Управление документацией (стр. 10 из 28)
Рис. 3.3. Модель обработки информации в организациях
Этот процесс в дальнейшем будет называться применением, использованием информации. Информация, используемая в проблемной ситуации, как правило, составляет только часть всей имеющейся информации при постановке проблемы. Следовательно, качество подготовки информации, наряду со способностями действующего индивидуума по ее преобразованию и воплощению в жизнь, определяют уровень использования информации. Использование информации приводит - в зависимости от постановки проблемы - к управлению объектами материального мира. Вопрос заключается в том, как в действительности может быть решена проблема на основе выработанной и применяемой для этого информации. Это зависит не только от качества созданной и используемой информации, но и от правильности постановки проблемы перед переходом к ее решению. В этом случае очевидно, что постановка проблемы не тождественна итоговой формулировке проблемы.
Обработка информации в организации характеризуется не только процессом создания и применения информации (информационным процессом). Кроме этого, организации должны превращать созданную информацию в знания, чтобы вновь ее использовать при необходимости. Менеджмент знаний предполагает интеграцию пяти областей интересов, представленных на рис. 3.4. Это стратегические цели организации, существующая информационная инфраструктура организации (включающая внутренний и внешний информационный потенциалы, административную базу данных и спрос на информацию), технологии, персонал и область интеграции - то есть “проект” желаемой информационной инфраструктуры будущей, трансформируемой организации*1.
-----
*1 См.: Grundlagen... Указ. соч., С. 909-910.
Рис. 3.4. Информационные ресурсы - проблемы и области интересов
В процессе реализации концепции и принципов менеджмента знаний происходит интеграция ресурсов - знаний и технологий в информационную систему.
Процесс ее формирования сам должен быть организован определенным образом. Информационной системе должна быть придана такая форма, которая позволила бы ее эффективное использование персоналом. Главным условием для этого является участие самих пользователей в формировании информационной системы*1. Оно нацелено, во-первых, на то, чтобы пользователи получили опыт в использовании знаний для постановки специальных проблем и их решения, а также для создания функционально лучшей информационной системы. Во-вторых, через это участие достигается более интенсивная идентификация персонала с системой и происходящими в ней изменениями. Вместе с тем возрастает также готовность использования информационной системы.
-----
*1 См.: Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981, P. 275; Heinrich L.I., Burgholzer P. Informationsmanagement. Munchen, 1987, C. 122.
Задачей является также содействие участию в системе самих пользователей через соответствующие методики развития. Они сообщают лицам, позднее становящимися пользователями, сведения о будущей системе уже на раннем этапе, что позволяет лучше учитывать потребности пользователей и сократить время становления системы. Этот подход пригоден и для создания некомпьютеризированных информационных систем и их обслуживания. Необходимо выбрать такую форму менеджмента проекта, в которой равноправно участвовали бы представители менеджмента специальных областей, обработки информации и организационной деятельности. Такой формой организации в ФРГ, например, являются так называемые комиссии по управлению*1. Учет применяющихся в организации методов и процессов является необходимым элементом в управлении процессом формирования системы*2.
-----
*1 См.: Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981, P. 275; Heinrich L.I., Burgholzer P. Informationsmanagement. Munchen, 1987, C. 117.
*2 Grundlagen... Указ. соч., С. 913.
Рис. 3.5. Модель решения
Основой для синтеза проекта может стать модель решения, приведенная на рис. 3.5. Модель включает:
- компоненты поля - показывают состояние реальности в период деятельности (окружающий мир, рынок информационных технологий и услуг, задачи обработки информации и ресурсы);
- компоненты действия - альтернативы действия, устанавливающие компетенцию информационного менеджмента и результаты действий;
- компоненты цели - конкретные и формальные.
Модель представляет инструмент, позволяющий обозначить границы и структурировать проблемы информационного менеджмента при реализации проекта.
Поддержка информационных процессов включает в себя две задачи:
- эксплуатацию информационных систем;
- использование извлеченных знаний и продуктов, полученных на основании созданной информации, для постановки проблем перед организацией*1.
-----
*1 Grundlagen... Указ. соч., С. 914.
Предпосылки для решения второй задачи создаются в результате осуществления системотехнических, квалификационных, мотивационных и организационных мероприятий. Перспективным является создание инстанций между информационной системой и пользователем информации, в которых производится извлечение знаний из системы для постановки специальных проблем, решаются вопросы создания информации и ее применения, а также ее представления пользователю в удобной форме*1. Эти функции могут осуществляться как через человека - информационного посредника, так и через интеллектуальную информационную систему.
-----
*1 Grundlagen... Указ. соч., С. 915.
Несмотря на то, что вопросы оптимизации количества и качества информации уже длительное время являются актуальными для менеджмента информационных ресурсов, на практике лишь недавно стали уделять внимание значению интеллектуальных информационных систем для менеджмента информации. Практические результаты свидетельствуют, что спрос на знания усиливает интерес к созданию и совершенствованию информационной системы в организации, которая позволяет целенаправленно использовать имеющийся как внутри, так и во вне потенциал знаний для удовлетворения потребностей пользователей.
К средствам обработки информации в управлении документацией относятся средства создания текста оригинала документа, средства вывода обработанной информации на твердый носитель (принтеры), электронные вычислительные машины (включая технические и программные средства).
До последнего времени для создания текста оригинала документа широко использовались пишущие машины. Практически все фирмы-изготовители с начала 80-х гг. перешли на выпуск электронных пишущих машин (ЭПМ) с использованием сферических или лепестковых шрифтоносителей.
Широкое распространение персональных компьютеров (ПК) и устройств обработки текста не привело к окончательному вытеснению ЭПМ. Они остаются нужными при выполнении ряда простейших операций по подготовке документов (например заполнение бланков, написание адреса на конвертах и др.). Снабженные дисплеями, электронными корректирующими устройствами и памятью, они все больше напоминают ПК и текстовые процессоры. При этом клавиатура ЭПМ осталась практически неизменной, как у обычной пишущей машины. Дополнительные клавиши расположены вокруг традиционной клавиатуры. Все это упрощает эксплуатацию ЭПМ, повышает их популярность у пользователей, которая объясняется следующими преимуществами:
- простота эксплуатации;
- невысокая стоимость;
- постоянная готовность к работе;
- схожесть разных типов пишущих машин;
- экономия рабочих площадей;
- быстрота освоения персоналом;
- высокое качество печати;
- возможность расширения функциональных возможностей и памяти;
Основным способом получения данных из ЭПМ и компьютеров является вывод на принтерную печать. Все принтеры могут выводить текстовую информацию, многие из них могут выводить также рисунки и графики, а некоторые типы принтеров и цветные изображения. Как правило, на практике применяются принтеры следующих типов: матричные, струйные и лазерные.
Матричные принтеры - наиболее распространенный тип принтеров. Они обладают высокой скоростью работы - от 60 до 10 сек. на страницу и низкой стоимостью расходных материалов. Наибольшей известностью пользуются матричные принтеры японской фирмы Seiko-Epson. Есть высокоскоростные принтеры, печатающие десятки страниц в минуту (специализированные банковские). В последнее время, несмотря на распространенность, матричные принтеры теряют былую популярность, уступая место струйным и лазерным принтерам. В то же время, в некоторых областях применения - заполнение бланков, печать на самокопирующихся бланках - они не заменимы из-за технологии печати.
Струйные принтеры обеспечивают более высокое качество печати по сравнению с матричными, они более универсальны и очень удобны для цветной печати. Скорость печати струйных принтеров - от 60 до 10 сек. на страницу. Среди данного типа принтеров наиболее популярны модели фирм Hewlett-Packard и Seiko-Epson, Lexmark. Все недостатки прошлых лет - невысокое качество, смываемые чернила, необходимость применения специальной бумаги - на данный момент практически устранены. Именно поэтому струйные принтеры завоевывают все большую популярность.
Лазерные принтеры обеспечивают высокое качество печати. Средняя скорость печати лазерных принтеров - от 15 до 5 сек. на страницу при выводе текстов. Страницы с рисунками выводятся значительно дольше (до нескольких минут). Появились лазерные принтеры с быстродействием в 17-19 листов/мин. Существуют цветные лазерные принтеры, но из-за высокой цены они применяются только в специфических областях - типографиях, рекламных агенствах и т. п. Высокая надежность и износостойкость лазерных принтеров оправдывают их высокую стоимость. Среди производителей наибольшей популярностью пользуется фирма Hewlett-Packard.
С учетом изложенного выше, можно четко определить области применения различных типов принтеров в современном офисе. Лазерные высокоскоростные и высоконадежные устройства идеально подходят для работы в качестве сетевых принтеров. Многие производители оснащают свои модели сетевыми картами. Такие принтеры не требуют дополнительного управления принт-сервером. Для современных сетевых моделей лазерных принтеров нормой является обслуживание рабочих групп из 10-30 сотрудников. Такие принтеры могут печатать только простые черно-белые текстовые документы. Для сотрудников, в чьи функциональные обязанности входит создание цветных документов (презентаций в отделе продаж, макетов упаковки в отделе рекламы) требуется оснащение рабочих мест струйными цветными принтерами. Под управлением принт-сервера такие принтеры могут обслуживать рабочие группы из 3-8 человек. И, наконец, для узкоспециализированных задач - заполнения таможенных деклараций, сертификатов, транспортной или складской документации - подходят матричные принтеры.
Широкое распространение принтеров как средств изготовления документов на бумажной основе принесло с собой проблему сохранности текстов. Специалистами ВНИИДАД были изучены свойства и поведение текстов, создаваемых с помощью струйных, лазерных и матричных принтеров при их долговременном хранении.
-----
*1 См.: Привалов В.Ф., Любомирова О.И. Проблемы сохранения текстов документов, созданных с помощью печатающих компьютерных устройств. Аналитический обзор. - М., ВНИИДАД, 1996. - СИФ ВНИИДАД, № 10008(1).