Зміст
Вступ.................................................................................................................... 4
1 Організація конфіденційного діловодства...................................................... 7
1.1 Особливості організації конфіденційного діловодства........................... 7
1.2 Облік документів................................................................................................................ 10
1.3 Друкування документів та їх розмноження................................................................. 11
1.4 Розсилання документів (відправлення).......................................................................... 12
1.5 Формування документів у справи.................................................................................. 12
1.6 Отримання дозволу на доступ до конфіденційних документів
та користування ними............................................................................. 14
1.7 Порядок зняття грифа обмеженого доступу................................................................ 16
1.8 Відбір документів для знищення..................................................................................... 16
1.9 Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності............................ 17
1.10 Облік, зберігання, використання печаток, штампів і бланків................................. 19
2 Створення презентації в PowerPoint............................................................. 20
3 Організація робочого місця.......................................................................... 23
Висновок............................................................................................................ 27
Література
Додатки
Вступ
В сучасній українській ринковій економіці обов'язковою умовою успіху підприємця у бізнесі, отримання прибутку та збереження в цілісності створеної ним організаційної структури є забезпечення економічної безпеки його діяльності.
Одна з головних складових частин економічної безпеки - інформаційна безпека, яка досягається за рахунок використання комплексу систем, методів та засобів захисту інформації підприємця від можливих зловмисних дій конкурентів та з метою збереження її цілісності та конфіденційності. Інформація, що використовується підприємцем у бізнесі та управлінні підприємством, банком, компанією чи іншою структурою (далі по тексту фірмою), є його власною або приватною інформацією, яка являє собою істотну цінність для підприємця. Ця інформація є його інтелектуальною власністю. Дана тема дипломної роботи є актуальною і потребує детального вивчення. Метою роботи є обґрунтування та аналіз організації конфіденційного діловодства.
Звичайно виділяють два види власної інформації:
· технічна, технологічна: методи виготовлення продукції, програмне забезпечення, основні виробничі показники, хімічні формули, рецепти, результати випробувань дослідних зразків, дані контролю якості й ті;
· ділова: кошторисні показники, результати дослідження ринку, списки клієнтів, економічні прогнози, стратегія дій на ринку і т. і.
Власна інформація підприємця з метою її захисту може бути віднесена до комерційної таємниці та є конфіденційною при дотриманні таких умов: інформація не повинна відображати негативні сторони діяльності фірми, порушення законодавства та інші подібні факти; інформація не повинна бути загальнодоступною чи загальновідомою; виникнення чи отримання інформації повинно бути законним і пов'язано з витрачанням матеріального, фінансового чи інтелектуального потенціалу фірми; персонал фірми повинен знати про цінність такої інформації та навчений правилам роботи з нею; підприємцем повинні бути виконані дії по захисту цієї інформації. Для документування інформації підприємця, яка є результатом творчої інтелектуальної праці в науці та виробництві, найбільш характерні не текстові, а зображувальні способи. Досить часто конфіденційна інформація документується фотографічними, відеографічними та іншими способами. Цінність інформації може бути кошторисною категорією і відображати конкретний розмір прибутку при її використанні чи розмір збитків при її втраті. Інформація стає часто цінною через її правове значення для організації чи розвитку бізнесу, наприклад, установчі документи, програми та плани, договори з партнерами та посередниками і т. і. Цінність може відображати її перспективне, наукове, технічне чи технологічне значення.
Отже, власна цінна інформація підприємця не обов'язково є конфіденційною. Часто звичайний правовий документ важливо зберегти в цілісності та безпеці від викрадача чи стихійного лиха. Цінну конфіденційну ділову інформацію, як правило, містять: плани розвитку виробництва; ділові плани; плани маркетингу, бізнес-плани; списки власників акцій та інші документи. Найбільш цінні відомості про виробництво і продукцію, ринок, наукові розробки, матеріально-технічне забезпечення, умови контрактних переговорів, відомості про персонал, принципи управління фірмою, систему безпеки фірми і ті. Комерційна цінність інформації, як правило, недовготривала і визначається часом, необхідним конкуренту для створення тієї ж ідеї чи її викрадення та відтворення, опублікування та переходу до числа загальновідомих.
Степінь цінності інформації та необхідна надійність її захисту знаходяться в прямій залежності. Зарубіжні фірми з метою підвищення свого престижу та конкурентноздатності товарів часто використовують різні рекламні прийоми і, зокрема, створюють неіснуючі секрети. Такий "секрет" вміло розголошується зважаючи на загальновідому істину підслуханому вірять більше, ніж почутому. Виявлення та регламентація реального складу інформації, що представляє цінність дня підприємця і належить захисту, є основоположною частиною системи захисту.
Склад цінної інформації визначається її власником і фіксується в спеціальному переліку. Перелік цінних відомостей, що складають таємницю фірми, є постійним робочим матеріалом керівництва фірми, служб безпеки та конфіденційної документації. Він регулярно оновлюється, коректується та являє собою інвентарний список відомостей про конкретні роботи, конкретну продукцію, конкретні дослідження, конкретні контракти і т. і.
Особливість конфіденційного документу в тому, що він представляє собою одночасно: масовий носій захищеної інформації, основне джерело накопичення та розповсюдження цієї інформації, в тому числі її розголошення (витоку), і обов'язковий об'єкт захисту.
Конфіденційний характер включеної в документ інформації позначається грифом обмеження доступу до документа, який ініціює виділеній; його з загального потоку і обробку в спеціальному автономному режимі, а також поширює на документ захисні та інші міри підвищеної уваги та контролю.
1 Організація конфіденційного діловодства
1.1 Особливості організації конфіденційного діловодства
Конфіденційне діловодство у цілому базується на тих самих принципах, що й загальне, але водночас має відмінності, зумовлені обмеженням доступу до документованої інформації.
За сферою діяльності відкрите діловодство поширюється на управлінські дії і включає в основному управлінські документи. Конфіденційне діловодство поширюється як на управлінську, так і на різні види виробничої діяльності, включаючи не тільки управлінські, а й науково-технічні документи (науково-дослідні, проектні, конструкторські, технологічні тощо). До конфіденційних належать і деякі документи з особового складу.
Крім того, конфіденційне діловодство поширюється не лише на офіційні документи, а й на їх проекти, робочі записи, які не мають необхідних реквізитів, але містять інформацію, що підлягає захисту.
Відмінність конфіденційного діловодства від відкритого полягає у тому, що конфіденційну інформацію необхідно захищати не тільки від утрати, а й від недозволеного виходу за межі зони функціонування або встановленого кола осіб, які мають право працювати з нею.
Завданнями конфіденційного діловодства є:
• документаційне забезпечення усіх видів конфіденційної діяльності;
• захист документованої інформації, що утворюється в процесі конфіденційної діяльності.
Сутність конфіденційного діловодства зумовлена його організаційними і технологічними особливостями, до яких належать:
· суворе регламентування складу документів установи, що містять конфіденційну інформацію, та їх видання;
· обов'язковий поаркушний облік кожного примірника усіх без винятку документів та їх проектів;
· максимально необхідна повнота реєстраційних даних про кожен документ;
· фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа;
· проведення систематичних перевірок наявності документів;
· дозвільна система допуску до документів і справ;
· жорсткі вимоги до умов зберігання документів і користування ними;
· персональна та обов'язкова відповідальність за облік, збереженість документів і порядок користування ними.
Ці особливості водночас є й вимогами до конфіденційного діловодства.
Конфіденційне діловодство поширюється не лише на офіційні документи, а й на їх проекти, робочі записи, які містять інформацію, що підлягає захисту.
Документуючи конфіденційну інформацію, варто враховувати такі аспекти:
· обсяг конфіденційних відомостей, включених у документ, має бути мінімальним і визначатися реальною ситуацією;
· документ завжди має стосуватися лише одного питання (теми) — це є важливим не стільки для швидкого доведення документа до виконавців, скільки для забезпечення чіткого функціонування системи доступу персоналу до конфіденційної інформації, необхідної лише певному співробітнику, і запобігання несанкціонованому ознайомленню співробітників установи та інших осіб з інформацією, що має обмежений доступ;
· зведені планові, організаційні, розпорядчі (зокрема, накази з основної діяльності), звітні та інші документи, що передбачають кількох виконавців, не слід розсилати підрозділам і виконавцям у повному обсязі — такі документи доводять до виконавців вибірково у вигляді витягів, персоніфікованих додатків-завдань;
· інформацію з обмеженим доступом необхідно максимально локалізувати в конкретній частині документа, його розділі, додатку, фотоілюстрації, графіку, на окремій дискеті, електронному масиві з ускладненою системою доступу (наприклад, великий за обсягом документ може мати окремий розділ, що містить комплекс інформації обмеженого доступу).