Ежедневные проверки наличия проводятся в конце рабочего дня всеми сотрудниками фирмы, работающими с конфиденциальными материалами. Квартальные и годовые проверки наличия осуществляются специально назначаемой комиссией. По результатам квартальной и годовой проверок составляется акт.
Любой вид проверки может быть закончен лишь после выявления фактического наличия всех документов, числящихся по учетным формам. Для проверки привлекаются только основные учетные формы - журналы регистрации и учетные карточки. Другие учетные формы (описи, перечни, реестры, акты, карточки учета разрешений и выдачи материалов и т. д.) носят вспомогательный информационный и оправдательный характер.
В процессе проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность традиционных и электронных документов, находящихся на исполнении у сотрудников фирмы и не подшитых в дела. Одновременно проверяется соблюдение сотрудниками установленного порядка работы с конфиденциальными материалами, их хранения, правильности ведения внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, своевременности и полноты ежедневной сдачи всех материалов секретарю-референту или в службу конфиденциальных документов (далее служба КД). Проверка ведется в присутствии самого сотрудника.
В процессе проведения годовой проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность всех традиционных и электронных документов, находящихся как на исполнении, так и исполненных, подшитых в дела, независимо от времени их поступления, получения или издания. Дела проверяются полистно.
Отсутствие конфиденциального документа, дела или носителя информации у сотрудника, которому они были выданы, считается утратой этих материалов. В подобном случае комиссия составляет соответствующий акт и немедленно докладывает об утрате первому руководителю фирмы для принятия решения. Акт составляется также в случае обнаружения в базе данных компьютера сотрудника или на дискете неучтенной или несанкционированной сохраненной копии электронного документа.
Не менее важной стадией обработки конфиденциальных документов является стадия уничтожения документов, в процессе которой может возникнуть опасность несанкционированного доступа к документам и делам, подлежащим уничтожению.
Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает в себя следующие процедуры:
- подготовку документов, дел и носителей информации к уничтожению;
- оформление акта на уничтожение;
- уничтожение документов по акту;
- уничтожение документов и носителей информации без составления акта.
Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:
- выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;
- получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) фирмы;
- систематизация документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.
С оформлением акта уничтожаются документы и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео, аудио документов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии, и утверждает первый руководитель фирмы. С оформлением акта уничтожаются любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ[ там же. с. 22].
Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу. Магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления.
Без составления акта уничтожаются: испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.
Следовательно, четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации предназначена, прежде всего, для исключения любой возможности утраты документов при выполнении этой стадии, подмены документов, предназначенных для уничтожения, неполного их уничтожения и последующего восстановления текста и предотвращения других опасностей конфиденциальной информации.
Заключение
Работа с документами, не подлежащими разглашению - большая ответственность, как для руководителей, так и для работников, поэтому отношения, связанные с конфиденциальной информацией регулируется конституцией, уголовным кодексом, гражданским кодексом. В каждом законе определяются различные права граждан.
Также существуют статьи в уголовном, гражданском и административной кодексах по защите конфиденциальной информации и при нарушении этих правил, может быть применена уголовная, материальная и имущественная ответственность.
При документировании конфиденциальных сведений нужно соблюдать порядок изготовления секретных документов. Работа руководителей и исполнителей с конфиденциальными документами включает в себя не только традиционные процедуры и операции по составлению текста документа и оформлению других реквизитов, но и соблюдению специфических организационных требований, регламентирующих эту работу с точки зрения обеспечения безопасности ценной информации, ее защищенности от тех угроз, которые могут возникнуть в процессе формирования текста конфиденциального документа.
Четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации предназначена, прежде всего, для исключения любой возможности утраты документов при выполнении этой стадии, подмены документов, предназначенных для уничтожения, неполного их уничтожения и последующего восстановления текста и предотвращения других опасностей конфиденциальной информации.
Необходимо ввести правовой акт, регулирующий единый порядок учета, хранения и использования документов, не подлежащих разглашению.
Список использованной литературы
1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части первая и вторая – М.: Издательская группа НОРМА – ИНФРА – М, 1999, 560 с.
2. Конституция Российской Федерации. – Новосибирск.: Сибирское университетское издательство, 2004, 48с – (Кодексы и законы России)
3. Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон от 20.02.1995, № 24-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995, № 8.
4. Уголовный кодекс
5. Басаков, М.И Справочник секретаря по делопроизводству / М.И. Басаков –М.: 2005. – 560с.
6. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова - М. 2001г. – 334 с.
7. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Г., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство/ Т.В. Кузнецова. – М.: Экономика, 1991. – 271с.
8. Степанов Е.А. «Работа персонала с конфиденциальными документами»// Секретарское дело. 2002. - №2, с 39 – 42.
9. Степанов Е.А. «Проверка наличия и уничтожение конфиденциальных документов» // Секретарское дело. 2002. - № 1, с 19 – 22.
10. Шубин А.М «О некоторых вопросах работы с конфиденциальной информацией и документами, ее содержащими» // Делопроизводство. 2003.
- № 4, с 52 – 63.