2.2. Письма, связанные с распространением информации
2.2.1. Информационное письмо
Информационное письмо — деловое письмо, содержащее сведения официального характера (приложение 2).
Информационные письма обычно носят типовой характер и, как правило, рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям, деятельности которых касается содержащаяся в них информация. В информационных письмах могут буквально приводиться те или иные положения правовых документов, могут содержаться рекомендации, предложения и разъяснения по их применению в определенных ситуациях.
В отдельных случаях информационные письма могут содержать приложения (собственно правовые документы, методические указания и разъяснения и т.п.).
Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двух-трех страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем рассылающей их организации.
2.2.2. Письмо - сообщение
Письмо-сообщение — деловое письмо, содержащее сведения о каких-либо событиях и фактах, представляющих интерес как для автора, так и для адресата (приложение 3).
Письмо-сообщение обычно начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации с использованием одной из следующих ключевых фраз:
«Доводим до Вашего сведения, что ...»;
«Сообщаем Вам, что ... »;
«Считаем необходимым поставить Вас в известность о... ».
При составлении писем-сообщений, являющихся ответами на просьбы или запросы, должно соблюдаться языковое соответствие: в тексте ответа следует использовать те же языковые обороты и лексику, которые использовал автор просьбы или запроса, при условии, что они корректны в языковом отношении.
2.2.3. Письмо-приглашение
Письмо-приглашение — деловое письмо, содержащее информацию о каком-либо проводимом мероприятии и приглашение адресату принять в нем участие (приглашение 4).
Приглашения могут оформляться как на бланке письма, так и в произвольном формате с различными элементами художественного оформления.
В письмах-приглашениях, как правило, используется личное обращение к адресату: «Уважаемый ... !» и ключевым глаголом является глагол «приглашаем»:
« ... приглашает Вас принять участие в...».
«Приглашаем Вас посетить выставку...»,
«Приглашаем Вас принять участие в ...».
Письма-приглашения, направляемые в вышестоящие организации, органы власти и управления, известным лицам, должны подписываться руководителем организации. Они рассылаются по почте или курьерской связью, но не должны передаваться по каналам электросвязи (в частности, по каналам факсимильной связи). Рассылка приглашения в копии по почте или по каналам факсимильной связи допустима в том случае, если проводимое мероприятие носит рабочий характер (совещание, заседание коллегии, комиссии, совета) или организаторы мероприятия заинтересованы в привлечении к нему как можно большего количества участников (научные конференции, симпозиумы, семинары и др.).
При рассылке большого количества приглашений подлинную подпись руководителя можно заменить факсимиле, если в организации используются факсимильные подписи и установлен порядок их применения.
2.2.4. Письмо - извещение
Письмо-извещение — служебное письмо, содержащее информацию об организации и проведении различных публичных мероприятий (совещаний, семинаров, выставок, конференций и т.п.) (приложение 5).
Письма-извещения рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, фирм и предприятий для их привлечения или приглашения к участию в указанных мероприятиях. В зависимости от особенностей проводимых мероприятий или специфики отношений с адресатами письма-извещения могут либо только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, либо одновременно приглашать к участию с информированием об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения, в качестве которых могут быть: карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.
Письма-извещения и письма-приглашения составляют близкие разновидности деловых писем. Общим для них является то, что они содержат информацию о каком-либо мероприятии и одновременно приглашают принять участие в нем. Различие между ними состоит в том, что приглашения, как правило, носят персональный характер, т.е. обращены к конкретному лицу, а извещения характеризуются широковещательной направленностью.
Письма-извещения обычно рассылаются по списку, в связи с чем реквизит делового письма «Адресат» оформляется обобщенно (указывается категория адресатов: «Руководителям ...», «Главным бухгалтерам ...» и т.п.) или не оформляется вообще.
2.2.5. Письмо - уведомление
Письмо-уведомление — деловое письмо, содержащее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и содержанию письму-сообщению, письму-извещению или приглашению.
Уведомления могут публиковаться в средствах массовой информации для оповещения большого круга заинтересованных лиц.
Чаще всего в письмах-уведомлениях используется ключевая фраза «Уведомляем Вас о ...», «Уведомляем, что ...» и т.п.
Для составления уведомлений возможно использование унифицированных текстов писем (приложение 6).
2.2.6. Письмо-предложение
Письмо-предложение обычно содержит приглашение к деловому сотрудничеству, приобретению товаров, использованию услуг и т.п. В коммерческой деятельности предложение (оферта) — письмо, направляемое продавцом потенциальным покупателям с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий (приложение 7).
В письме-предложении (а оно может быть направлено как одному адресату, так и нескольким) может содержаться:
- детальная информация о предлагаемых конкретных товарах или услугах, что дает основание либо для последующего заключения договора, либо для иных действий адресата по деловому сотрудничеству;
- общая информация, фактически приглашающая к началу переговоров о дальнейшем сотрудничестве.
Для письма-предложения характерно использование одной из следующих ключевых фраз:
«Вподтверждение нашей договоренности предлагаем Вам ...», «В связи с ... предлагаем Вам ...», «На условиях... предлагаем Вам», «Предлагаем Вам...».
2.2.7. Рекламное письмо
Рекламное письмо является коммерческим письмом, в котором содержится описание предлагаемых товаров или услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению (приложение 8).
Любой организации, осуществляющей коммерческую деятельность, необходимо заниматься рекламой производимой продукции или оказываемых услуг. В практике деловой переписки используются разнообразные по содержанию рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:
- письма с предложением товаров или услуг;
- письма, содержащие сведения о фирме.
Кроме указанных видов деловых писем в рекламе широко применяются различного рода проспекты, бюллетени, содержащие подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Они не являются рекламными письмами, но вместе с ними поддерживают рекламную деятельность и, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.
Составление рекламных писем осуществляется с соблюдением следующих правил:
1. Краткость. Рекламное письмо не должно занимать более одной страницы, так как больший по объему текст рекламы скорее всего прочитан не будет.
2. Существенность. Текст рекламного письма должен быть лаконичным, понятным, информативным. Следует приводить лишь самые важные сведения, в которых указываются отличия компании, ее товаров от других производителей или поставщиков.
3. Точность. В рекламном письме не следует превозносить заслуги фирмы, ее достижения и преимущества, любую информацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно.
4. Ненавязчивость. Не следует излишне настойчиво предлагать товары или услуги. Неоднократное повторение предложения, даже в разных вариантах, может вызвать его неприятие корреспондентом. Рекламное письмо должно быть убедительным, но ненавязчивым.
5. Строгость оформления. Рекламное письмо является формой представления компании, поэтому его необходимо оформлять на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами без использования элементов украшения (цветочков, розочек, веточек и т.п.).
6. Рациональность стилевого оформления. При оформлении рекламного письма следует использовать шрифты размером не менее 13 пунктов и межстрочные интервалы не менее полуторного.
При составлении рекламного письма следует придерживаться определенного порядка.
Так, если в рекламном письме содержится информация о предлагаемых товара или услугах, то оно формируется по следующей схеме:
1. Обращение к адресату (например, «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»).
2. Краткая характеристика компании.
3. Представление товаров или услуг с перечислением их основных достоинств.
4. Указание дополнительных или сопутствующих условий.
5. Предложение о конкретных формах сотрудничества (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т.п.).
6. Выражение готовности предоставить при необходимости образцы товара, детальную информацию о товарах или услугах и ответить на все могущие возникнуть у потенциального потребителя вопросы.
7. Выражение надежды на сотрудничество.