Склад документованої конфіденційної інформації залежить від компетенції і функцій установи, характеру її діяльності, взаємозв'язків з іншими установами, порядку розв'язання питань.
Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу, що засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб. Гриф обмеження доступу (Таємно, Для службового користування, Конфіденційно тощо) проставляють у верхньому правому куті на лицьовому боці першого аркуша документа над реквізитами «Адресат» або «Гриф затвердження документа». Обмеження доступу до друкованих видань позначають на обкладинці та титульному аркуші. Нижче грифа обмеженого доступу проставляється номер примірника. Приклади оформлення грифа обмеженого доступу:
Для службового користування Прим. 2 або
Конфіденційно Прим. 1
Якщо гриф обмеженого доступу не можна розташувати на магнітному носії, слід скласти супровідний лист, в якому обумовити обмеження. Гриф обмеженого доступу проставляється виконавцем та особою, яка підписує документ, на виданні — автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.
Відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання і використання конфіденційних документів несуть керівники установ.
Облік (реєстрацію), зберігання, розмноження конфіденційних документів здійснює, як правило, служба діловодства (секретар), що обліковує несекретну документацію. А відповідальність за нерозго-лошення відомостей, що містяться у конфіденційних документах, покладається на режимно-секретний підрозділ установи. Проте керівники установ, що володіють конфіденційною інформацією, можуть встановлювати інший порядок приймання і обліку такої
документації, тобто покладати ці функції на режимно-секретні підрозділи.
1.2 Облік документів
Облік, зберігання, розмноження конфіденційних документів здійснює, як правило, служба діловодства (секретар), що обліковує несекретну документацію.
Облік конфіденційних документів включає присвоєння та зазначення в облікових формах і на документах реєстраційних номерів, запис облікових і пошукових даних про документи (дата, автор, заголовок, кількість сторінок, місцезнаходження тощо).
Обліку підлягають усі без винятку виготовлені в установі документи з грифом обмеженого доступу. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а друковані видання (книги, журнали, брошури) — за кількістю примірників.
Документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструються один раз. Облік ведеться в журналах (Додаток 1)чи на картках, як правило, окремо від обліку документів відкритого діловодства.
Облік магнітних носіїв інформації з грифом обмеженого доступу ведеться окремо від обліку паперових документів.
Одержуючи конфіденційний документ, співробітник повинен звірити номер отриманого документа з його номером у журналі реєстрації, перевірити кількість аркушів і розписатися за отриманий документ. При поверненні конфіденційного документа співробітник служби діловодства (секретар) повинен звірити номер цього документа з номером у журналі, перевірити кількість аркушів документа і в присутності співробітника, що повертає документ, поставити в журналі (у відповідній графі) свій підпис і дату повернення документа.
Сторінки журналів реєстрації нумеруються, прошнуровуються та опечатуються. На останній обліковій сторінці слід зробити запис про кількість сторінок у журналі, який підписує працівник служби діловодства (секретар) і засвідчує печаткою «Для пакетів».
Якщо обсяг документів з грифом обмеженого доступу незначний, можна вести їх облік (реєстрацію) разом із документами загального діловодства. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа чи видання додається відповідна позначка, наприклад ДСК, Конф,ТКтощо.
Тираж видання з грифом обмеженого доступу, отриманий для розсилання, реєструється під одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань із відповідними грифами (Додаток 2).
| .:::..::„:. |
Додатково розмножені примірники документа (видання) враховуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та в усіх облікових формах. При цьому нумерація розмножених примірників продовжується від останнього
номера примірників, які були розмножені раніше.
1.3 Друкування документів та їх розмноження
Друкування документів, що містять конфіденційну інформацію, здійснюється в друкарському бюро чи в структурних підрозділах. Відповідальність за збереження і нерозголошення інформації несуть керівники цих підрозділів.
На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка має зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.
Надруковані та підписані примірники документів з грифом обмеженого доступу разом із чернетками чи варіантами передаються для реєстрації працівнику служби діловодства (секретарю), який здійснює їх облік. Чернетки та варіанти знищуються виконавцем і співробітником служби діловодства (секретарем), про що на копії вихідного документа робиться запис: Чернетки і варіанти знищено.Проставляються дата і підписи.
Розмножувати конфіденційні документи можна лише з дозволу керівника установи чи структурного підрозділу під контролем служби діловодства (секретаря). Облік розмножених документів ведеться за кількістю примірників. У реєстраційних формах, що заповнюються у друкарні, до реєстраційного номера чи назви документа додається відповідна позначка ДСК або КТ. Копіювально-розмножувальну техніку слід обладнати технічними засобами захисту інформації.
Документи з грифом обмеженого доступу, отримані від інших установ,
дозволяється розмножувати лише за їх згодою.
1.4 Розсилання документів (відправлення)
Розсилають конфіденційні документи на підставі рознарядок, підписаних керівником установи і керівником служби діловодства, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).
Конфіденційні документи можна пересилати цінними або рекомендованими поштовими відправленнями або з кур'єрами, які доставляють документи під підпис в реєстрі.
Документи, що розсилаються в інші установи, вкладають у конверти або упаковують таким чином, щоб виключити можливість доступу до них. Конверти застосовують світлонепроникні, пакети заклеюють. На конвертах (упаковках) зазначають адреси та назви одержувача і відправника, номери вкладених документів із відповідною позначкою. При цьому на конвертах забороняється зазначати прізвища, посади адресата, а також прізвища
виконавців документів і назви структурних підрозділів.
1.5 Формування документів у справи
Документи, що містять конфіденційну інформацію, після їх виконання формують у справи. Порядок їх формування передбачений номенклатурою справ відкритого діловодства. При цьому до номенклатури включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали та документи з відповідними грифами. Документи, що містять конфіденційну інформацію, залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з несекретними документами з одного і того самого питання.
Якщо в установі створюється значна кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом обмеженого доступу, то доцільно передбачити їх формування в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ «Індекс справи» до номера справи з документами, що містять конфіденційну інформацію, додається відповідна позначка.
У разі долучення документа з грифом обмеженого доступу до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться відповідна позначка, наприклад ДСК, а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
Якщо у процесі діяльності установи створюється незначна кількість документів, що містять конфіденційну інформацію, номенклатурою справ може бути передбачено запровадження однієї справи із заголовком Документи з грифом «Для службового користування» або Документи з грифом «Комерційна таємниця». Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка ЕК.
Після закінчення діловодного року справу з конфіденційними документами поаркушно переглядають члени ЕК та у разі потреби приймають рішення про переформування справи. Документи постійного зберігання формують в окрему справу, якій надають заголовок і додатково включають до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Якщо у справі з грифом обмеженого доступу містяться лише документи тимчасового зберігання, її можна не переформовувати. Строк зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання документів, що містяться у справі. При цьому у графі номенклатури справ «Строк зберігання» закреслюють позначку ЕК і зазначають уточнений строк зберігання.
Справи, в яких нагромаджуються окремі документи, що містять конфіденційну інформацію, належать до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних аркушах цих справ також проставляється гриф обмеженого доступу, а до номенклатури справ вносяться відповідні уточнення.
Справи з документами, що містять конфіденційну інформацію, повинні
мати внутрішні описи.
1.6 Отримання дозволу на доступ до конфіденційних документів
та користування ними