Управление документацией (стр. 20 из 28)

Для анализа всей системы управления документацией в организации необходимо строить комплексную информационную модель, которая позволит провести анализ документопотоков на всех уровнях управления.

5.4. Метод интегрированного графического моделирования

Интегрированная модель организации удобно изображается с помощью графического функционально-блочного моделирования средствами SADT (Structured Analysis and Design Technigue) - методологии*1. Основой этой методологии является применение так называемой SA - ячейки, интегративная сущность которой раскрывается фразой: вход при наличии регламента преобразуется функцией в выход с помощью механизма (исполнителя).

-----
*1 Марка Д.А., МакГоуэн К.Л. Методология структурного анализа и проектирования: Пер. с англ. - М.: МетаТехнология, 1993. - 240 с.

В этой графической модели функции изображаются блоками-прямоугольниками, а входы, выходы, регламенты и исполнители изображаются дугами со стрелками. Блоки и дуги помечаются словесными оборотами - метками. Блок как функция помечается глагольным оборотом, а дуги - существительными с определениями. Набор из блоков, дуг и меток представляет собой диаграмму.

Создание интегрированной графической модели проекта начинается с построения контекстной диаграммы, состоящей из единственного блока АО, отображающего главную системную функцию, а также входов, выходов, регламента и исполнителя. Контекстной диаграмме присваивается номер А-О (рис. 5.8).

Рис. 5.8.

Функциональные аспекты в модели отображаются путем представления ресурсных входов и цели проекта входными дугами слева от блока, результаты - выходными дугами справа от блока. Организационные аспекты накладываются на функциональные и отображаются интерфейсными дугами, входящими в блок снизу. Регламентационные аспекты также накладываются на функциональные и отображаются интерфейсными дугами, входящими в блок сверху.

Вербальное и графическое системное представление организации в виде интегрированной монофункциональной модели является основой для дальнейшего продвижения к определению задач информационного менеджмента путем его системной структуризации.

В условиях становления рыночной экономики широкое распространение приобретает такая мобильная форма деятельности как инвестиционный проект*1. Особенностью инвестиционного проекта является интенсивное использование информационных ресурсов и коммуникационно-информационных технологий.

-----
*1 Инвестиционное проектирование / Под ред. С.И. Шумилина. - М.: АО “Финстатинформ”, 1995. - 240 с.

Поэтому проиллюстрируем метод интегрированного графического моделирования документационного менеджмента на примере организации проектного типа.

Под проектом будем понимать комплекс мероприятий по получению определенного результата (продукции) с требуемыми рынком характеристиками в пределах установленных сроков и выделенных ресурсов при условии максимизации прибыли. Проектной продукцией может выступать информационная система, транспортное средство, компьютерный программный продукт, архитектурно-промышленное сооружение и т. п.

Реализацию конкретной проектной технологии получения определенного результата (продукции или услуг) отнесем к технологической функции проекта. Формирование же целенаправленного осуществления технологической функции проекта и, следовательно, целенаправленного развития всего проекта отнесем к функции менеджмента проекта. Из-за существенной роли целеполагания в системе взаимодействующих функций “менеджмент проекта - проектная технология”, менеджмент называют также целевым менеджментом.

Анализ технологической функции проекта и функции менеджмента проекта и функции менеджмента проекта свидетельствует о том, что в их составе имеют место некоторые общие функциональные процедуры по поддержке этих функций, обеспечению необходимых условий их реализации и предоставлению различных услуг, способствующих успешному выполнению проекта. К этим процедурам относятся информационная, кадровая, финансово-бухгалтерская, маркетинговая и некоторые другие, что может служить основанием для выделения их в самостоятельную функцию поддержки инвестиционного проекта*1.

-----
*1 Ларин М.В., Толокнов В.И. Информационный менеджмент в управленческих структурах рыночной экономики // Документ в административных структурах: Тезисы докладов и выступления на Международной конференции “Документ в административных структурах”. 27_28 октября 1994 г., Москва / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 124-130.

Таким образом, главная системная функция проекта декомпозируется на триаду базовых функций: функцию менеджмента проекта, технологическую функцию проекта и особенно важную для решения поставленной в данной работе проблемы определения функции информационного (документационного) менеджмента, функцию поддержки проекта.

Для завершения построения структуры проекта как системы, установим информационные связи между базовыми функциями с учетом кибернетической специфики функции менеджмента проекта. Целенаправленное развитие инвестиционного проекта формируется посредством менеджмента проекта путем планирования с обратной связью.

План представляет собой решение о составе и временной последовательности предстоящих мероприятий (графике) и о распределении ресурсов по этим мероприятиям (бюджете). Применительно к инвестиционным проектам для информационных ресурсов в виде комплекта плановых документов установилось название бизнес-план.

Функционирование проектных организаций в неопределенной и изменчивой рыночной среде вынуждает производить планирование по принципу обратной связи, т. е. по данным мониторинга фактического состояния проекта. В случаях значительного расхождения фактического состояния проекта с плановым необходимо эпизодическое переформирование плана. Итак, на основании того, что менеджмент проекта должен осуществляться путем планирования с обратной связью, между функцией менеджмента и функциями поддержки и технологической устанавливаются прямые связи типа “план”, а обратная связь типа “мониторинг” соединяет технологическую функцию с функцией менеджмента проекта.

В итоге получена вербальная базовая полифункциональная системная модель инвестиционного проекта, содержащая триаду базовых функций и базовых информационных прямых и обратных связей между ними.

Графически эта модель изображается в виде полиблочной диаграммы АО на рис. 5.9 путем иерархической декомпозиции блока АО.

Рис. 5.9.

Стандартный этап построения графической модели очередного уровня иерархии системы заключается в декомпозиции отдельно взятого блока с предыдущей диаграммы на его полиблочную структуру в рамках последующей диаграммы. Корректность графического моделирования проекта как иерархической системы обеспечивается соблюдением принципа: блок и его диаграмма представляют одну и ту же часть системы. Это выражается тем, что дуги, входящие в блок и выходящие из него на диаграмме верхнего уровня являются теми же самыми, что и дуги, входящие в диаграмму нижнего уровня и выходящие из него.

Полученные в результате декомпозиции блоки диаграммы АО получают нумерацию А1 для блока “Осуществлять менеджмент проекта”, А2 для блока “Поддерживать проекта” и А3 для блока “Осуществлять технологию проекта”. Следует подчеркнуть, что построенная полифункциональная системная модель инвестиционного проекта сохраняет свой интегрированный характер, включая кроме функциональных и организационно-регламентационные аспекты.

Значение полученного промежуточного результата с точки зрения решения поставленной в данной работе проблемы определения функции информационного менеджмента заключается в том, что он является основой для перехода на следующий, более детальный уровень иерархии функции поддержки проекта с тем, чтобы конкретизировать место и роль функции информационной поддержки проекта и, далее, определить искомую функцию информационного менеджмента инвестиционного проекта.

Полученные выше два уровня иерархии инвестиционного проекта как функциональной системы позволяют еще на один шаг продвинуться к определению функции информационного менеджмента путем иерархической декомпозиции функции поддержки проекта на некоторые частные функции, среди которых особенный интерес представляет функция информационной поддержки.

Представление о месте функции информационной поддержки в иерархической системе дает диаграмма А2 (рис. 5.10), декомпозирующая блок А2 из диаграммы АО. Блоки диаграммы А2 получают нумерацию А21 для блока “Осуществлять информационную поддержку проекта”, А22 для блока “Осуществлять маркетинговую поддержку проекта” и А23 для блока “Осуществлять финансовую поддержку проекта”. В приведенном варианте диаграммы учтены лишь некоторые блоки, которые могут быть дополнены в случае необходимости другими.

Рис. 5.10.

Функцию информационной поддержки проекта определим в виде предоставления информационных услуг проекту в процессе достижения им намеченной цели. В качестве специфичных для рыночной экономики информационных ресурсов, предоставляемых в виде услуг проекту, большое значение имеют договора о предоставлении инвестиций, о залоге по этапам инвестиционного финансирования, бизнес-плановая документация, документальная информация о законодательной базе, партнерах, посредниках, потребителях продукции и услуг и так далее*1.

-----
*1 Инвестиционное проектирование. Указ. соч., С. 140.

В качестве тенденции в реализации функции информационной поддержки проекта необходимо подчеркнуть ее интеллектуализацию*1, обусловленную необходимостью привлечения не только фактуальных данных, но и широким использованием знаний.

-----
*1 Ларин М.В., Толокнов В.И. Интеллектуализация информационного менеджмента инвестиционного проекта // Интеллектуальные системы: Труды второго международного симпозиума. Санкт-Петербург. 1-4 июля 1996 г. - М.: Изд-во РУДН - ПАИМС, 1996. - Т. 2. - С. 267-269.

Вариабельность исходных данных и количественная строгость принимаемых проектных решений требуют их формирования по алгоритмам - четким предписаниям о порядке выполнения набора логико-математических действий для получения требуемых результатов на множестве вариантов исходных фактуальных данных. Это приводит к такой методологии решения прикладных задач менеджмента проектов, которая характеризуется акцентом на привлечение процедурных (алгоритмических) знаний.

Большую актуальность приобретают модели документов - алгоритмов принятия бизнес-плановых решений, развивающие идею трафарета для принятия организационно-распорядительных решений. Трафарет, как известно, представляет собой заранее сформированный унифицированный текст, содержащий так называемую постоянную информацию с фрагментами распорядительных решений, смысл которым придается путем заполнения специальных окон (пропусков, пробелов) так называемой переменной информацией о конкретных фактах.

Отличительной особенностью документа-алгоритма является наличие в качестве постоянной информации декларативно-про-цедурных знаний, отражающих логико-математическую специфику принимаемых бизнес-плановых решений на предикатных, реляционных и фреймовых языках искусственного интеллекта.