Смекни!
smekni.com

Управление документацией (стр. 18 из 28)

- составление графика - заполнение намеченной формы конкретными данными;

- вычерчивание графика.

Графические модели должны отвечать следующим требованиям:

- график должен нести большую информационную нагрузку;

- сведения, представленные на графике, должны быть точными;

- форма графика должна соответствовать его назначению;

- график должен быть прост, ясен и понятен;

- количество линий и фигур на графике должно быть минимально;

- исполнение графика должно благоприятствовать его восприятию.

Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться при разработке графических моделей*1.

-----
*1 Боумен У. Графическое представление информации. - М.: Мир, 1971, С. 4.

Принцип лаконичности. Графическое изображение должно содержать лишь те элементы, которые необходимы для сообщения существенной информации, точного понимания и значения или принятия не ниже некоторой допустимой величины оптимального решения. Это основной принцип компоновки графиков.

Принцип обобщения и унификации. Не следует дробить информацию. Графическое изображение должно быть рационально обобщенным. В пределах всего комплекса графических средств представления информации символы, обозначающие одни и те же объекты или явления, должны быть обязательно унифицированы, т. е. иметь единое графическое решение.

Принцип акцента на основных смысловых элементах. Наиболее существенные, с точки зрения восприятия наблюдателем информации, элементы следует выделять размерами, формой, цветом.

Принцип автономности. Части графического изображения, передающие относительно автономные (самостоятельные) сообщения, необходимо обособлять и четко ограничивать от других частей. Разбиение сложной графической информации на отдельные простые изображения значительно облегчает ее восприятие и понимание.

Принцип структурности. Каждая автономная часть графического изображения, занимающая в общем изложении центральное, узловое положение, должна иметь четкую, легко запоминающуюся и отличающуюся от других форму.

Принцип стадийности. В зависимости от стадий - последовательных разделов изложения информации - должен выбираться состав сообщений в целях освобождения от лишней в данном случае информации путем пространственного разделения всей информации и ее последовательного восприятия.

Принцип использования привычных ассоциаций и стереотипов, который требует учитывать устойчивые, привычные ассоциации между символами и обозначаемыми ими объектами и явлениями, а также стереотипные реакции на определенные символы и сигналы.

При соблюдении указанных принципов построения графические модели организаций будут иметь преимущества перед текстовыми описаниями.

Другим типом модели являются матричные модели.

Матрица - это система элементов, расположенных в виде прямоугольной схемы, над которыми можно производить алгебраические действия. В качестве элементов матрицы могут выступать числа, функции и другие величины. Когда число строк в матрице равно числу столбцов, матрица называется квадратной. Квадратные матрицы наиболее употребительны, над ними можно производить большее количество действий: сложение, умножение.

Матричная информационная модель отражает процесс преобразования информации в управлении. Она состоит, как правило, из четырех квадрантов и вспомогательных подразделов, содержащих основные и дополнительные характеристики объекта. Матрицы, используемые в оргпроектных работах, могут включать меньшее количество квадрантов или могут использовать только сам принцип построения матрицы (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Матричная информационная модель (принципиальная схема)

Создание матриц - процесс трудоемкий и сложный. Однако это оправдано, когда необходимо отразить объект во всем многообразии его характеристик и их взаимосвязей, поскольку матрица наглядно позволяет проследить отношения, выраженные в документах, между отдельными элементами структуры организации. Большим преимуществом матриц является также возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники. Использование матриц совместно с графическими моделями дает прекрасный практический результат.

У истоков развития графического организационного моделирования стояли такие специалисты как Тейлор, Файоль, Гантт и другие основоположники классической школы управления*1.

-----
*1 См.: Гант Г.Л. Организация труда. - М., 1923; Кнеппель. Графические методы управления предприятием. - М.; Л., 1931; Бызов Л.А. Методы графических изображений. - М.; Л., 1930.

Начало применения графического моделирования в организации процессов производства в России связано с именем К. Ада-мецкого, который применил в начале нашего века гармонограммы (графики совместной работы) для организации производства на металлургических заводах Екатеринослава*1. Первый опыт описания движения документов в организации с помощью графиков в России относится к середине ХIХ в.*2.

-----
*1 Адамецки К. О науке организации. - М.: Экономика, 1972.

*2 Эйхенвальд А. График документооборота времени Николая II. // Техника управления. - 1928, - № 15-16, - C. 423-425.

Начало использования графиков в работе советских специалистов по научной организации труда относится к первой половине 20-х гг. Особое место в литературе этого времени занимают работы Л.А. Бызова. С его именем связана разработка принципов построения и способов применения графических моделей в организационном проектировании 20-30-х гг. Л.А. Бызов является автором классификации графических моделей, которая дана в журнале “Техника управления”*1.

-----
*1 Бызов Л.А. Классификационные и организационные (структурные) схемы. // Техника управления, - 1927, - № 3, - C. 25-32.

В современную эпоху вопросы графического моделирования активно разрабатывались специалистами ВНИИОргтехники. В первую очередь следует отметить работы Л.Н. Качалиной, М.Д. Андрющенко*1, а также В.Н. Вяткина и О.А. Дейнеко, которые позволили развить идеи прежних лет о графическом моделировании в современных условиях.

-----
*1 См.: Качалина Л.Н. Научная организация управленческого труда - оргпроектирование. - М.: Экономика, 1973. - 255 с.; Андрющенко М.Д. Графические средства рационализации управленческого труда. - М.: Экономика, 1968.

5.2. Моделирование организационных и функциональных структур


Рациональная структура организации как системы, соподчиненность ее органов, гибкость этой системы, надежность связи и взаимодействия между объектами и субъектами управления, простота и ясность - все это определяет устойчивость всей системы управления. Эта устойчивость достигается совершенствованием информационных связей между элементами системы и выбором оптимальной структуры управления. Работа по проектированию структуры требует умения видеть всю систему и каждый ее элемент, их взаимосвязь, влияние отдельных структурных элементов на систему и влияние системы на каждый элемент.

Модель организационной структуры должна отражать, сколько и какие структурные подразделения включает обследуемая или проектируемая организация; иерархию структурных подразделений; наличие и характер связей между отдельными элементами структуры.

По методу изображения можно выделить следующие типы графических изображений оргструктуры: вертикальные, горизонтальные, радиальные, плоскостные, матричные.

На практике чаще всего используется вертикальный принцип построения организационных схем. Графические модели, построенные таким образом, обладают большей информативностью и легче воспринимаются читающим. Для описания небольших организаций бывает достаточно одной структурной схемы. Графическая модель крупной управленческой иерархии может включать в себя несколько взаимосвязанных графиков. Общая графическая схема дает представление о составе, принципах построения, основных связях соподчинения в системе, а частные схемы - об организации отдельных структурных частей, характере связей внутри крупных структурных подразделений.

В последнее время находит распространение проектный тип организационной структуры. Этот тип структуры отражает графическая модель, получившая название матричной. Она представляет собой две организационно-структурные схемы, расположенные перекрестно: горизонтальную и вертикальную. Пересечение схем образует матрицу, каждая клетка которой характеризуется двумя признаками подчинения; каждый элемент структуры может быть охарактеризован с помощью условных обозначений или еще по каким-либо признакам (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Матричная организанизационно-структурная схема


Для расширения информационных возможностей графиков оргструктуры в них вводят дополнительные обозначения. В блоках оргсхемы можно указывать с помощью знаков, штриховки количественный и качественный состав обозначаемых структурных подразделений. Удобным средством является введение масштабов и числовых шкал. Но при этом необходимо помнить, что схема оргструктуры должна быть предельно лаконична.

Еще одним приемом анализа структуры организации является таблица взаимосвязи подразделений. Основой графика служит таблица, в головке и боковике которой указаны наименования одних и тех же структурных подразделений. Взаимоотношения структурных подразделений характеризуется с помощью условных знаков в поле графика.

Наиболее сложным участком работы при изучении и проектировании организационно-функциональной структуры аппарата управления является моделирование функциональной структуры.

Функции управления представляют собой специфический вид работ, характеризующихся соответствующим назначением, необходимой однородностью и повторяемостью. Они являются совокупностью действий или процессов, объединенных общностью объекта и решаемых задач или вопросов. Анализ и перестройка функциональной структуры аппарата управления проводится с использованием таких графических моделей, как:

- функциограмма;

- график (карта) распределения ответственности.

Функциограмма дает возможность одновременно наблюдать действительное и проектируемое распределение функций между элементами организационной структуры и представляет собой графическое изображение, в центральной части которого помещается перечень выполняемых работ. С помощью соединительных линий изображается существующее или предполагаемое распределение их по исполнителям, причем существующие связи и номенклатура структурных единиц располагаются слева, а проектируемые - справа.