Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной (набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа)[2]. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления. Для создания документов организации, ее структурных подразделений, должностных лиц, установлены следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документов.
Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные организации и другие справочные сведения.
Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов. На бланках с угловым расположением реквизитов (рис. 1.1), по российским традициям и правилам, они располагаются в левом верхнем углу рабочего поля. При подборе шрифтов следуем иметь в виду, что ширина бланковой надписи должна укладываться в длину строки, равную 28 знакам, что составляет 73 мм, высота (количество строк) определяется названием организации и составом справочных сведений.
| Государственный герб |
| ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТРОТИЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОМУ КОМПЛЕКСУ (ГОССТРОЙ РОССИИ) |
| Строителей ул., д. 8., к. 2, Москва, 117393 |
| ОКПО 02832708, ОГРН 1234567654432, ИНН/КПП 77889988665/445566778 |
| ________________ № _____________ |
| На № _________ от ______________ |
Рис. 1.1 Бланк с угловым расположением реквизитов
При продольном расположении того же состава реквизитов (рис. 1.2) они располагаются на бланке документа централизованно на рабочем поле вдоль верхней части листа.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
Государственное учреждение
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬКИЙ ИНСТИТУ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГОДЕЛА
(ВНИИДАД)
ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393 Тел./факс: (095) 718-78-78-74
ОКПО 02832708, ОГРН 1234567654432, ИНН/КПП 77889988665/445566778
Рис. 1.2. Бланк с продольным расположением реквизитов
Организация вправе сама выбирать любой вариант расположения реквизитов бланка и их художественного оформления, поэтому на практике в рамках общих правил встречаются многочисленные варианты оформления бланков для писем.
Необходимо отметить, что вариант бланка с угловым расположением реквизитов является более удобным и экономичным по использованию площади листа. Такое расположение является наиболее рациональным именно для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя.
Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.
На бланках писем организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, справа следует печатать реквизиты на местном национальном языке слева – на русском. В случае, когда количество национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справ и слева), а ниже – на русском, продлевая строку до границы правого поля. При угловом варианте бланка каждый реквизит указывают сверху на местном национальном языке, а ниже – на русском языке.
Требования по оформлению организационно-распорядительных документов, к которым относятся и письма, изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (приложение 1). Данный государственный стандарт (ГОСТ) носит рекомендательный характер, однако это не означает, что организации могут не придерживаться правил оформления документов, им предусмотренных. Документы любой организации участвуют в общегосударственном информационном обмене, следовательно, оформленный с нарушением стандартных правил нормативно-правовой документ может не иметь юридической силы, и, как следствие, не будет использован адресатом в должном объеме.
Культура оформления официальной переписки начинается с бланка для письма организации. Современный бланк должен соответствовать правилам, установленным ГОСТами, и принципам технической эстетики. При проектировании бланков используются: ГОСТ 9327-60 на формат бумаги, ГОСТ 6861-73 на ее качество, ГОСТ 8274-78 на шаг письма, т.е. размер букв и пробелов между ними.
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисовальные шрифты от 6 до 24 кегля.
В ГОСТ 6.30-2003 указывается, что на бланках писем левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
1.1.2. Реквизиты бланка письма
Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или на устройстве печати персонального компьютера.
Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации. Описание Государственного герба Российской Федерации и порядок его официального использования установлены Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 №2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
Бланк письма может включать следующие реквизиты[3]:
- Государственный герб Российской Федерации или герб субъектов Российской Федерации;
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- код организации по ОКПО;
- код формы документа по ОКУД;
- наименование организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
- идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП);
- справочные данные об организации.
Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле.
1.2 Требования к тексту делового письма
1.2.1. Композиция текста делового письма
Деловая переписка – это процесс коммуникации, поэтому при ее ведении должно учитываться следующее:
- понимание или интерпретация существа сообщения его автором;
- целевые установки и интересы автора сообщения;
- целевые установки, интересы и восприимчивость адресата;
- соответствующий перечисленному способ изложения текста.
Изложение текста письма может осуществляться одним из следующих способов:
- хронологический;
- фактологический.
При хронологическом способе содержание излагается в соответствии с последовательностью происходящих событий, то есть сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом ( причиной) направления письма, после этого приводятся аргументы и в заключение следуют выводы.
Пример:
В сентябре месяце текущего года вследствие сбоев в работе следящей системы происходит нарушения ритмичности работы сборочного конвейера.
В связи с этим потери от сверхнормативных простоев оборудования составили 18 000 руб.
В целях устранения указанных дефектов просим провести ремонт датчиков следящей системы, их калибровку и обеспечить систематическую проверку их работоспособности.
При фактологическом способе изложения все основные факты или положения кратко излагаются в начале письма (как правило, в одном абзаце), а далее – все подробности, конкретная, дополняющая и уточняющая информация. Примером использования систематического способа изложения содержания может быть следующее письмо:
Пример:
Предлагаем Вам туристические путевки в Санкт - Петербург. Девятидневная поездка включает в качестве культурной программы семь интереснейших экскурсий:
1. Дворцы Санкт – Петербурга;
2. Музеи Санкт – Петербурга (Эрмитаж, Русский музей);
3. Храмы города на Неве;
…
В стоимость путевки входит: проезд в поезде в оба конца, проживание в гостинице со всеми удобствами, двухразовое питание (завтрак и обед), экскурсионное обслуживание, услуги гида.
Стоимость путевки – 5500 руб. Для группы свыше 8 чел. предоставляется скидка 2%.
За дополнительной информацией Вы можете обраться по тел. 902-34-66.
В деловых письмах, связанных с основной (производственной) деятельностью организации, когда описываются управленческие ситуации или обосновывается необходимость осуществления каих-либо действий, следует использовать хронологический способ изложения содержания. В тех случаях, когда необходимо привлечь внимание адресата (письма-предложения, рекламные письма и др.), более действенным является фактологический способ изложения.
Деловые письма могут начинаться с личного обращения к должностному лицу – адресату письма, а заканчиваться – заключительной этикетной фразой.
В целом текст письма может состоять из следующих частей[4]:
1. обращение;
2. вступление;
3. основное содержание текста;
4. заключение;