3. Автоматизированные системы регистрации
При использовании данной формы регистрации одна из двух форм, журнальная или карточная, заполняется на компьютере.
Наиболее оптимальной представляется индивидуальная система регистрации с использованием локальных компьютерных сетей, так как они создают универсальные возможности, как регистрации, так и справочной работыс документами. Данный вариант дает возможность осуществлять регистрацию децентрализовано в структурных подразделениях организации и создавать при этом единую базу данных организации, которая содержит сведения обо всех поступающих документах.
Рассмотрение документов руководством.
Руководство, ознакомившись с документом, должно составить резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа[24].
Рассмотрение документов должно производиться в день поступления документа.
После рассмотрения документ необходимо возвратить в канцелярию для перенесения текста резолюции на регистрационную карточку, затем доставить по назначению. Документ передается исполнителю в день его получения и регистрации.
В случае, когда руководитель отсутствует, документ может быть передан из службы ДОУ непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.
Передача на исполнение.
При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового - первому из состава исполнителей.
Документы передаются поочередно всем исполнителям или размножаются и передаются всем одновременно в копиях, количество которых определяется ответственным исполнителем.
Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
Контроль исполнения документов.
Цель контроля - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.
Контроль осуществляют:
1) руководители;
2) заместители руководителя;
3) специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
4) работники службы делопроизводства;
5) секретари-референты.
Сроки исполнения документов делятся на:
- типовые;
- индивидуальные.
Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.
Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.
Изменение сроков исполнения документов проводится:
1) типовых - введением нового нормативного акта;
2) индивидуальных - руководителем, поставившем документ на контроль.
Срок исполнения входящих документов считается с даты его поступления в организацию[25].
Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют следующие формулировки в резолюциях и распорядительных документах: «... исполнить до 01.09.2007» или «...исполнить к 01.09.2007».
Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя. На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Затем поступивший документ подшивается в дело[26].
Огромный поток информативности требует качественной и оперативной работы. Организовать работу входящих документов просто и одновременно сложно. Рассмотрим на примере государственного учреждения здравоохранения «АКПБ№2». Учреждение получает информацию из различных источников. Но, регистрация и обработка их осталась на прежнем уровне. Кроме традиционных журналов можно внедрить карточную и компьютерную системы регистрации. Поток входящей информации велик, но не слишком разнообразен, следовательно, карточная регистрация целесообразна. Входящие документы можно разбить по тематике:
1) запросы органов внутренних дел;
2) запросы прокуратуры;
3) постановления на проведение судебно-психиатрической экспертизы;
4) определение суда для направления на стационарное лечение;
5) ходатайства суда об отмене принудительного лечения;
6) налоговая документация;
7) приказы и распоряжения Крайздрава;
8) приказы и распоряжения АКМИАЦ.
Учреждение достаточно оснащено компьютерной техникой, а значит, регистрация при помощи программного обеспечения Майкрософт Офис вполне применима. Конечно, есть опасность сбоя техники, с этой целью нужно создаватьрезервные архивы, защищать информацию при помощи антивирусных программ, кодировки.
Проведем сравнительный анализ журнала регистрации входящих документов ГУЗ «АКПБ№2» (начат 01.03.2006, окончен 19.10.2007). В данном журнале имеются следующие графы:
| Дата поступления и индекс документа | Корреспондент, дата и индекс поступившего документа | Краткое содержание | Резолюция или кому направлен документ | Отметка об исполнении |
Данный журнал не соответствует грамотной организации работы с входящими документами. Так, например, две первые графы содержат дублирующую информацию, отсутствует регистрационный номер. Вместо графы «Резолюция или кому направлен документ» следует применить две графы: «Резолюция» и «Ответственный исполнитель». Отсутствует графа «Срок исполнения» - ее необходимо внести, т.к. каждый документ имеет срок исполнения. Для облегчения поисковой работы с документами данный журнал необходимо пересмотреть и переработать, т.к. существующий журнал не только не облегчает поиск документа, а даже затрудняет его.
Таким образом, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.
Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка - экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.
Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее косому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до-ленты исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.
ГЛАВА 3. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТ С ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
Исходящие документы - официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.
Исходящие документы могут быть отправлены:
1) по почте;
2) курьером;
3) электронной почтой;
4) по факсу.
Основные этапы обработки исходящих документов:
1) Составление проекта документа;
2) Согласование проекта документа;
3) Проверка правильности оформления проекта документа;
4) Регистрация документа;
5) Отправка документа адресату;
6) Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Составление проекта осуществляется в два этапа:
1) Составление чернового варианта - рукописный илимашинописный документ, отражающий работу автора.
2) Составление исполнителем проекта документа после необходимых
рекомендаций, оформленного на бланке письма[27].
При необходимости проект документа проходит процедуру внешнего согласования. Так же существует внутреннее согласование - неизбежный этап подготовки внутреннего документа.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные акты и т.д.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения. Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы ДОУ для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».