Исполнение
Рис. 1 Процесс делегирования полномочий
Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появляется в XVIII в. сначала именно как должность личного секретаря императора.
Возрастание роли руководителя в современных условиях заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в системе управления организацией. От качества работы секретаря во многом зависит эффективность работы руководителя. Квалифицированный секретарь помогает шефу сберечь 2-3 часа рабочего времени ежедневно.
В обязанности секретаря входит выполнение работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документальной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и др.
Условно обязанности секретаря можно разделить на:
- работу с документами (информационно-документальное обслуживание) - составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела, стенографирование и т.д.
- организационную работу (бездокументное обслуживание) - подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание и т.д., на которую секретарь затрачивает 55-60 % рабочего времени.
Работа секретаря требует от него деликатности в работе с людьми: аккуратности, четкости, собранности в работе с документами, умения сработаться с руководителем и сотрудниками. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя, - важные факторы успеха в работе.
Началом совместной работы руководителя и секретаря должна быть вводная беседа-инструктаж. Во время этой беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном для него стиле, личных привычках, а также сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять секретарю.
Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможно только при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлении добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.
Чтобы взаимоотношения «руководитель-секретарь» успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, личностные особенности руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, приема телефонограмм, теефонные переговоры, время ухода с работы.
Существуют так называемые Заповеди работы руководителя с секретарем.
Первая. Только зная ваши цели, секретарь может ясно представить позитивные задачи собственной работы и оказывать вам существенную помощь.
Вторая. Позаботьтесь о том, чтобы ваш рабочий график оставлял время в течение дня, когда у секретаря нет заданий, чтобы совместно ликвидировать нерешенные вопросы.
Третья. Не заставляйте секретаря говорить неправду, когда вы ушли и не сообщили, где Вы будете и когда вернетесь.
Четвертая. Помните, что секретарь - ваш коллега по работе и ему, как и вам, дано право на критику.
Пятая. Постоянно информируйте секретаря о своих делах, чтобы он мог хорошо помогать вам.
Шестая. Умейте признавать свои ошибки и приносить извинения, когда Вы не правы.
Седьмая. Полагайтесь на пунктуальность секретаря, его высокие качества.
Для того чтобы взаимодействие секретаря с руководителем было наиболее эффективным, секретарь должен правильно планировать свое рабочее время. Секретарь должен следить за тем, чтобы начальник ничего не забыл, обращая его внимание пометками на листе календаря, подчеркивая маркером важную запись в ежедневнике, оставляя записки с напоминанием. Он должен по возможности предусматривать основные потребности своего начальника и думать обо всех деталях.
Необходимо последовательно, но не навязчиво, воспитывать у руководителя потребность в планировании времени. Для реализации этой цели секретарь должен вести календарь - ежедневник руководителя. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия, строго контролировать их выполнение.
В работе с телефоном секретарь должен освободить руководителя от вызовов, к нему не адресованных, и тем самым способствовать рациональной организации руководителя. Принимая телефонный вызов, секретарь должен назвать организацию и себя, в корректной форме выяснить по какому вопросу звонит абонент и кто он, оценить актуальность и срочность разговора. Зная распределение должностных обязанностей в своей организации, секретарь правильно переадресует вызов работнику, компетентному в решении поставленного вопроса.
Также секретарь должен уметь правильно принимать телефонограммы. Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Прием посетителей - одна из важнейших функций секретаря. Он должен уметь встретить посетителя, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От приветливости секретаря, четкости и полноты ответов складывается первое представление о предприятии в целом.
Работая с информацией для руководителя, секретарь должен находить, обрабатывать нужную информацию, иногда готовить информационно-обзорные рефераты.
Поведение секретаря и эффективность его работы - пример для всех сотрудников. Он всегда должен быть чисто и опрятно одет, поскольку от этого зависит как его авторитет, так и авторитет его руководителя.
2. Понятие «документ». Классификация документов
Анализ ФЗ РФ № 249 «Об информации и информационных технологиях и защите информации»
1. Функции Закона.
Основные функции закона:
- регулирование отношений возникающих при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации;
Управленческая ответственность 