Управление документацией (стр. 5 из 28)
Совершенно иная ситуация по сравнению с предыдущим десятилетием сложилась на рынке информационной техники и технологий, программного обеспечения, канцелярских товаров и оборудования офисов. Этот рынок дает возможность приобретать любые современные информационные системы и технологии. В связи с этим идет бурное насыщение государственных и других организаций компьютерной и копировальной техникой, современными средствами связи, включая электронные сети, электронную почту и т. д. Грамотное использование этих технико-технологических новшеств по нашему мнению, должно опираться на строго выверенные рекомендации экспертов. Особенно важно это для государственных организаций, которые должны использовать сопрягаемые технические устройства и технологии на единой методологической базе.
Разработка новых подходов к организации управления документацией обуславливается и развитием политических, экономических, торговых связей России с внешним миром, способствующих ее вхождению в мировое информационное пространство. В этих условиях российские организации встают перед необходимостью придерживаться международных стандартов в области обмена информацией.
Важнейшим фактором, который может обеспечить успех реализации программы создания системы документационного обеспечения управления, отвечающей требованиям сегодняшнего дня, является наличие в стране специального научно-исследовательского центра по документоведению - ВНИИДАД. Немаловажным является и то обстоятельство, что в стране налажена подготовка специалистов в области управления документацией любой квалификации. В России насчитывается не менее десяти высших учебных заведений *1 , ведущих подготовку специалистов по документоведению, множество средних учебных заведений и учебных центров (в том числе негосударственных), которые заняты в этой сфере обучения.
-----
*1 Российский государственный гуманитарный университет, Государственная академия управления, Университет в г. Екатеринбурге и др.
Однако реализация рассмотренных выше предпосылок в основном организационного характера не может принести искомого результата, если мы не поставим вопрос о том, какой по содержанию должна быть современная система управления документацией в организации? Ответить на этот вопрос мы постараемся в последующих разделах работы.
Глава 2. Информация как ресурс управления
2.1. Организации в информационной среде
В современном мире действуют разнообразные организации. Под организацией мы понимаем группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей *1.
-----
*1 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992, С. 31
Организации и их функции могут быть классифицированы на основе различных принципов по: виду и характеру хозяйственной деятельности; правовому положению; характеру собственности; сферам деятельности; принадлежности капитала; численности работающего персонала; стилю управления и т. д. Вместе с тем, следует отметить, что, несмотря на внешние различия, в деятельности организаций просматриваются общие черты, сходные формы, методы и технологии работы.
Большая часть организаций представляет собой открытую систему, целостную, состоящую из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Организации имеют внутреннюю среду и внешнюю среду.
Внутренняя среда организации характеризуется внутренними переменными, которые в основном являются результатом управленческих решений. Это - цели, структура, задачи, технологии и люди (рис. 2.1) *1.
-----
*1 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992, С. 89
Рис. 2.1. Внутренняя среда организации - взаимосвязи
Цели есть конкретные конечные состояния или желаемые результаты, которых стремится добиться группа, работая вместе. Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.
Задачи - это работа, или ее часть, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в оговоренные сроки. Задачи организации делятся на три категории: работа с людьми; предметами (машинами, сырьем, инструментами) и информацией.
Технология - это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях. Эти преобразования, достижение целей достигается руководством организации через других людей. Люди являются центральным фактором в любой модели социально-экономического управления.
Рис. 2.2. Среда прямого и косвенного воздействия
Не меньшее значение имеют коммуникации и вопросы информационно-документационного обеспечения функционирования организаций.
Все организации в процессе деятельности взаимодействуют с окружающим миром - внешней средой, которая в той или иной степени оказывает влияние на организации.
Внешняя информационная среда организации делится на среду прямого воздействия и косвенного воздействия. Ее графическая интерпретация представлена на рис. 2.2 *1.
-----
*1 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992, С. 114.
Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью - (скоростью изменения различных компонентов и факторов в окружении организации) и неопределенностью. Причем для разных функциональных зон скорости изменения, как и объем факторов внешней среды не являются одинаковыми. Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного факта, а также степенью уверенности в качестве этой информации. Качество принимаемых решений напрямую связано со степенью неопределенности внешнего окружения. Однако, определить ресурсы, релевантно обеспечивающие деятельность организации - чрезвычайно сложная задача, особенно в современном информационном обществе.
Количество информации во внешней среде организации неуклонно увеличивается в объеме. Это связано как с ростом объема научных знаний, так и с развитием средств коммуникаций. К примеру, в 1990 г. каждый день в мире появлялось около 10 тысяч научных статей *1 . Однако продуктивность ученых и освоение практиками произведенных ими знаний значительно расходятся друг с другом. Известно, американским ученым до 1988 года удалось использовать лишь 1% магнитных пленок, на которых была записана информация об изучении планет солнечной системы, а программа исследований стоила многие миллиарды долларов *2.
-----
*1 Nefiodow L.A. Der funfte Kondratieff. - Wiesbaden, 1991, С. 55.
*2 Там же, С. 57.
В мире наблюдается гигантский рост рынка информационной техники и информационных технологий. По оценкам специалистов, к 1990 г. производство информационной техники оценивалось в 800 млрд. долларов США. Расчеты показывают, что эта отрасль до конца столетия увеличивает производство техники ежегодно на 10%. Рынок информационных услуг в 1986 г. оценивался в 1800 млрд. долларов США, в том числе для административной (управленческой) деятельности - 400 млрд. долларов *1 .