Смекни!
smekni.com

Управление документацией (стр. 17 из 28)

Основные методы исследования и проектирования такого рода систем излагаются в следующей главе.


Глава 5. Исследование и проектирование системы управления документацией

5.1. Моделирование организаций


Моделирование организаций является важнейшим методом исследования и проектирования. Для понимания вопроса необходимо определить, что обозначается термином “модель”? Из огромного числа определений, принятых в различных областях знаний, пожалуй, наиболее универсальным и точным является следующее: модель - это идеально выраженная система, так отражающая реальный предмет, что ее изучение дает сведения о реальном предмете. Из этого определения вытекают важнейшие свойства модели: во-первых, модель отражает реальный объект или процесс; во-вторых, она является его заместителем в процессе познания реальной действительности.

Модель выступает как средство выделения объективно действующей системы основных закономерностей, связей и отношений, присущих изучаемой реальной действительности. Это упрощенное представление существенно важных характеристик рассматриваемого объекта или процесса.

Именно это обстоятельство и привело к тому, что моделирование из специального приема исследования в области точных дисциплин превратилось в один из основных методов познания в отраслях знаний, достаточно далеких от математики и физики, в частности, в организационном проектировании.

В зависимости от целей, которые ставит перед собой разработчик модели, она выступает в качестве:

- средства осмысления действительности;

- средства общения;

- средства обучения и тренажа;

- инструмента прогнозирования;

- средства постановки экспериментов.

На различных этапах проведения оргпроектных работ функциональная нагрузка модели может меняться. На этапе обследования - это средство осмысления действительности, на этапе проектирования модель дает возможность прогнозирования состояния проектируемого объекта и т. п.

Процесс построения модели организации в общем виде включает следующие этапы:

- постановка задачи (точная формулировка цели работы, какие характеристики организации должны быть изучены (спроектированы), какова должна быть степень детализации описания моделируемого объекта или процесса;

- выбор критериев формализации (упрощения, отбрасывания менее существенных характеристик для выделения более важных, ошибка на этом этапе может привести к потере существенной информации);

- cоздание (выбор) модели (изучение объекта моделирования, его основных характеристик и описание изучаемой системы с заданной степенью формализации);

- проверка правильности модели и анализ представляемого ею объекта.

Одним из самых распространенных является графический метод моделирования организаций, этот метод представляет собой совокупность способов условного (графического) изображения какого-либо организационного или технологического явления. Он имеет глубокие исторические корни.

Одним из идеологов графического моделирования Л.А. Бызов определял его как “совокупность способов, приемов выражения мыслей и сведений с помощью пространственных представлений, фиксируемых на какой-либо, преимущественно плоской поверхности. Возможность такого выражения мыслей достигается приданием элементам указанных представлений (линиям, точкам, фигурам, другим начертаниям и их взаимному расположению) специального, заранее установленного значения”*1. Эта возможность достигается за счет формализованного графического языка - специфической знаковой системы передачи информации. Носителем этого языка является график или графическая модель.

-----
*1 Бызов Л.А. Графический метод учета производства. - М., 1938. - С. 1-2.

Графическая модель состоит из графического образа и трех видов пояснений (экспликаций)*1. Графический образ - это целесообразно построенная совокупность изобразительных элементов, имеющих условное значение. Графический образ включает пять элементов: точки, линии, фигуры, цвета, текстуры (штриховки).

-----
*1 Вяткин В.Н. Графический инструмент организационного проектирования. - М., 1978. С. 23-25.

Графический образ дополняется экспликацией. Идеографическая экспликация - это расшифровка условных обозначений графика. Геометрическая экспликация представляет собой совокупность системы координат, масштаба и других вспомогательных геометрических построений, обеспечивающих содержательность графического образа или облегчающих его восприятие. Индивидуальной экспликацией называется словесное положение, необходимое для понимания и идентификации графика. Это может быть название объекта, данные об исполнителе, дата и т. п.

Процесс составления графика включает три этапа*1:

-----
*1 Дейнеко О.А. Графические методы в управлении производством. - М., 1966.- С. 10.

- определение композиции графика, т. е. той графической формы, которая будет в наибольшей степени отвечать содержанию моделируемого объекта;