Реализация методических рекомендаций позволит упорядочить систему документации в организации и создать базу для определения эффективных путей внедрения новых информационных технологий, что в свою очередь позволит создать систему управления информационными потоками в самой организации и ее окружении и эффективно управлять стратегиями и ресурсами организации.
Документация является одним из важнейших ресурсов общества, необходимым источником информации для всех управленческих решений, доказательством в правовых отношениях, документированной памятью общества. Мы выделяем в качестве основной ту роль деловой документации, которую она играет в процессах управления.
В этом случае возникает задача управления документацией (документационного обеспечения управления). Управление деловой документацией в организации - это живой процесс, находящийся под влиянием ряда внутренних и внешних факторов. Непосредственной целью государственного управления деловой документацией является обеспечение эффективной информационной поддержки задач политического, научного и социально-экономического развития страны и законных прав граждан.
К сожалению, необходимо констатировать, что управлению документацией в нашей стране не уделяется должного внимания. Существует большое количество нерешенных проблем научно-теоретического, социально-экономического, правового, организационного, технико-технологического, социального, кадрового характера.
Решение названных задач не может быть достигнуто одним юридическим актом или одноразовым действием. Необходима целая система мер и взаимодействие с государственными программами информатизации, включая программу информатизации архивной отрасли.
Наличие многоаспектности в проблеме управления документацией требует научного осмысления ее сущностных причинно-следственных черт и связей, организации их специального изучения.
С определенной степенью уверенности можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными социально-экономическими преобразованиями, особенно в сфере собственности, повлекшими кардинальные изменения правовых отношений во властных и управленческих структурах по “вертикали” и “горизонтали” информационных связей. В особом внимании нуждается исследование и организация информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, “субъектного” и других уровней управления.
Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единства подходов к организации межведомственных информационно-документационных процессов влекут различные отрицательные последствия и значительные социально-экономические издержки. Многоаспектный, межведомственный (межотраслевой) характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и финансирования.
Основополагающую роль в улучшении документационного обеспечения управления должен играть закон о документации Российской Федерации. Предлагаемый закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения информатизации общества, в том числе в сфере обмена информацией и документацией на межведомственном уровне, удовлетворения потребностей в информации и документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией и документацией между организациями, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации документооборота. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.
Этот закон мог бы внести ясность в понятие документа, под которым сегодня разные специалисты подразумевают информацию, данные, документы, нормативно-правовые акты, электронные документы, машинограммы и т. д., что приводит к неверному пониманию сущности “документа” и его исключительной роли в обществе как материального носителя зафиксированной на нем информации, обладающего рядом специфических функций (информационной, правовой, коммуникативной и др.).
Закон также мог бы установить правовые основы документирования, общие для всех органов государственного управления и организаций любого типа и формы собственности. Документирование в делопроизводстве любых организаций должно стать нормой, помогающей государству в решении фискальных (на-логовых), статистических, социальных (пенсионного обеспечения) задач. В этой связи в законе должен быть определен и термин “документирование”, как способ превращения зафиксированной информации в документ с использованием разнообразных современных технических средств и технологий.
Закон мог бы решить вопрос о том, какой орган осуществляет государственное управление документацией. В настоящее время эта функция в полном объеме ни за кем не закреплена. Традиционно вопросы документационного обеспечения управления находятся в ведении архивных органов. В соответствии с действующим положением о Федеральной архивной службе России (1994) одной из главных задач Росархива является координация деятельности федеральных органов государственной власти в области делопроизводства и развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации (ст. 5)*1.
-----
*1 Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. - 1994. - № 12. - Ст. 878.
Для реализации этой задачи Росархив осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за делопроизводственной документацией федеральных органов государственной власти разработку и утверждение обязательных для исполнения нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве (ст. 7).
На наш взгляд, права Росархива в управлении документацией с целью государственного контроля за всеми стадиями жизненного цикла документов должны быть существенно расширены.
Федеральная архивная служба призвана осуществлять государственное управление документацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности государственных органов управления Российской Федерации, взаимодействие с органами управления субъектов Российской Федерации, с общественными объединениями, с субъектами хозяйственной деятельности.
Росархив должен обладать полномочиями формировать и реализовывать государственную политику в области управления документацией, осуществлять контроль за соблюдением обязательных требований к документированию и передаче документированной информации;
разрабатывать государственные стандарты в области управления документацией и участвовать в работах по международной стандартизации;
согласовывать проекты законодательных и иных межведомственных нормативных актов, затрагивающих вопросы документации;
организовывать профессиональную подготовку и переподготовку кадров в области управления документацией, а также устанавливать порядок применения международных стандартов, правил и рекомендаций на территории Российской Федерации;
сертифицировать применяемую технику и технологии и лицензировать профессиональную деятельность в сфере управления документацией.
Росархив формирует государственную политику в области управления документацией на основе принципа создания условий для обеспечения свободного и всеобщего доступа к документам, за исключением тех, доступ к которым ограничен законом.
Субъекты хозяйственной деятельности, включая общественные объединения, будут организовывать управление документацией в соответствии с законом.
До принятия закона о документации актуальной остается задача организационного и, прежде всего, кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы межведомственного документооборота. Особо заостряется вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий по координации научно-исследовательских работ в области организации и автоматизации межведомственного документооборота; придания и юридического закрепления за Росархивом функций по лицензированию, сертификации и аккредитации организаций-разработчиков документационных систем (технологий) межведомственного назначения.
Для усиления роли Федеральной архивной службы России по управлению документацией, на наш взгляд, можно организовать Межведомственную комиссию по документационному обеспечению управления при Росархиве как экспертно-консультативный орган для рассмотрения проблем документоведения, координации научно-методической деятельности по совершенствованию делопроизводства, обеспечения экспертизы проектов нормативных актов и выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию работы с управленческой документацией в Российской Федерации.