1) сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);
2) территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитета и т.п.);
3) коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.
Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названных групп потребителей существует целый ряд предложений.
Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки кампаний “Электронные офисные системы”, “Весть”, “Анкей”, “Ланит” и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании “Гранит-Центр”, НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм “Интертраст”, “АйТи”, “Оптима”, “Центринвестсофт” и других.
Рассмотрим бегло по одной автоматизированной системе из каждой группы.
Одним из успешных продуктов, отвечающим требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией “Электронные офисные системы”. Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота ДЕЛО-96 - это программная система, которая предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности организации. Система функционирует на отдельном компьютере или локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.
К числу основных автоматизируемых функций делопроизводства относятся следующие:
- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
- регистрация всей исходящей корреспонденции организации и ее внутренних документов;
- регистрация движения документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
- поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.
При автоматизации документооборота организации система может использоваться в двух целях. Во-первых, система может обеспечить традиционно принятый в организации порядок документооборота, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке документов. При этом система обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, резолюций и отчетов по документам, движения документов между подразделениями и должностными лицами, включая движение бумажных оригиналов и копий документов. По каждому зарегистрированному документу в системе хранятся данные, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним в подразделениях: от регистрации до списания в дело, включая ход исполнения документа и рассылку во внешние организации. По массиву всех зарегистрированных документов возможно проведение поисковых операций с целью отбора требуемых документов, в том числе, в целях контроля исполнения документов.
Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ. Поэтому система после ее внедрения может служить своеобразным “мостом” для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии обработки документов.
Вся поступающая в организацию корреспонденция может быть зарегистрирована централизованно или регистрироваться в различных подразделениях. При этом каждому поступившему документу независимо от места его регистрации присваивается единый - в пределах назначенной подгруппы документов - входящий номер. На этом же этапе в регистрационную карточку регистрируемого документа может быть введено значение его реквизитов, таких как дата регистрации, корреспондент, вид доставки и т. п. При необходимости реквизиты карточки могут быть заполнены полностью и документ в процессе регистрации может быть списан в дело.
Если необходимо, при регистрации может быть введена резолюция к документу, и документ может быть разослан исполнителям. Регистрационная карточка документа, адресованная руководству организации или непосредственно ее структурным подразделениям, может быть переслана в соответствующие кабинеты, или в кабинет специального подразделения организации, где определяется его дальнейшее направление. Обычно таким подразделением является канцелярия, общий отдел и т. п.*1.
-----
*1 В системе Дело-96 под “кабинетом” понимается структурная часть системы.
По каждому новому документу, поступившему после регистрации в какой-либо кабинет, делопроизводителем может быть подготовлен проект резолюции руководства. При подготовке проекта резолюции в систему вводится текст проекта резолюции, состав исполнителей, срок исполнения. После ввода проекта резолюции он вместе с регистрационной карточкой документа пересылается в папку “На рассмотрение” делопроизводителя и, одновременно, в папку “У руководства” руководителя.
После рассмотрения проекта резолюции руководством организации или ее подразделения, внесенные изменения в проект резолюции заносятся в систему, и с момента простановки даты резолюции она автоматически вместе с регистрационной карточкой рассылается по кабинетам исполнителей, определенных в резолюции. Ввод резолюции возможен и без стадии подготовки проекта резолюции. В этом случае регистрационные карточки документов вместе с введенными резолюциями сразу же рассылаются по кабинетам исполнителей.
Система допускает ввод произвольного количества дополнительных резолюций, уточняющих порядок исполнения документа в структурных подразделениях. Порядок их ввода в систему и реакция системы аналогичны вышеописанным. При этом в регистрационной карточке отражается весь ход исполнения документа.
Документы с резолюциями, поступающими в его адрес, исполнитель извлекает из папки “Поступившие” и кладет в папку “На исполнении”. После окончания работы над документом исполнитель вводит текст отчета и, при необходимости, связывает регистрационную карточку исполняемого документа с регистрационной карточкой (ами) одного или нескольких документов, на которые ссылается в своем отчете (например, в случае подготовки исполнителем исходящего или внутреннего документа). После ввода отчета по резолюции документ автоматически пересылается на рабочее место ответственного исполнителя по данной резолюции.
Ответственный исполнитель, как правило, после получения отчетов всех исполнителей, вводит в систему текст и дату итогового отчета, после чего отчет автоматически пересылается в кабинет автора резолюции. Описанный выше порядок исполнения справедлив как для контролируемых, так и неконтролируемых документов. Однако, в последнем случае ввод отчетов, и как следствие, их пересылка не являются обязательными для исполнителя.
Документ с резолюциями, имеющими плановую дату исполнения, автоматически ставится на контроль. Регистрационная карточка контролируемого документа выделяется соответствующим признаком. Его регистрационная карточка, в дополнение к рассылке по кабинетам исполнителей, пересылается в папку “На контроле” автора резолюции. Доступ к этой папке могут иметь пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов. Если таких специальных работников в подразделении нет, контроль может осуществлять автор резолюции.
Контроль исполнения может осуществляться не только в кабинете автора резолюции, но и при выполнении операции поиска по реквизитам резолюций.
Программное обеспечение системы ДЕЛО-96 может включать операционные системы Windows 95, Windows NT 3.5, сетевой протокол ТСР / IP, IPX / Novell Netware, СУБД Oracle, Subase Anywhere, Informix, MS - SOL Server. База данных размещается на сервере сети под управлением одной из операционных систем: Windows NT, UNIX, Novell Netware. Кроме того, используется универсальное инструментальное программное средство 4 GL.
Дело-96 - система, которая внедрена в ряде крупных организаций, таких как Центробанк РФ, Администрация РАО “Газпром”, Госкомимущество РФ, Генеральная дирекция АО “Мосэнерго” и в других организациях.
Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты фирмы Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения управления “Office Media”.
Комплект баз данных “Office Media” работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие.
Базы данных внедрены и используются в банковской сфере (Поволжский филиал Инкомбанка, банк “Российский кредит”, Солнцевский и Башкирский филиалы “Агропром-Банка”, банк “Якутия” и др.), акционерных обществах (“Лукойл”, “Комитэк”, “Межрегионкорма”, “Никол”, “УдмуртТелеком”, “Тюменьэнерго”) и государственных организациях (ФАПСИ, Новгородский госуниверситет, Международный университет). В настоящее время более 70 российских организаций используют в своей деятельности разработки компании.
Основными единицами информации в Notes являются:
- базы данных;
- документы, содержащиеся в базах данных;
- поля, из которых состоят документы.
Каждая база данных представлена отдельной пиктограммой на рабочем пространстве Notes и может использоваться независимо. При этом возможна пересылка информации между отдельными базами.
База данных обычно разрабатывается специалистами, однако пользователь, имеющий определенные навыки работы с персональным компьютером может и самостоятельно разрабатывать несложные, но эффективные базы данных для собственных нужд, или подстраивать имеющиеся базы под свои нужды.
База данных системы Notes является совокупностью следующих элементов:
- формы (или бланки): используются для ввода документа в базу данных и отображения на экране информации о ранее введенном отдельном документе;
- взгляды (или способы просмотра, индикации): используются для обобщенного отображения набора документов базы данных на экране в виде списка или дерева;
- макросы: программы на специальном языке, автоматизирующие какие-либо процессы.
В комплект, предлагаемый компанией, входят базы данных:
- “Приказы”;
- “Совещания и заседания”;
- “Договоры”;
- “Обращения граждан”;
- “Регистрация документов”;
- вспомогательные БД.
База данных “Приказы” предназначена для автоматизации подготовки всех официальных распорядительных и отчетных документов организации, рассылки проектов документов для электронного визирования по внутренней почте Notes, отнесения отчетных документов к основным, контроля исполнения приказов, распоряжений и поручений, ведения внутренней служебной переписки с использованием электронной почты Notes. Для этих целей предусмотрены стандартные формуляры документов. База данных осуществляет классификацию распорядительных и отчетных документов (размещение в папки-дела по темам), а также полнотекстовый поиск среди всех хранимых документов.
База данных “Совещания и заседания” предназначена для ведения документооборота, связанного с организацией и проведением совещаний, заседаний коллегиальных органов организации. Средствами БД оповещаются все участники планируемого совещания по предполагаемой повестке дня, дате и времени его проведения. По итогам проведения совещания оформляется протокол и на основе принятых решений рассылаются поручения конкретным исполнителям с указанием сроков их выполнения. После истечения контрольных сроков от исполнителей поступают отчеты о выполнении поручений. Процесс оповещения участников совещания, рассылки поручений и заданий по его итогам, сбор отчетов от исполнителей осуществляется по внутренней электронной почте Notes. В набор форм документов входят: повестка дня, список приглашенных, протокол, поручение, отчет, замечания.
База данных “Договоры” предназначена для подготовки документов, относящихся к сделкам-договорам, заключаемым организацией, их классификации, размещения всех документов, относящихся к сделке в единой базе данных, контекстного поиска необходимой информации по всему массиву хранимых документов и их печати. В БД осуществляется регистрация, хранение, рассылка проектов договоров и сопровождающих документов сотрудникам организации для электронного визирования и подписания по внутренней почте Notes. База данных позволяет не только создать договор, но объединить весь комплект документов, предшествующих и сопровождающих договор в процессе его выполнения и завершения. БД включает следующие формы: карточка договора, типовой шаблон договора, типовой сценарий визирования, конструктор визирования, т. н. “бегунок”.
База данных “Обращения граждан” предназначена для регистрации обращений граждан, контроля за их исполнением, учета и анализа количества и характера обращений. БД содержит следующие документы: регистрационно-контрольную карточку, поручение, отчет, сопроводитепьное письмо, ответ, статистика, номенклатура дел.
База данных “Регистрация документов” предназначена для регистрации поступающих и отправляемых, в том числе инициативных, документов, вынесения резолюции руководителя в форме поручения, контроля исполнения документов. БД содержит следующие формы: РКК (поступающего, отправляемого и внутреннего документа), резолюция (поручение), статистика, карточка корреспондента, номенклатура дел, уведомление о выданных поручениях, “бегунок”. Поле “Исполнение” карточки регистрации поручений служит для контроля выполнения поручений.
Комплект баз данных не является единой жесткой интегрированной системой, объединяющей все информационные процессы в рамках одной громоздкой базы данных организации. Удачным решением можно признать набор прикладных баз данных, работающих в единой среде Notes, которые могут быть использованы как независимо друг от друга, так и в совокупности. Совокупность баз данных позволяет проследить “жизненный цикл” отдельного документа и документооборот организации в целом. Между отдельными базами данных возможет автоматический обмен документами.
Программные решения фирмы сгруппированы в так называемые комплекты.