комиссией акт утверждается директором, и только после этого можно приступать к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел.
Используемая литература:
1. Документирование управленческой деятельности: Методические указания к практическим и самостоятельным занятиям/ Сост. О.И. Афонюшкина. – Белгород: Изд-во БГТУ им. В.Г. Шухова, 2005.
2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
Открытое акционерное общество
Московский коммерческий банк «ИНВЕСТБАНК»
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления банка
Подпись А.И. Морозов
10.03.2001
ПОЛОЖЕНИЕ
о Секретариате
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретариат является подразделением Управления делами банка, осуществляющим организацию работы председателя Правления банка, его заместителей и коллегиальных органов банка - Общего собрания акционеров, Совета директоров, Правления банка.
1.2. Секретариат возглавляется заведующим и непосредственно подчиняется управляющему делами.
1.3. В своей деятельности Секретариат руководствуется: законодательством в сфере информации и документации, нормативными актами Президента РФ, Правительства РФ, Банка России, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения и архивного хранения, Уставом банка, решениями Совета директоров и Правления банка, приказами и распоряжениями председателя Правления банка, Инструкцией по делопроизводству банка, положением об Управлении делами и настоящим положением.
2. ЗАДАЧИ
Задачами Секретариата являются:
2.1. Организация документационного обеспечения деятельности коллегиальных органов управления банка.
2.2. Техническое обеспечение работы председателя Правления банка и его заместителей.
3. ФУНКЦИИ
Секретариат выполняет следующие функции:
3.1. Принимает, рассматривает и готовит к докладу документы, поступившие в адрес руководства банка.
3.2. Готовит по поручению руководства банка проекты отдельных приказов, распоряжений, писем, справок и других документов, согласовывает их с руководством структурных подразделений.
3.3. Осуществляет редактирование документов по поручению руководства банка.
3.4. Обеспечивает машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности руководства банка.
3.5. Осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству банка.
3.6. Организует планирование рабочего дня председателя Правления банка и его заместителей.
3.7. Осуществляет телефонное обслуживание председателя Правления банка и его заместителей.
3.8. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес руководства банка и отправляемых от имени руководства.
3.9. Составляет проекты планов работы коллегиальных органов банка.
3.10. Готовит материалы к заседаниям коллегиальных органов банка, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.
3.11. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний коллегиальных органов банка.
3.12. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у руководства банка.
3.13. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых руководством банка.
3.14. Проводит оформление протоколов заседаний руководства банка и коллегиальных органов банка, их рассылку.
3.15. Осуществляет контроль за выполнением решений коллегиальных органов банка.
3.16. Организует прием посетителей руководством банка.
3.17. Обеспечивает формирование дел и их хранение, своевременную передачу дел в архив банка.
4. ПРАВА
Заведующий Секретариатом имеет право:
4.1. Требовать от руководителей подразделений и работников банка своевременного представления документов и информации руководству банка.
4.2. Привлекать по согласованию с руководителями подразделений работников для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов по поручению руководства банка.
4.3. Возвращать работникам банка проекты документов, оформленные с нарушением действующих норм и правил.
4.4. Вносить руководству Службы делопроизводства предложения по совершенствованию работы Секретариата.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Заведующий Секретариатом несет ответственность за:
5.1. Несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей, возложенных на подразделение.
5.2. Подготовку документов с нарушением действующих норм и требований.
5.3. Утрату или порчу документов, несоблюдение условий хранения документов.
Продолжение приложения 1
5.4. Разглашение сведений, составляющих банковскую тайну.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
Секретариат взаимодействует:
6.1. С руководством банка:
Представляет: проекты распорядительных и других документов на подписание, поступившую в банк корреспонденцию на рассмотрение, проекты планов работы подразделений и коллегиальных органов банка, проекты нормативных и инструктивных документов на утверждение, докладные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы.
Получает: поступившие в банк документы, а также предложения, докладные записки, справки подразделений банка с резолюцией руководства, подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы, утвержденные нормативные и инструктивные документы, задания и поручения.
6.2. С подразделениями банка:
Направляет: копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний коллегиальных органов банка на исполнение, обращения граждан на исполнение, запросы о предоставлении информации по поручениям руководства банка и др.
Получает: проекты писем, распорядительных документов, информационные и справочные материалы.
6.3. С другими организациями:
Направляет: письма, информационные материалы.
Получает: письма, информационные материалы.
Управляющий делами подпись А.П. Круглов
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Руководитель организации
__________ № _____ __________И.О. Фамилия
Место издания Дата
Инспектора по кадрам
1, ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инспектор по кадрам является сотрудником отдела кадров, осуществляющим учет персонала, и непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров.
1.2. Инспектор по кадрам назначается на должность и освобождается от должности приказами (распоряжениями) руководителя организации по представлению заведующего отделом кадров.
1.3. Инспектор по кадрам руководствуется в своей работе действующим законодательством Российской Федерации в сфере труда, трудовых отношений и охраны труда, информации и документации, нормативными правовыми актами и методические документы Минтруда России, уставом организации, приказами (распоряжениями) руководства, положением об отделе кадров, настоящей должностной инструкцией.