Организация делопроизводства и персональный менеджмент (стр. 2 из 3)
- создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;
- защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.
2. Отношения регулируемые Законом
Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:
- формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации;
- создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;
- защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.
3. Понятия закрепленные Законом.
Данный закон подробно раскрывает следующие понятия: информация, информатизация, документированная информация (документ), информационные процессы, информационная система, информационные ресурсы, информация о гражданах (персональные данные), конфиденциальная информация, средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий, собственник информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения, владелец информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения, пользователь (потребитель) информации.
4. Определяющий смысл Закона.
Законом определяется государственная политика в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации, и ее направлений
Закон определяет правовой режим информационных ресурсов, который включает в себя: порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах, категорию информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.
5. Сущностные аспекты Закона
5.1. Цифровая подпись
Согласно пункту 3 статьи 5 настоящего закона, юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
Для признания электронной цифровой подписи необходимо наличие в автоматизированных информационных системах сертифицированных программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдение установленного режима их использования.
5.2. Доступность информации
Пункт 2 статьи 6 Закона устанавливает, что физические и юридические лица являются собственниками тех документов, массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования.
Государственные и негосударственные организации, а также граждане имеют равные права на разработку и производство информационных систем, технологий и средств их обеспечения (п.2 ст.16).
5.3. Лицензирование отдельных видов деятельности связанных с обработкой информации
Закон решает вопрос повышения качества, надежности средств защиты информации от несанкционированного доступа, а также ответственности организаций, производящих такие средства, устанавливая лицензирование такой деятельности: организации, разрабатывающие и производящие такие средства, должны получить лицензию на этот вид деятельности (п.3 ст.19).
5.4. Право на защиту информации
Пункт 1 статьи 21 закона гласит, что защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу, и устанавливает режим защиты информации.
Контроль за соблюдением требований к защите информации и эксплуатацией специальных программно-технических средств защиты, а также обеспечение организационных мер защиты информационных систем, осуществляется органами государственной власти в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
5.5. Сертификация информационных систем
При обработке информации всегда существует угроза нанесения ущерба ее владельцу. Для снижения риска Закон предписывает использовать механизм сертификации информационных систем и средств защиты информации (ст.19), при этом ответственность за возникающий риск берет на себя орган сертификации. Эта ответственность может быть реализована в форме страхования или прямого возмещения понесенного ущерба.
Документ (от лат. Documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — материальный носитель, содержащий, выражающий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
В узком смысле, документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (рождение лица, получение образования, трудовой стаж). В исторической науке документом называется письменное свидетельство о чём-либо, чаще всего принадлежащие государственному аппарату или общественным организациям.
Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.
Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.
Функционирование современного общества вызывает создание значительного числа документов, в основном текстовых. Классификацией документов, определением способа их создания и обработки занимается документоведение.
Документы различают:
· По назначению - организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение), информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка)
· По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
· По способу изготовления — рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
· По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
· По способу представления — электронный, на бумажных носителях
· По месту издания — внутренние, внешние
· По направлению отправки — входящие, исходящие
· По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
· По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
· По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.
Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).
По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.
3. Приведите схему работы с документами. Укажите используемые реквизиты
Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, с момента их получения или создания до завершения исполнения или представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации отправки за пределы предприятия называется документооборотом. Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие);
2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).
По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:
1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на рисунок 2 «Распределение потока входящих документов».
Рис. 2 Распределение потока входящих документов
2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
3. документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)
Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).