- государственную систему документационного обеспечения управления;
- типовые инструкции по документационному обеспечению управления в различных отраслях деятельности;
- типовые положения о службе документационного обеспечения;
- типовые положения о порядке документирования информации;
- типовые положения о порядке организации поиска документов и использования документированной информации;
- типовые перечни документов постоянного срока хранения;
- регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
- перечни типовых документов с указанием сроков хранения;
- государственные стандарты;
- общероссийские классификаторы документов и систем документации, реквизитов документов и иных информационных элементов.
Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, рекомендациях международных организаций, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации и не нарушать положения, установленные Конституцией Российской Федерации и иным законодательством.
В настоящее время подготовлен ряд общероссийских нормативно-методических документов, которые прямо или косвенно способствуют реализации некоторых вопросов автоматизации управления документацией.
Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения межведомственного документооборота (делопроизводства, документации) и меры ответственности за их нарушение.
Вкладом в решение этих задач является разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных правовых актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному межведомственному и межуровневому обмену информацией и документацией.
Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, ИПС, хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, локальные и глобальные телекоммуникационные сети и средства связи и т. д., при необходимом условии обеспечения информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.
Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.
Решению технологических задач автоматизации управления документацией способствует, разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации, ГОСТ Р6.30-97. “УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов”*1.
-----
*1 ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997. - III, 19 с. - Группа Т54.
Стандарт, предъявляя жесткие требования к унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами и организациями.
Для обеспечения автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов, общероссийских классификаторов, в т. ч. форм управленческой документации на федеральном уровне, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.
Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как они существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного обмена информацией.
Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения информации и документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных организациях, и практически не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего, речь идет о так называемом “электронном документообороте”, неурегулированность которого соответствующими правовыми актами и технико-технологическими регламентами вызывает все большую озабоченность у специалистов-практиков и общественную неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки*1. По нашему мнению, комплекс проблем по изучению электронного документа заслуживает выделения в особую научно-исследовательскую программу (про-ект) на общегосударственном уровне.
-----
*1 См.: Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования. - НТИ, 1996, № 8, С. 2-3.
В России все большее распространение получает информационный менеджмент. Формально этот термин является “калькой” с англоязычного термина “управление информацией”. Фактически его использование предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного (информационного) обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента, включая методики оргпроектирования в современных российских организациях к настоящему времени уже созданы. Надо суметь эффективно воспользоваться ими.
Список источников и литературы
Основные декреты и постановления советского правительства по архивному делу. 1918-1982 гг. / Главархив СССР. - М., 1985. - 77 с.
Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации.
Федеральный закон от 20.02.95 N 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” // Собрание законодательства РФ. - 1995. - № 8. - Ст. 609.
Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники: Утв. пост. ГКНТ от 20 апреля 1981 г. N 100 // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. - 1981. - № 9. - С. 3-9.
Вся компьютерная Москва: Справочник. - М.: 1994.
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997. - III, 19 с. - Группа Т54.
Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1991. - 76 с.
Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации. М., 1995.
Информационный менеджмент в современных управленческих структурах. Методические рекомендации. М., 1996. - 48 с.
Основные правила работы ведомственных архивов / Главархив СССР. - М., 1988. - 173 с.
Основные правила работы государственных архивов СССР / Главархив СССР. - М., 1984. - 239 с.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения / Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1989. - 268 с.
Резолюции 2-й Всесоюзной конференции по НОТ (10-16 марта 1924 года). - М., 1924.
Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1-2 / Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1982-1988.
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации / Росархив. - М., 1994. - 55 с.
Адамецки К. О науке организации. - М.: Экономика, 1972.
Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: АО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1996. - 222 с.
Андрющенко М.Д. Графические средства рационализации управленческого труда. - М.: Экономика, 1968.
Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе // Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 16-22.
Боумен У. Графическое представление информации. - М.: Мир, 1971. - 228 с.
Бызов Л.А. Графический метод учета производства. - М., 1938.
Бызов Л.А. Классификационные и организационные (структурные) схемы // Техника управления. - 1927. - № 3. - С. 25-32.
Бызов Л.А. Методы графических изображений. - М.; Л., 1930.
Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник. - М.: Изд-во МГУ, 1995.
Вяткин В.Н. Графический инструмент организационного проектирования. - М.: Экономика, 1978.
Гант Г.Л. Организация труда. - М., 1923.
Гиляревский Р.С., Залаев Г.С., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информатика: наука, технология, деятельность. - М.: ВИНИТИ, 1998. - 220 с.
Глушков В.М. Основы безбумажной информатики. - 2-е изд., испр. - М.: Наука, 1987. - 552 с.
Громов Г.Р. Очерки информационной технологии. - М.: ИнфоАрт, 1993. - 336 с.
Дейнеко О.А. Графические методы в управлении производством. - М., 1966.
Дейнеко О.А. Современный организатор производства. - М.: Экономика, 1984.
DOCFLOW'98. IV отраслевая конференция-выставка: Тезисы конференции. - М., 1998.
Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Высш. шк., 1983. - 352 с.
Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Третий Рим, 1997. - 357 с.
Жукова М.П. Некоторые аспекты теории ценности документов на современном этапе // Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе / ВНИИДАД. - М., 1995. С. 115-117.
Золотых И. Обзор компьютерных систем автоматизации делопроизводства и документооборота // Информационные технологии. - 1997, № 2, С. 2-7.