Управление документацией (стр. 21 из 28)
Окна в модели документа-алгоритма предназначаются для помещения туда конкретных фактуальных данных из соответст-вующих баз данных, а также фактуальных данных, полученных в результате математических расчетов.
Таким образом, в качестве основы интеллектуальной информационной технологии для информационной поддержки проекта можно предложить интеграцию базы знаний, содержащей набор необходимых моделей-документов принятия проектных решений, базы фактуальных данных, содержащих информацию о внутренней и внешней среде инвестиционного проекта и системы управления этими базами, обеспечивающей механизм логических выводов для реализации законченного комплекта бизнес-плановых документов.
Практическое значение рассмотренной интеллектуальной информационной технологии заключается в возможности исследования большого количества альтернативных вариантов проектных решений и выбора на этой основе самого наилучшего.
Теперь, когда получены три уровня проекта как иерархической системы, можно непосредственно перейти к определению функции информационного менеджмента инвестиционного проекта. Применение концепции управления позволяет декомпозировать функцию информационной поддержки проекта на последовательность взаимодействующих функций: функцию информационного менеджмента и технологическую функцию информационной поддержки проекта.
К технологической функции информационной поддержки отнесем предоставление информационных услуг проекту в процессе достижения им намеченной цели. Формирование же целенаправленного осуществления технологической функции информационной поддержки отнесем к функции информационного менеджмента проекта.
Рис. 5.11.
На основании изложенного на четвертом уровне иерархической декомпозиции блок А21 представим в виде диаграммы А21 (рис. 5.11), на которой блок “Осуществлять информационный менеджмент” получает нумерацию А211, а блок “Осуществлять технологию информационной поддержки” - нумерацию А212. Как и на предыдущих диаграммах на диаграмме А21 отражены соответствующие организационно-регламентационные аспекты. Очевидно, чтобы понять место и роль функции информационного менеджмента инвестиционного проекта, все четыре диаграммы А-0, АО, А2, А21, являющиеся графической моделью инвестиционного проекта как иерархической системы, следует рассматривать в комплексе (рис. 5.12а, 5.12б).
Рис. 5.12а
Таким образом, информационный менеджмент проекта предстает завершающим элементом иерархической системы “проект - поддержка проекта - информационная поддержка проекта - информационный менеджмент проекта”. Функция информационного менеджмента проекта определена в виде формирования целенаправленного предоставления информационных услуг проекту в процессе достижения намеченных в нем целей.
Рис. 5.12б
Информационный менеджмент предполагает управление информацией внутри организации и в ее внешнем окружении, он необходим тем организациям, которые в процессе принятия решений активно используют большие объемы динамично изменяющейся разнообразной информации.
Методические рекомендации предназначены для руководителей высшего и среднего звена, руководителей служб документационного обеспечения управления и информационных технологий организаций различных форм собственности, профиля и сфер деятельности, функционирующих в рыночной среде.
Методические рекомендации преследуют цель оказать практическую помощь организации в становлении документационной системы, ориентированной на повышение эффективности деятельности организации на основе разработки и внедрения современных информационных технологий.
Практическое внедрение положений методических рекомендаций предполагает создание специальной команды, включающей экспертов организации и сторонних консультантов, способных ре-ализовать технологии информационного менеджмента в управлении документацией.
На первом этапе руководство организации определяет: состав экспертных групп; менеджера, ответственного за данный этап работ; график и календарный план работ; объем финансирования и порядок отчетности.
Менеджер проекта вместе со специалистами групп до начала работ определяет, уточняет и корректирует: цели работ; общие и частные задачи, стоящие перед группами; роли и функции групп; план и график проведения работ; перечень рабочих технологий и используемых методов; нормативно-техническое обеспечение видов работ для каждой группы; разрабатывает критерии оценки качества, полученных результатов; порядок оформления результатов работ.
Учитывая специфику организации, цели первого этапа работ должны быть индивидуализированы и конкретизированы. Приступая к разработке целей, следует проанализировать:
- структуру и функции организации и тенденции их изменения;
- технологии документационного обеспечения управления, выявить факторы, ускоряющие (или тормозящие) процессы управления;
- выявить недостатки системы ДОУ и принять меры для их устранения; изучить существующую в организации критериальную базу для оценки эффективности системы документационного обеспечения управления или разработать ее для предполагаемой системы управления документацией.
Среди общих целей, подлежащих обсуждению и отбору, можно рекомендовать:
- повышение эффективности деятельности организации путем совершенствования системы управления документацией на основе сформулированной критериальной базы;
- оптимизация технологии документационного обеспечения управления организации; состава и содержания используемых документов;
- анализ информации и технологий, обеспечивающих максимальную прибыль и устойчивое развитие - трансформация систем документации и документооборота в этом направлении;
- разработка стратегии внедрения современных информационных технологий;
- сокращение издержек и повышение эффективности системы документационного обеспечения деятельности организации;
- определение направлений и объемов финансирования для внедрения систем автоматизации обработки, документов и информации.
Каждая из перечисленных выше групп, руководствуясь общим планом, составляет перечень собственных работ, включая и перечень технологий, используемых при решении поставленных задач.
В целях сокращения затрат ручного труда в информационных процессах, повышения эффективности использования электронно-вычислительной техники, разработаны и активно применяются на практике унифицированные системы документации (УСД), являющиеся рационально организованными комплексами взаимоувязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности. Особое место в документационном обеспечении управления организацией занимает унифицированная система управления организационно-распорядительной документации (УСОРД): комплекс стандартов, инструктивных и методических материалов по их применению, устанавливающих правила, положения и требования к содержанию, построению и оформлению документов, используемых для решения управленческих задач данного рода. Стандарты вводят единообразие в оформление документов, определяют необходимый состав реквизитов со строгим закреплением за ними обязательного места.
Перечень применяемых унифицированных форм документов (УФД) различного функционального назначения содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).
Для достижения целей, определенных ранее, могут быть запланированы следующие виды работ:
- анализ состава документов и документооборота (подробная количественная характеристика состава документационных потоков; изучение маршрутов движения документов; изучение комплексов документов, сопровождающих выполнение основных функций организации);
- анализ постановки делопроизводства (организационное построение, функции и структура делопроизводственной службы организации; регистрация документов; организация контроля исполнения документов; группировка документов в делах; оперативное и архивное хранение документов; справочная служба по документам);
- анализ форм документов (взаимосвязь и использование форм документов; повторяемость показателей и движение реквизитов в документах).
Источниками сведений служат: нормативные материалы по делопроизводству; учетно-справочные материалы канцелярии, секретариата и делопроизводственных служб в структурных подразделениях учреждений; номенклатуры дел и сами дела; документы, находящиеся в процессе создания и обработки; отчеты о работе аппарата управления; инструкция о выполнении отдельных видов работ и заполнении документов и др.
На основе анализа собранных данных группа системных аналитиков и моделирования формирует концепцию системы управления документацией организации с учетом ее специфики на основе моделирования деятельности организации в следующей последовательности:
- анализируется структура документационных потоков (объем, качество, оперативность) в организации, между подразделениями внутри организации и в ее внешнем окружении;
- разрабатывается концептуальная модель системы документационного обеспечения управления;
- разрабатываются критерии эффективности информационного и документационного обеспечения управления;
- создается информационная база для моделирования и создания системы информационного менеджмента.
После окончания работ производится интеграция общих целей и полученных результатов в общую концептуальную схему, которая оформляется в виде технического задания на проектируемую систему ДОУ.
На втором этапе работ проектанты на основе проведенного анализа создают рабочий проект системы документационного обеспечения управления.
Управление документацией - не чисто технологическая задача. Его основными компонентами являются стратегия, политика, реализующие политику люди, стандарты и процедуры, общее понимание стоимости и ценности информации в данной организации.
На этом этапе работ необходимо осознание того факта, что постоянно возрастающие потоки неструктурированной информации - данные - должны быть определенным образом упорядочены, обработаны, связаны с решаемыми задачами, исполнителями, отделами, системой управления и внешней средой, а также со стратегическими и тактическими целями и задачами организации. Иными словами, из множества данных должно быть сформировано новое подмножество - информация, ориентированная на задачи, тактические и стратегические цели организации.
При этом необходимо выявить реальные информационные потребности организации; разделить обслуживаемых пользователей на группы с идентичными запросами; определить формы выдаваемых информационных продуктов и такие их характеристики как оперативность, простота использования, качество, индивидуальная ориентация, гибкость, возможность повторного использования.
Решение этих задач возможно, если будет установлена тесная связь в цепочках: существующие документы - информация, требуемая для эффективного функционирования и управления - стратегические цели организации и внешнее окружение.
Учитывая специфику деятельности организации или фирмы, цели должны быть индивидуализированы и конкретизированы. Среди общего набора подлежащих обсуждению целей данного этапа можно рекомендовать следующие:
- анализ эффективности системы обеспечения информацией процессов принятия решений, деятельности и управления организацией (постановка целей, формирование стратегий, планирование работ, проектирование работы, мотивация и целенаправленное воздействие на сотрудников, координация работ, учет и оценка результатов работ, контроль хода работ);
- анализ эффективности системы обеспечения информацией системы стратегического управления (анализ среды, определение миссии и цели, определение и выбор стратегии, реализация стратегии, оценка и контроль выполнения стратегии);
- анализ эффективности системы информационного обеспечения деятельности организации и ее структуры, оптимизация структуры;
- анализ технических средств и информационных технологий для эффективного менеджмента информации;
- создание модели информационных потоков в организации и ее внешнем окружении;
- построение эффективной системы информационного менеджмента организации с учетом специфики ее деятельности.
Эти работы рекомендуется проводить с использованием IDEF-методологии, которая состоит из трех методик моделирования (применяемых в комплексе), основанных на графическом представлении крупных производственных систем:
IDEFO - используется для создания функциональной модели, которая является структурированным изображением функций системы или среды, а также информации и объектов, связывающих эти функции;
IDEF 1 - применяется для построения информационной модели, которая представляет структуру информации, необходимой для поддержки функций системы или среды;
IDEF 2 - позволяет построить динамическую модель организации, меняющуюся во времени поведения функций, информации и ресурсов производственной системы или среды.
Менеджмент информационных ресурсов предполагает соединение технологий менеджмента информации с стратегическим планированием. Стратегическое планирование - это процесс формирования задач и целей организации, выбора специфических стратегий для определения и получения необходимых ресурсов и их распределения с целью обеспечения эффективной работы организации.
Выделить ресурсы из данных - это значит выделить ту часть информации, которая наиболее важна для организации, для ее будущего успеха, которая минимизирует издержки, уменьшает требуемые ресурсы, повышает производительность, качество труда, продукции или услуги.
Такая работа требует разработки и анализа системы моделей: данные - информация - ресурсы стратегии.
Ранее на предыдущих этапах работ уже были решены две задачи: упорядочены данные, разработаны технологии управления документацией. Реализация данного этапа работы должна позволить вычленить из информации ту ее часть (ресурсы), которая связана со стратегией организации.
Перевод информации в статус “Ресурсы” предполагает: переструктурирование информации; разработку алгоритмов, эвристик, приемов, позволяющих принимать решения по управлению и функционированию организации и ее подразделений; разработку программ, реализующих ноу-хау конкретной организации.
Определяющая роль на этом этапе работ принадлежит к группе системотехнического моделирования.
В результате этих работ происходит изменение системы управления организации.
Современный этап трансформации организационных структур управления организации, ориентированными на рынок и на создание структур стратегического менеджмента, приобретает форму поиска “золотой середины” между централизацией и децентрализацией властных функций. Это приводит к необходимости создать систему стратегического управления, которая характеризуется централизованной разработкой стратегии и хозяйственной политики и децентрализованным оперативным управлением.