Доступ до конфіденційних документів здійснюється лише на основі письмового дозволу керівника установи.
Дозвіл на доступ до конфіденційних документів оформлюється у вигляді:
• резолюції керівника на документі;
• завдання (вказівки) про виконання документа та прізвища виконавця в змісті розпорядчих документів (наказ, розпорядження);
• письмового дозволу на видачу документів (для архівних справ).
Доступ до конфіденційних документів, що надійшли до установи, здійснюється на підставі резолюції керівника на самому документі або на супровідному листі. Із супровідного листа резолюція переноситься на документ і засвідчується підписом особи, відповідальної за облік, обробку та зберігання конфіденційних документів із зазначенням дати.
Доступ виконавців до документів, що містять конфіденційну інформацію, здійснюється відповідно до затвердженого списку посадових осіб, які мають право працювати з такими документами. Зміни до цих списків, пов'язані з розширенням або обмеженням кола осіб, що допускаються до документів, вносяться з письмового дозволу керівника на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів.
Виконавець документа (якщо він продовжує працювати з тими ж питаннями, що порушені у документі) і особи, які візували та підписували документ, допускаються до нього без спеціального дозволу.
У разі відсутності виконавця (відрядження, відпустка, хвороба) його документами мають право користуватися керівник структурного підрозділу, в якому він працює, або за письмовим дозволом останнього — інші працівники того ж підрозділу, яким доручено виконання документа. Із сейфа документи за відсутності виконавця вилучаються в установленому порядку комісією зі складанням акта.
Не дозволяється використовувати відомості, що містяться в конфіденційних документах, у відкритих виступах чи опубліковувати в ЗМІ, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати на стендах, вітринах тощо.
Порядок користування документами, що містять комерційну таємницю, визначається інструкцією щодо роботи з такими документами в установі.
Знімати копії, а також робити витяги з документів, що мають гриф обмеженого доступу, можна тільки з дозволу керівника установи чи структурного підрозділу.
Копіювати документи з грифом обмеженого доступу, що отримані від інших установ, можна лише з дозволу установ — авторів цих документів.
Видавати справи з грифом обмеженого доступу з архіву чи відомчих бібліотек закритого типу можна:
• працівникам своєї установи за списком, затвердженим керівником установи (структурного підрозділу) або за його письмовим дозволом;
• працівникам інших установ — за їх письмовим зверненням і на підставі письмового дозволу керівника установи (структурного підрозділу).
Справи та видання з грифом обмеженого доступу видаються виконавцям і приймаються від них під підпис у журналі обліку конфіденційних справ і
видань (Додаток 3).
1.7 Порядок зняття грифа обмеженого доступу
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом обмеженого доступу періодично (як правило, один раз на 5-10 років) переглядаються з метою зняття цього грифа. Рішення про зняття грифа приймає ЕК установи — автора документа (видання) чи правонаступника. Рішення комісії оформлюється актом, який затверджує керівник установи. В акті перелічуються заголовки і номери за описом справ, з яких гриф знімається. На обкладинках справ гриф обмеженого доступу погашається штампом чи записом від руки із зазначенням дати і номера акта. Аналогічні позначки вносяться до опису та номенклатури справ. Про зняття грифа обмеженого доступу інформують всі установи, яким надсилався конфіденційний документ.
Зняття з інформації статусу комерційної таємниці здійснюється після закінчення контрольного строку або внаслідок певних обставин (поява нового зразка, технології, витік інформації до конкурента тощо).
При опублікуванні інформації, яка раніше була закритою, рекомендується приділяти більше уваги її практичній цінності та ексклюзивності, щоб зацікавити в її використанні постійних споживачів як у межах країни, так і за кордоном. Разом з тим обсяг опублікованих даних має бути недостатнім для самостійного впровадження їх без додаткової інформації
розроблювана.
1.8 Відбір документів для знищення
На документи з грифом обмеженого доступу, що мають постійний строк зберігання або «до ліквідації організації», а також тривалий (понад 10 років) строк зберігання, складають описи справ, оформлюють обкладинки справ та формують справи відповідно до архівних правил. Відібрані для знищення документи, строк зберігання яких закінчився, включаються в акт про вилучення цих документів для знищення. Якщо документи з грифом обмеженого доступу включаються до загального акта разом з іншими, несекретними справами, то в графі «Заголовок справи» після номерів справ проставляється відповідна позначка. Документи знищуються після затвердження акта керівником установи.
Відібрані для знищення документи з грифом обмеженого доступу перед відправленням на переробку як макулатуру слід подрібнити до стану, що виключає можливість їх прочитання.
Якщо обсяг справ, відібраних для знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті необхідно зробити позначку.
Після знищення документів із грифом обмеженого доступу в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах, описах справ тимчасового зберігання) зазначається: Знищено. Акт № від (дата).
Інформаційні видання, телефонні й адресні довідники, копії документів, стенографічні записи та друкований брак можна знищувати без акта, але з позначкою в облікових формах, що засвідчуються підписами виконавця і
працівника, відповідального за їх облік і зберігання.
1.9 Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності
Для документів, що містять конфіденційну інформацію, створюють особливий режим зберігання: у службових приміщеннях встановлюють шафи (сейфи), обладнують сховища, що надійно замикаються та опечатуються. Документи, видані для роботи співробітникам, повертаються в службу діловодства (секретареві) або до архівного підрозділу (архіву) у той же день. У деяких випадках з дозволу керівника служби діловодства чи архіву документи можна надавати виконавцеві на весь термін, необхідний для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх збереженості. Документи не дозволяється залишати на столі, після закінчення роботи їх слід покласти у шафу, що замикається, або у сейф.
Документи, що містять конфіденційну інформацію, не дозволяється виносити за межі службових приміщень установи. Якщо необхідне узгодження, підписання документів із грифом обмеженого доступу в установах, що розташовані у тому самому населеному пункті, керівник установи може дозволити винести документи співробітникам за межі установи.
Співробітнику, направленому у відрядження в інші населені пункти, не можна брати із собою документи, що містять конфіденційну інформацію. Ці документи заздалегідь пересилаються за призначенням.
Наявність документів із грифом обмеженого доступу щороку перевіряє комісія, спеціально призначена наказом керівника установи. До складу комісії входять особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретних підрозділів.
В архівах і бібліотеках, де зберігається багато документів із грифом обмеженого користування, перевірку їх наявності здійснюють раз на п'ять років.
Результати перевірок оформлюються протоколом. Якщо під час перевірки було виявлено втрату документів із грифом «ДСК» чи розголошення відомостей про конфіденційну інформацію, що є власністю держави, то про це негайно доповідають керівництву установи, керівникам режимно-секретного підрозділу і служби діловодства, а також письмово повідомляють СБУ
Про втрату чи розголошення комерційної таємниці доповідають керівнику установи, інформують режимно-секретний підрозділ, службу безпеки установи (якщо така є) та службу діловодства. Для розслідування факту втрати документів або розголошення інформації, що міститься в них, наказом керівника установи призначають комісію, висновок якої затверджує керівник установи.
За порушення, що призвели до розголошення конфіденційної інформації, втрати чи незаконного знищення документів із грифом обмеженого доступу,
винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.
1.10 Облік, зберігання, використання печаток, штампів і бланків
Установи зобов'язані вести облік печаток і штампів з повною назвою установи; бланків, що мають трафаретний текст документів і які надають право на інспектування, нагляд і відвідування інших установ; посвідчень особи, посвідчень про відрядження, а також усіх видів перепусток, трудових книжок, бланків про освіту (атестати, дипломи, посвідчення, свідоцтва).
Наказом керівника в установах мають бути призначені особи, які несуть персональну відповідальність за облік і зберігання печаток, штампів, бланків суворої звітності.
Облік печаток і штампів ведеться у спеціальному журналі (Додаток 4),а бланків — у журналі за видами бланків (Додаток 5).Бланки видають під підпис у журналі. Журнали обліку печаток, штампів і бланків нумеруються, прошиваються, опечатуються та вносяться в номенклатуру справ.
Печатки і штампи мають зберігатися в сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати в шафах, які надійно закриваються й опечатуються. На всіх частинах (сторінках) бланків, що надають право на інспектування, нагляд і відвідування установ; посвідченнях особи, посвідченнях про відрядження, а також на усіх видах перепусток, бланків про освіту проставляються порядкові номери (друкованим способом або нумератором). Видача заповнених бланків здійснюється під підпис у відповідних облікових формах. Видача зазначених бланків без їх заповнення не дозволяється. Знищення бланків здійснюється за актами.