Содержание
Ведение.................................................................................................................................2
1 Общая характеристика информационной системы «Евфрат-документооборот»......3
2 Область применения и приемущества............................................................................4
3 Заключение......................................................................................................................11
4 Список используемой литературы................................................................................12
1
Введение
Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Автоматизированная информационная система не всегда функционирует самостоятельно. Она может входить в качестве компонента (подсистемы) в более сложную систему, такую, например, как система управления торговой компанией, или система управления производством. Информационные системы уже многие десятки и даже сотни лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и/или коллекций бумажных документов. Однако в таких системах отсутствует какая-либо автоматизация обработки данных. Они позволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений. Приведенное выше определение охватывает информационные системы всех видов, в частности фактографические системы, которые основаны на технологиях баз данных и оперируют структурированными данными, системы текстового поиска, оперирующие документами на естественных языках, глобальную гипермедийную информационную систему Web и др. По этой причине в определении используется обобщенный термин информационные ресурсы. Частными его случаями являются данные для систем баз данных, документы для систем текстового поиска, HTML-страницы или ХМL-документы для Web и т.д. Информационные системы различных видов, широко применяются в современных офисах. Бухгалтер или делопроизводитель, менеджер или работник кадровой службы — у каждого из них может быть своя информационная система, которая поможет оптимимзировать трудовой процесс в целом и сократить временные затраты на выполнение рутинных операций. Спектр возможностей информационных систем разнообразен, они функционирут в различных сферах деятельности организаций. Рассмотрим подробнее информационную систему «Ефрат».
2
1 Общая характеристика информационной системы «Евфрат-документооборот».
Разработчик: Cognitive Technolodies
Адрес в Интернет: http://www.cognitive.ru/products/euphrates/
Размер: 30-50 Мбайт (версия 2000)
Платформы: Win9x, Win2K/XP
Язык: RUS
Статус: Commercial
Цена: 200 долл. (SOHO). 200долл. (Office)
«ЕВФРАТ-Документооборот» — первое в России решение корпоративного уровня в сфере автоматизации документооборота, совмещающее в себе отлаженность и готовность к внедрению коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает, что, с одной стороны, система «ЕВФРАТ-Документооборот» готова к быстрому вводу в эксплуатацию и обеспечивает, соответственно, быструю отдачу от инвестиций в СЭД, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения: Полнота комплекта поставки
· Отлаженность и стабильность работы
· Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут)
· Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге
· Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения
3
· Низкая стоимость владения системой
Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как проектного решения:
· Встроенные инструменты настройки и адаптации системы без программирования
· («Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов» и др.);
· Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия
· Возможность создания индивидуальных конфигураций системы и специализированных
· рабочих мест под требования заказчика.
2 Область применения и приемущества.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:
· создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
· проектирование типовых маршрутов движения документов.
Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:
· разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
· криптографического шифрования;
4
· протоколирования действий пользователей в системе.
Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:
· прием и регистрацию писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»;
· рассылку документов, переписку между пользователями и группами пользователей системы при помощи встроенной почтовой службы;
· отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;
· доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
Поддержка территориально-распределённой работы в системе обеспечивает:
· создание единого пространства управления распределенной структурой;
· сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.
Развитые средства адаптации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.
· «Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации и учете документов в системе;
· «Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации;
· «Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.
Гибкие возможности администрирования системы обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших
5
производственных ресурсов:
· организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;
· работа Сервер «ЕВФРАТ-Документооборот» как сервиса;
· экспорт и импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;
· администрирование хранилища форм документов.
Уникальной особенностью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» является входящая в комплект поставки встроенная СУБД Ника, поэтому система не требует дополнительных вложений в приобретение лицензий и поддержку сторонней базы данных. «ЕВФРАТ-Документооборот» не требует особых условий установки и эксплуатации, не нуждается в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков («Генератор отчетов», «Модуль морфологии» и др.). Гибкость и простота настройки позволяют пользователям с помощью средств адаптации и встроенного инструментария своевременно модернизировать систему в зависимости от изменений российского законодательства и деловой практики. Одним из приемуществ являются минимальные требования к клиентской части системы «ЕВФРАТ-Документооборот», необходимые для ее нормального функционирования:
· Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III;
· 256 Mb оперативной памяти;
· от 180 Mb свободного дискового пространства;
· Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista с поддержкой русского языка;
· Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше;
· Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.
Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части:
6
· Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium IV;
· 1 Gb оперативной памяти;
· 15 Gb свободного дискового пространства;
· Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддержкой русского языка;
· Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше;
· Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо наличие протокола POP3.
Рабочее место пользователя в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» организовано так, что вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется сотрудникам в главном окне при загрузке системы. Подобный бизнес-ориентированный интерфейс обеспечивает удобную навигацию по документам и поручениям и позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций. В системе реализована структура пользовательских и общих папок. Общие папки — номенклатура дел организации — настраиваются администратором системы или пользователем, имеющим права администратора документооборота. Личные папки предназначены для использования только на рабочем месте пользователя и позволяют обеспечить сотрудникам удобную работу с необходимой им информацией. Электронный документ в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» представляет собой совокупность карточки (формы) с описывающими документ реквизитами, прикреплённых файлов, связок с другими документами и контрольной информации. Система позволяет регистрировать новые документы, изменять и удалять существующие. При регистрации документов ведётся контроль заполнения полей регистрационной карточки и автоматический контроль дублирования документов. Регистрировать новые документы можно также на основе существующих, что сокращает время регистрации однотипных документов.
В системе имеется возможность задавать маршрут прохождения документа среди исполнителей и согласующих. Сотрудник может выбрать типовой маршрут из списка заранее созданных или составить новый маршрут, указав для него необходимые условия и его участников. При этом поддерживается параллельна