| Реквизит | Пояснения к заполнению |
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) – корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации. |
| Название вида документа | Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться. |
| Дата документа | Дата, присвоенная документу организацией-автором, записывается арабскими цифрами по русскому или европейскому стилю |
| Индекс документа | Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа |
| Дата поступления | Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа) |
| Индекс поступления | Индекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам |
| Заголовок документа (краткое содержание) | Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа |
| Резолюция | Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении – формулируется составителем РКК |
| Срок исполнения | Проставляется арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа |
| Отметка об исполнении | Проставляются дата и индекс ответного документа или делается краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения |
| Отметка о направлении документа в дело | Указываются индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя |
[1] ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 65. С.4.
[2] Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (ДОУ) 5-е изд., испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.
[3] Документационное обеспечение управления: учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования/ Л.А. Румынина. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 124 с.
[4] Документационное обеспечение управления: учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования/ Л.А. Румынина. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 125 с.
[5] Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (ДОУ) 5-е изд., испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 208 с.
[6] Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство (ДОУ) 5-е изд., испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», - 2007. – 107 с.
[7] Современные технологии регистрации документов//Секретарское дело. – 2007. - № 11. – 30 с.