----
*1 Nefiodow L.A. Der funfte Kondratieff. - Wiesbaden, 1991, С. 64-67, 77.
Мы привели эти данные для того, чтобы показать сложности, возникающие вследствие научно-технического прогресса, для персонала организаций в его попытках оценить и отобрать необходимую для управления информацию. Учитывая разнообразие организаций, правильно будет сказать, что информационная модель управления должна разрабатываться для конкретной организации; и по-видимому, она будет представлять собой “уникальный индивидуальный, динамический портрет”, отражающий ее внутреннюю и внешнюю среду в процессе функционирования для достижения стратегических целей организации.
2.2. Информационные ресурсы организаций
Как было сказано выше, одним из основных ресурсов управленческой деятельности организаций является информационный ресурс. Согласно федеральному закону “Об информации, информатизации и защите информации” под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах) *1.
-----
*1 Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-фз “Об информации, информатизации и защите информации”. - Собрание законодательства РФ, 1995, № 8, ст. 609.
По этому закону, обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации. Порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи определенных объектов, связи между управляющей и управляемой подсистемами, между управленческими звеньями. Общеизвестно, что информация, используемая для целей управления, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов.
Остановимся на характеристике некоторых признаков классификации и их значении при изучении роли информации в управлении.
По сроку службы информация подразделяется на постоянную и переменную. Под постоянной понимается информация, которая для данной организации остается стабильной длительное время (нормативы, ГОСТы, типовые технологические процессы). К переменной относится информация, периодически меняющая свое содержание (производственная программа, рабочее задание и т. д.).
Информация, бывает первичной и производной. К производной информации относятся различные виды сводной, расчетной, отчетной, статистической документации (сводные планы, отчеты и т. п.). Основное увеличение объема информации в организациях происходит, главным образом, за счет производной информации. Производная информация приобретает ценность лишь в том случае, если она представляет собой не механически воспроизведенную, а логически обработанную первичную информацию.
Различается также систематизированная и несистематизированная информация. Под систематизированной принято понимать информацию, унифицированную по составу показателей, адресам, периодичности и срокам передачи, формам представления. Несистематизированная информация не регламентирована по этим характеристикам полностью или частично. Обычно это информация, поступающая эпизодически.
По форме отражения информацию можно подразделить на визуальную (в виде текстов, графиков, таблиц, табло), аудиоинформацию, аудиовизуальную.
По форме представления можно выделить цифровую, буквенную и кодированную информацию, а также текстовую и графическую (чертежи, диаграммы, схемы, графики и т. д.).
По направлению движения информация подразделяется на входную и выходную (входящую и исходящую). Входящая информация состоит из внешней, получаемой из других организаций, и внутренней, возникающей в процессе взаимодействия структурных частей организации. Исходящая информация также подразделяется на внешнюю, направляемую в виде документов другим организациям, и внутреннюю, предназначенную для регулирования работы сотрудников организации.
Данные характеристики приобретают особую ценность при формировании информационного ресурса организации и организации его хранения и использования.
Важнейшим индикатором полноты и качества (мерой соответствия информационных ресурсов потребностям организаций и мерой доступности информационных ресурсов конкретному пользователю) информационных ресурсов являются неудовлетворенные запросы пользователей. Неудовлетворение информационных потребностей свидетельствует о:
- неполноте комплектования информационного ресурса;·
- отсутствии требуемой информации об объектах;
- “запаздывании” поступления требуемых информационных ресурсов;
- неизученности конкретной проблемной области;
- рассогласовании между уровнем профессиональной подготовки персонала, создающего информацию, и персонала, использующего ее (или об отсутствии персонала, способного воспринять имеющуюся информацию);
- неразвитости коммуникационной сети между различными источниками информационных ресурсов;
- cуществовании системы различных видов ограничений на допуск к информационнным ресурсам и их использование;
- неактуальности накопленных ресурсов, вызванной изменением проблемной направленности пользовательских задач, засорением системы “дефектной” информацией;
- отсутствии эффективных методов слежения за качеством информационных ресурсов;
- отсутствии эффективных структур, обеспечивающих доступ к имеющимся ресурсам;
- стремлении определенных групп “владельцев” информации к монопольному владению конкретной информационной “собственностью”;
- наличии других факторов, затрудняющих принятие эффективных решений.
Несмотря на повсеместное применение термина “информационные ресурсы”, в науке до настоящего времени не сложилось четкого представления о содержании этого понятия. Об этом свидетельствует, в частности, исследование, выполненное немецким ученым Г. Вольфрамом, который свел в таблицу представления десяти различных авторов об информационных ресурсах (рис. 2.3).
| Ресурсы | |||
| Авторы | Информация | Информационные технологии | Кадры, занимающиеся информацией |
| Mehra | * | *** | * |
| Black и др. | * | *** | * |
| Kettinger | *** | *** | * |
| Gruber/Sonnemam | *** | *** | * |
| Wood | ** | ** | * |
| Friedlander | ** | *** | * |
| Venkatakrisman | *** | ** | *** |
| Schneyman | ** | *** | *** |
| Horton | *** | *** | *** |
| Horton/Marchand | *** | *** | *** |
*** - относится полностью к информационным ресурсам
** - частично относится к информационным ресурсам
* - не относится к информационным ресурсам
Рис. 2.3. Представление об информационных ресурсах*1
-----
*1 Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbanch-Koln, 1990, C. 35.
Несмотря на отсутствие общепринятого и однозначного определения, можно заключить, что информационные ресурсы включают в себя собственно информацию, а также информационные технологии и персонал, занятый обработкой информации (специалисты по информационным технологиям, документоведы, архивисты и т. д.).
Информационные ресурсы отмечаются особенностью, которую Г.Т. Артамонов называет законом “неистребимости”, согласно которому “информация не исчезает при ее потреблении или использовании в качестве предмета труда и не амортизируется при ее использовании в качестве средства труда”. Существенно важным является и другое замечание того же автора, что “в процессе общественного информационного производства происходит не просто обмен копиями некоторой информации, а сложное преобразование ее в принципиально новую информацию, новый информационный продукт”*1. Эти замечания существенно важны для построения системы управления информационными ресурсами в организациях, для создания информационной инфраструктуры организаций.
-----
*1 Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовка к книге). - Научно-техническая информация. Серия 1, 1998, № 1, С. 32.
2.3. Информационная инфраструктура организации
Информационная инфраструктура организации возникает как специальная система жизнеобеспечения, которая предлагает пользователям информации соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет информация. Прочими ее элементами являются “информационная технология” и “информационный персонал”.
Информационные ресурсы в структуре организации используются на различных аналитических уровнях (от руководителя до исполнителя). Управленческая деятельность направляется преимущественно овеществленными знаниями в виде разного рода документов, книг или записей данных, предоставляемыми соответствующими подразделениями, такими, как канцелярия, архив, библиотека, центр обработки данных (информационный центр) и т. п.
Человек в информационной среде организации должен занимать центральное место. Он является ее деятельностным, системообразующим, самосовершествующимся звеном. Поэтому процесс формирования информационной инфраструктуры организации должен учитывать индивидуальные информационные потребности сотрудников. При реализации человекоориентированного подхода процесс формирования информационной инфраструктуры организации должен строиться на системе информационных моделей рабочих мест сотрудников организации с последующим их включением в систему менеджмента персонала. Такой подход может быть реализован с помощью концепции социотехнических систем, которая может быть применена к синтезу информационной инфраструктуры организации*1. Особенно важно в этой связи отметить роль руководителя. Прогрессивный руководитель может обеспечить интеграцию организации в информационное общество. Он не видит угрозы в дальнейшем развитии информационной техники и в возникновении информационной индустрии ни для своей организации, ни для своей деятельности, а, напротив, оценивает их как шанс для роста и совершенствования. Он мыслит и действует, исходя из убеждения, что информация (также как персонал и средства производства) является ценным источником, который необходимо культивировать и развивать в соответствии со спецификой организации*2.
-----
*1 Wersig G. Organisation-Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos organisieren. - FBO Verlag, 1989, С. 72-73.
*2 См. Хендрик Х. Эргономика в организационном проектировании и управлении. - Проблемы теории и практики управления. 1993, № 4, С. 106.