Печатки та штампи, виготовлені з дозволу органів Міністерства внутрішніх справ України, передаються для знищення цим органам.
Перевірку наявності печаток, штампів і бланків щороку проводить комісія, призначена наказом керівника установи. У разі виявлення порушень правил зберігання комісія складає акт та інформує керівника установи. Про втрату печаток і штампів керівники установ повинні негайно повідомити органи МВС і вжити заходів щодо їх розшуку.
2 Створення презентації в PowerPoint
PowerPoint— це графічний пакет підготовки презентацій і слайд-фільмів. Він надає користувачеві все необхідне — потужні функції роботи з текстом, включаючи малювання контуру тексту, засоби для малювання, побудова діаграм, широкий набір стандартних ілюстрацій і т. ін.
Презентація — це набір слайдів і спецефектів, що супроводжують їх показ на екрані, розподільний матеріал, а також конспект і план доповіді, що зберігаються в одному файлі, створеному за допомогою PowerPoint.
Слайд — це окремий кадр презентації, що може містити в собі заголовок, текст, графіку, діаграми і т. д. Створені засобами PowerPointслайди можна роздрукувати на чорно-білому або кольоровому принтері, або за допомогою спеціальних агентств виготовити 3 5-міліметрові слайди на фотоплівці.
Розподільний матеріал — це роздруковані в компактному вигляді слайди презентації: два, чотири або шість слайдів на одній сторінці.
Конспект доповіді — у процесі роботи над презентацією в PowerPointможна одержати конспект доповіді, при друкуванні якого на кожній сторінці буде виведене зменшене зображення слайда й текст, що пояснює його зміст.
Структура презентації — це документ, що містить тільки заголовки слайдів, а також основний текст без графічних зображень і спеціального оформлення.
Терміни й визначення, що використовуються в PowerPoint
Шаблон — це презентація, формат і схема кольорів якої можуть використовуватися для підготовки інших презентацій. PowerPointпоставляється більш ніж зі 100 професійно оформленими шаблонами, які ви можете використовувати для підготовки ваших власних презентацій.
Вихідна презентація PowerPoint— це презентація PowerPoint, що використовується як шаблон за умовчанням. З цією презентацією ви працюватимете, коли виберете перемикач «Порожня презентація» у
діалоговому вікні «Нова презентація». Шаблон презентації за умовчанням зберігається у файлі default.pptу каталозі, де встановлений PowerPoint.
Майстер. У пакеті PowerPointє майстри для кожного ключового компонента ваших презентацій: слайд-майстер, майстер структури презентації, майстер розподільного матеріалу й майстер приміток. Малюнки й текст, які ви розмістите ні цих майстрах, будуть автоматично з'являтися на кожному новому слайді й сторінках приміток презентації.
Слайд-майстер — слайд, що містить форматовані рамки фіксації для заголовка, текстів й інших фонових малюнків, які ви хочете мати на слайдах. Якщо ви зробите які-небудь зміни на слайд-майстрі, то вони будуть автоматично застосовані до всіх слайдів, що настроєні за слайд-майстром.
Схема кольорів — основа з восьми кольорів, які ви можете застосовувати Я слайдах, сторінках приміток і розподільному матеріалі. Схема кольорів складається з кольору фону, кольору ліній, тексту і шести додаткових кольорів. Баланс цих кольорів поліпшує сприйняття слайдів.
Інші кольори — кольори, що відсутні в основній схемі кольорів, які ви можете використовувати зі спеціальною метою.
Об'єкт — текст, лінії, форми, які ви створюєте за допомогою інструментів роботи з текстом і малювання геометричних фігур, а також будь-які картинки, котрі ви імпортуєте з інших додатків.
Атрибут — властивість об'єкта, яку ви можете використовувати для маніпулювання об'єктом, використовуючи інструменти й команди PowerPoint(лінійзаливка, тінь, колір і форма).
Форма — цей атрибут мають об'єкти, які ви створюєте, використовуючи інструменти роботи з текстом або «Автоформи». Об'єкти, створені за допомогою інструментів малювання (ліній, дуг і довільних фігур), не мають форми як атрибута. Контур — видима лінія по краях об'єкта.
Рамка фіксації — рамка, що з'являється на слайді при роботі з текстом для того, як ви почнете вводити текст. Кожна така рамка оточена лінією з точок. Використовуючи елементи управління цих рамок, ви можете змінити
їхній розміри переміщати текст у слайді, змінювати шрифт і колір тексту усередині рамою можливо також змінювати положення самого тексту відносно до цієї рамки.
Абзац — це текст, введений між двома натисканнями клавіші Enter. Коли ви робите вирівнювання тексту і додаєте символи бюлетеня, дія застосовується до абзацу.
Інструмент «Текст» — ви можете ввести текст у будь-якому місці слайда, використовуючи інструмент введення тексту панелі інструментів «Малювання». Текст, який ви вводите, використовуючи цей інструмент, не виводиться на екран у режимі роботи зі структурою презентації.
Робоче місце - зона професійної діяльності одного або кількох виконавців, оснащене необхідним обладнанням для виконання посадових обов’язків.
Інтер’єр службового приміщення слід добре обміркувати бо він впливає на ефективність роботи будь-якого працівника. Фірма може скористатися послугами дизайнера.
При плануванні потрібно використовувати наступні рекомендації:
- столи розміщують перпендикулярно вікну, щоб світло падало зліва;
- прилади опалення розміщують на відстані 120-150 см від робочого місця для зменшення несприятливого впливу променевого тепла;
- столи співробітників, які в процесі роботи контактують розміщують суміжно, щоб не підводячись можна було передавати будь-що;
- ширина проходу між столами і обладнанням в кімнаті:
для однієї людини – 50-55 см
для двох осіб – 65-75 см
для трьох осіб – 95-100 см;
- відстань від робочого місця до стіни не більше 120 см, до шафи не більше 160 см;
- робоче місце співробітників, які повинні відвідувати інші підрозділи або контактувати з співробітниками інших служб розміщують недалеко від входу в приміщення.
Згідно з діючими нормами площа службових приміщень встановлюється
4 м2 на одну особу.
Комплект меблів для обладнання кабінету:
- письмові столи (звичайні, спеціалізовані);
- допоміжні столи і тумби для зберігання довідкових матеріалів, картотеки тощо;
- крісла, стільці підйомно-поворотні;
- приставки для зберігання документів;
- шафи звичайного типу і спеціальні.
Простір, який займає робоче місце, поділяється на кілька зон досяжності.
Зона досяжності – простір, в межах якого, не переміщуючись можна виконати необхідні роботи.
Нормальна зона обмежується уявною дугою, яка окреслюється кінцями пальців рук з центром обертання в ліктьовому суглобі при вільно опущеному плечі.
Максимальна зона обмежується уявною дугою, яка окреслюється кінцями пальців вільно-вистягнутих рук з центром обертання в плечовому суглобі.
Необхідно підтримувати заведений порядок розташування документів та інших матеріалів у ящиках столу, шафах, сейфах. Дотримання звичного порядку не тільки полегшить працю, зробить багато операцій автоматичними, зекономить час, а й буде перешкоджати „зникненню” документів, які у недостатньо зібраних працівників потрапляють у папки з іншими документами.
Особливе значення надається обладнанню офісу оргтехнікою. Сучасні робочі місця неможливі без персонального комп’ютера, що включає монітор, системний блок, „мишку”, клавіатуру. Їх зручно розташовувати на спеціальному столі-приставці. Комп’ютер повинен мати відповідне програмне забезпечення. Для підбору необхідної інформації комп’ютер може мати доступ в Інтернет.
Також на робочому місці працівника на окремій приставці розміщаються телефон чи міні-АТС. У допоміжній зоні можна розташувати стіл з факсом.
На столі секретаря повинні бути лише предмети, необхідні для оперативної роботи, крім того повинна бути настільна лампа, календар-щоденник, настільний органайзер з ручками, олівцями та інше канцелярське приладдя, блокнот для записів.
Для зберігання документів з грифом обмеження доступу, печаток і штампів використовують сейфи. Відкривається сейф лише в разі потреби взяти з нього чи покласти туди документи. Після роботи працівник, відповідальний за документи обмеженого користування, повинен закрити сейф, опечатати його, а прийшовши на роботу, перевірити відтиск печатки.
Кольорове забарвлення службових приміщень
Відповідно до вимог технічної естетики вибір забарвлення службових приміщень повинен проводитися з урахуванням особливостей клімату, умов праці та характеру освітлення приміщення.
Конкретні кольори мають відповідати функціям приміщення. Приміщення з високою температурою доцільно фарбувати в холодні тони, а для приміщень з нижчою температурою більше пасують теплі тони. З допомогою кольору можна також підкреслити особливості приміщення. Наприклад, світлий колір зорово збільшує маленьку кімнату, темний – зменшує. Використовуючи різноманітні кольори, не слід також забувати і про те, що кольори мають на людину великий емоційний вплив. Загальновідомо, що темні кольори присипляють, а яскраві збуджують. Уміле використання кольорів – добрий засіб підвищення працездатності.
Освітлення робочих приміщень
Правильне освітлення робочих приміщень і місць сприяє збільшенню ефективності праці, попереджує зорову і загальну втому, викликає відповідний настрій і самопочуття.
Для забезпечення розсіяного освітлення при малій яскравості світильників рекомендується застосовувати люмінесцентні лампи.
Приміщення служб документації повинні мати природне освітлення. Деякі приміщення (архів, телетайпна, копіювльно-множильні бюро) не потребують природного освітлення. В них можна користуватися штучним освітленням.