Организация делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях (стр. 2 из 5)

Комиссия, проводившая ревизию и реорганизацию архива в то время, разделила все книги, составлявшие его фонд, на две группы. В первую вошли книги главной канцелярии, которым были присвоены порядковые номера с 1 по 297, во вторую - книги вице-канцелярии, получившие в качестве номеров буквы латинского алфавита от А до U. Такое деление книг было закреплено в реестре, составленном в 1747 году. Косвенным подтверждением разделение канцелярии на два подразделения является и реестр 1623 года, составленный Львом Сапегой при передаче должности канцлера своему преемнику Альбрехту Станиславу Радзивиллу.

Разделение канцелярии на два структурных подразделения в организационном плане сводилось скорее к распределению книг между канцлером и подканцлером в процессе их ведения. По поручению печатаря документ изготавливался любым из находившихся при нем писарей, скреплялся печатью и вписывался дьяком именно в ту книгу, которая всегда была при этом печатаре и им хранилась. В одни книги записывались копии документов, создававшихся по распоряжению канцлера, а в другие -подканцлера. Не случайно в книгах вице-канцелярии встречаются копии документов, подписанных лично подканцлером, но никогда - канцлером. Очевидно, что само ведение той или иной книги продолжалось лишь в то время, когда канцлер или подканцлер присутствовал в канцелярии, выполняя свои непосредственные обязанности.

Канцлер и подканцлер являлись хранителями не только тех книг, которые велись при них, но и вообще всех книг, сформированных при этих должностях. Разделение книг на подканцлерские и канцлерские существовало уже при первом подканцлере Остафии Воловиче, хотя все книги за время его пребывания в этой должности попали в число книг главной канцелярии.

С этого же времени, очевидно, книги хранились отдельно: одни в заведывании канцлера, другие - подканцлера. Об этом свидетельствует не только содержание реестра 1623 года, в котором указаны только книги главной канцелярии, но и то, что не позднее 30-х годов XVII столетия при каждой из групп книг состоял свой метрикант - регенты большей и меньшей канцелярий, в обязанности которых входило обеспечение сохранности книг, подготовка и выдача выписок из них. Распределение книг между канцлером и подканцлером настолько прочно вошло в практику, что считалось нормальным явлением для печатаря иметь их в своем распоряжении не только в канцелярии, но даже дома. Разделение канцелярии на главную и меньшую было связано с особенностями ведения и хранения канцлерских и подканцлерских книг, но никак не с организационным разделением канцелярии. Это необходимо учитывать, говоря о структурном делении государственной канцелярии на большую и меньшую [6, c. 55-56].

Система государственного делопроизводства начала складываться с середины XV в.

Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, ему подчинялись дьяки и поддъячии. В приказной избе хранилась государственная печать, денежные суммы и велось делопроизводство.

В XIX нач. XX веке сформировалась новая система управления -министерская. Она основана на принципе единоначалия. Первыми министерствами были военно-морские силы, иностранные дела, внутренние дела, коммерции, финансы народного просвещения, юстиции. Каждый министр должен был создать канцелярию и назначить помощника.

В это время и появляются реквизиты: ссылка на поступивший документ и адресат.

Октябрьская революция 1917 года координально изменила государственный аппарат. Для работы в соответствующих учреждениях были привлечены солдаты, не имеющие специального образования. Тем не менее в 20-е гг. организуется исследование в области управления и делопроизводства, выходят наиболее важные нормативно-методические документы в сфере ДОУ. Наиболее интересные разработки проблем велись по следующим направлениям: способы регистрации документов, документооборот учреждений, контроль исполнения и хранения документов.

В 1941 г. собирается первое межотраслевое совещание по оргтехнике. Была разработана обширная программа совещания, но реализовать ее помешала Великая Отечественная Война.

Повышение интереса к разработке систем проблем управления относится к началу 60-гг. Первым важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г Постановление совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». В 66-гг. учреждение «Всесоюзный научный исследовательский институт документоведения и архивного дело. 70-80-гг. издаются ГОСТы на управления документами и общесоюзные классификаторы.

Компьютерные программы подготовки документов имели в своем составе комплекты шаблонов документов адаптированных на русском языке и полностью игнорирующие отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов [1, c. 19-22].

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

В XX в. административные структуры изменили свои наименования: департаменты на управления, столы на отделы. Значительно изменились функции руководителей и делопроизводственных служб в работе с документацией. Канцеляриям полностью оставлены только функции обработки всей поступающей и рассылаемой корреспонденции. Регистрация, контроль исполнения и хранение документов производится в других подразделениях, да и сама канцелярия не исполняет никаких срочных и обычных документов, отвечая только за информационно-методическое состояние работы с документами во всех подразделениях и подведомственных организациях.

В сложившейся отечественной практике руководителя максимально освобожден от личного исполнения или создания каких-либо документов. Руководитель контролирует работу сотрудников с документацией и удостоверяет (подпись, резолюция) практически все документы. Сотрудники по существующей традиции и правилам имеют право подписи только документов личного характера, объяснительных и докладных записок.

Наибольшему упрощению подвергалась система регистрации. Был провозглашен принцип однократной регистрации документов: централизованно или в структурных подразделениях (бухгалтерии, отделе статистики, юридическом и др.). Создание единой регистрационно-контрольной карточки и картотек позволило снизить затраты на регистрацию и избежать ее дублирования. Система регистрации документов методически основана на построении номенклатуры дел, с помощью которой достигается полный учет всех документов.

Внедрение новых информационных технологий в 80 - 90-е гг. привело к необходимости создания автоматизированных систем управления (АСУ) и подготовки Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). В настоящее время очень наглядно проявилось отставание системы документационного обеспечения в России от западных технологий делопроизводства (концепция «безбумажного офиса».) [1, c. 22-24].

Информационные связи предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

1. Деловые письма, соглашения, договоры;

2. Доклады, отчеты;

3. Телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы и т.п.

Устная связь осуществлялась при помощи:

1. Устных переговоров, совещаний;

2. Телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных);

3. Громкоговорящей связи, переговорных устройств и т.п.

Большая часть информации, используемой для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» на Руси обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяла процесс решения дела. В настоящее время значение этого термина изменилось. Делопроизводство теперь означает организацию информационного сопровождения дел, то есть ведение документации. Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства - информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

1. Создание документов, то есть фиксация их на каком-либо носителе;

2. Передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;

3. Регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

4. Систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.