Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий.
Программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе.
1. Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, оформления их с использованием фирменного стиля предприятия возможность многократного тиражирования созданных документов и многое другое.
Специальные программы-переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты.
2. Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена. Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.
3. Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпящих отлагательства.
4. Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых. Огромное количество типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора.
Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:
1. Оперативность в составлении и прохождении документа;
2. Высокое качество документа;
3. Оптимальность документооборота (целесообразность документов недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождение и т.п.)
4. Безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно. Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют
следующие организационные меры:
1. Оптимизация распределения обязанностей между управляющим персоналом;
2. Оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;
3. Организация компьютерных сетей и внедрение сетевых технологий;
4. Применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами [5, c. 32-34].
3. ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления и др.
Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.
Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и др.
При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), Достоинства этой формы делопроизводства заключается в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами. Такую форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет ленейно-функциональную организационную структуру.
При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием и отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формировании дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.
Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части.
Смешенная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства [4, c. 60-61].
4. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Документационное обеспечение управления в организации, как правило, осуществляется специальной службой, действующей на правах структурного подразделения.
В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления (ДОУ), работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.
В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ:
- управления делами;
- канцелярия;
- общей отдел;
Управление делами - это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. Создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отдельные и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др.
Канцелярия - это наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведений. В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.
Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных структурах власти (мэрия, префектуры, муниципалитеты). В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительное бюро, бюро машинописи и стенографии, архив.
Служба ДОУ осуществляет следующие функции:
1. Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;
2. Разработка и внедрение рациональных форм документов и организация работы с документами с учетом ведомственной специфики;
3. Контроль за соблюдением стандартов на документы;
4. Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям;
5. Регистрация документов и учетно-справочная работа;
6. Контроль исполнения документа;
7. Формирование, оформление, хранение дел и выдача их для использования;
8. Оформление, издание и рассылка документов;
9. Машинописное изготовление, копирование и размножение документов;
10. Организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации;
В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо, должностное лицо.
Служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам, по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства [3, c. 32; 7, c. 18-21].
5. РАЗРОБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ ДОУ
Важная задача в организации службы ДОУ - это разработка положения о службе ДОУ.
Положение - это правовой акт, устанавливающий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы органа управления, структурного подразделения, комиссии и др.
Положение о подразделении - это документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.
Положение определяет статус этой службы, отражает ее место в системе управления, раскрывает ее внутреннюю организацию. На основе Положения определяются штаты этой службы, закрепляемые в штатном расписании учреждения (предприятия), организуется его повседневная деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на нее задач и функций. Положение позволяет более полно и обоснованно оценивать результаты работы службы ДОУ.
Положение о службе ДОУ должно разрабатываться с учетом требований следующих нормативных и методических документов:
- Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитета и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13);