Управление документацией (стр. 9 из 28)

Й. Хентце и А. Хайнеке определяют информационный менеджмент как совокупность правил, технических средств и систем, которые определяют информационную и коммуникационную структуру предприятия. По их мнению, ИМ должен охватывать систематическое планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, а также коммуникации внутри предприятия с целью улучшения его работы. При этом предполагается целенаправленное использование информации как ресурса*1. Авторы этого определения расширяют понятие ИМ, вводя в него структурно-функциональные элементы.

-----
*1 Хентце Й., Хайнеке А. Содержание и задачи информационного менеджмента на предприятии. - Проблемы теории и практики управления. 1995, № 4, С. 48-49.

Американский специалист Моника Аттинджер вводит понятие интегрированного информационного менеджмента, который подразумевает создание такой информационной структуры, где все “частички” информации должны быть хорошо подогнаны друг к другу, и где обеспечивается необходимый уровень совпадения и соответствие всех информационных компонентов*1. В этом определении автор выделяет интегрирующую роль ИМ в работе с информацией.

-----
*1 Cм.: Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. - Records Management Qnarterly. - 1993, Iuly. Vol. 27, № 3, - P. 12-16, 30-31.

Г. Вольфрам рассматривает информационный менеджмент как вспомогательную функцию управления в бизнесе (ориентированную на ресурсы функцию предприятия), относя к его содержанию задачи предоставления информации и разработки информационных систем в области научно-технической информации, а также планирование, управление и контроль за обработкой информации на предприятии*1.

-----
*1 Wolfram G. Указ. соч., С. 16-18.

В солидном немецком учебнике “Основы практической информации и документации” информационному менеджменту посвящена специальная глава, написанная известным специалистом в этой области Э. Фогель. Она вводит понятие менеджмента информационных ресурсов как синоним информационного менеджмента*1. И указывает, что главная задача, решаемая информационным менеджментом - это координация обработки информации*2.

-----
*1 Grundlagen... Указ. соч., С. 900.

*2 Grundlagen... Указ. соч., С. 907.

Далее Э.Фогель отмечает, что, во-первых, координация необходима для приведения в соответствие внутреннего спроса информационных ресурсов с их предложением извне. Во-вторых, требуется обеспечить унификацию основных характеристик процессов снабжения информацией различных подразделений организации в той степени, пока она не начнет оказывать негативное воздействие на деятельность структурных подразделений. Такая унификация упрощает использование ресурсов и управление ими, одновременно сокращая расходы на обработку информации. В третьих, необходимо согласование друг с другом различных типов информационных ресурсов с целью оптимизации технологий обработки и использования информации в каждом отдельном случае. В-четвертых, важно, чтобы использование информации было выгодно с экономической точки зрения, а также с точки зрения оценки успеха жизнедеятельности организации*1.

-----
*1 Grundlagen... Указ. соч., С. 907-909.

Представленная выше концепция информационного менеджмента представляется весьма интересной и подробной, комплексно охватывающей все сущностные характеристики исследуемой проблемы.

Остановимся на анализе еще одного определения информационного менеджмента также немецкого ученого Й. Хергета, профессора Университета Констанца. Й. Хергет понимает информационный менеджмент как эффективное и действенное формирование информационной структуры в организациях. Аспект формирования охватывает планирование, реализацию, контролирование информационных процессов и тем самым понимается как ориентированный процесс*1. Информационный менеджмент должен быть ориентирован на эффективность и результативность управленческой деятельности. Управление информацией должно быть экономичным, то есть прибыль должна превосходить расходы.

-----
*1 Herget I. Konzeption des Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informationsspezialisten fur Europa. Proceedings. Konstanz, 1990, С. 166.

По Й. Хергету, центральным пунктом ИМ является постулат, что информацию следует рассматривать как один из важнейших ресурсов предпринимательской деятельности. Информация представляет собой важнейший хозяйственный ресурс, фактор производства и решающий фактор конкурентоспособности и требует осмысленной и целенаправленной координации. Информационный менеджмент превращается в важную и центральную предпринимательскую задачу и представляет собой существенный фактор успеха предпринимательской деятельности. Этот взгляд существенно отличается от хозяйственно-информационного. Он базируется не на преимущественном рассмотрении потенциала поддержки современных информационных и коммуникационных технологий для организационного разрешения этих процессов. В основе всей рассматриваемой концепции лежит прежде всего получения необходимой для этих процессов информации, подготовка полученной информации и условия использования и анализа информации, ее применения, а также накопление и управление информацией. Выполнение этого комплекса задач, естественно, невозможно даже представить без применения информационных и коммуникационных технологий.

Короче, комплекс этих задач может быть дифференцирован на процесс переработки информации (генерирование необходимых информационных процессов), обработки информации (использование информации для принятия решений) и управление информацией (организация информационных ресурсов).

Развивая дальше свои мысли, в другой работе Й. Хергет указывает, что суть информационного менеджмента состоит в том, что предпринимательская информационная инфраструктура должна координироваться с помощью решения следующих трех принципиального значения комплексных задач информационного менеджмента:

- формирование (построение информационных систем - человек, информационные ресурсы, информационные и коммуникационные технологии);

- руководство (управление информационными процессами);

- развитие (перманентная способность адаптации информационных систем к меняющейся окружающей среде).

Цель ИМ - оптимально поддержать деловые процессы предпринимательской стратегии и тем самым обеспечить ее конкурентоспособность*1.

-----
*1 См.: Nachrichten fur Dokumentation. 1995, № 1, С. 25-32.

Й. Хергет отмечает, что область информационного менеджмента включает в себя несколько составляющих: информацию, информационные и коммуникационные технологии, индивидуальных потребителей информации, организации и окружающую среду. Их интеграция посредством информационных систем и технологий и является основной задачей информационного менеджмента.

Подытоживая анализ определений информационного менеджмента, можно заключить, что пока еще не сложилась цельная и всеобъемлющая теория вопроса. Однако можно сказать, что информационный менеджмент, как новая методология имеет фундаментальное значение для организаций и в качестве метаконцепции обладает значительным интегрирующим потенциалом.

Концепция информационного менеджмента объединяет следующие подходы:

- экономический подход, рассматривающий вопросы привлечения новой информации, исходя из соображений полезности и финансовых затрат;

- аналитический подход, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях;

- организационный подход, рассматривающий информационные технологии в их влиянии на организационные аспекты;

- системный подход, рассматривающий обработку информации исходя из целостного, системно ориентированного, всеохватывающего процесса обработки информации в организации и уделяющий особое внимание оптимизации коммуникационных каналов, информации, материальных средств, методов работы и затрат.

Как видим, существуют различные интерпретации понятия “информационный менеджмент”. Иногда в нем видят синоним внутриорганизационного управления обработкой данных. В других случаях он отождествляется с коммуникационными и информационными процессами организации, что связано с более широкой трактовкой информации как ресурса - самостоятельного фактора производства, лежащего в основе процесса принятия решений. Тем не менее, можно сделать вывод, что с позиций системного подхода информационный менеджмент охватывает планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, а также коммуникации внутри организации с целью улучшения ее работы (рис. 3.2). Информационный менеджмент касается всех функций управления современных организаций, а также связующих процессов коммуникации и принятия решений.

Рис. 3.2. Сфера деятельности менеджментаинформационных ресурсов

Информационный менеджмент предлагает общую методологию работы с информацией в управленческих структурах. Учитывая, тот факт, что основным носителем информации в управлении является документ, можно сделать вывод о том, что методология информационного менеджмента в полной мере применима к управлению документацией в организациях.

3.3. От информационного менеджмента - к менеджменту знаний

Исходным пунктом для исследования проблем информационного менеджмента является модель обработки информации в организации (см. рис. 3.3). Главное в этой модели - разграничение знаний и информации. Информация только тогда становится знаниями, когда относится к определенной проблемной ситуации и способствует преодолению неуверенности, неизвестности. Уменьшение неизвестности может происходить по-разному. Иногда для уменьшения неизвестности достаточно отождествления знаний, как относящихся к определенной проблеме. Иногда для этого необходимы индивидуальные или групповые мыслительные процессы, которые обобщают и видоизменяют знания для решения определенной проблемы. У индивидуума должна иметься готовность и способность искать знания, относящиеся к проблеме, и использовать их для принятия соответствующих решений. Организационные условия также оказывают влияние на процесс подготовки информации. Подготовленная информация, то есть избирательно отобранная, оцененная и нацеленная на определенную ситуацию, должна быть ориентирована на реальную проблему.