1.1. Организация документов по формам собственности
Организация документов по формам собственности лежит в основе разделения всех документов Архивного фонда Российской Федерации на государственную и негосударственную части.
1. Государственную часть составляют:
- архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;
- архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ;
- архивные документы отечественных государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;
- архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;
- архивные фонды или архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;
- архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждениях Федеральной архивной службы России;
- архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа;
- копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов на законных основаниях поступившие в собственность государства.
2. Негосударственную часть составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:
- государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;
- негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
- физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).
1.2. Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации
Второй признак организации документов Архивного фонда РФ предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации – Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано, во-первых, необходимостью особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.
Первыми хранилищами специальной документации можно считать созданное в 1797 г. депо карт и военно-топографическое депо (1812 г.), комплектовавшиеся военно-топографическими материалами. С появлением фотографии и кино стали откладываться комплексы аудиовизуальных документов, для хранения которых в 1926 г. был создан Центральный кинофотоархив, а в 1932 г. – Центральный архив звуковых записей, которые в 1934 г. были объединены в Центральный фонофотокиноархив. В 1967 г. были созданы Центральный архив звукозаписи и Центральный архив научно-технической документации СССР. В настоящее время накопление значительного массива машиночитаемых документов на машинных и оптических носителях ставит перед архивистами проблему создания специальных центров для их хранения.
1.3. Формы хранения документов
Существует три формы хранения документов:
Постоянное хранение – вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.
Временное хранение – хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение (это архивы с переменным составом документов). Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данной организации. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.
Депозитарное хранение – хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением – договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами.
Сроки и условия временного и депозитарного хранения должны быть установлены специальным соглашением между Федеральной архивной службой и ведомствами.
Таким образом, организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.
2. Организация документов в архивах
Распределением документов Архивного фонда российской Федерации по сети государственных и негосударственных архивов не завершается процесс их организации. Он продолжается и в архивных учреждениях, где рассматривается как второй уровень организации документов. В архивах документы организуются по историческим и/или логическим связанным совокупностям – архивным фондам и архивным коллекциям.
В России пофондовое хранение документов было введено Генеральным регламентом Петра I в 1720 г. и применялось в Московском архиве Министерства юстиции и Лефортовском архиве.
Пофондовая классификация документов в пределах архива прочно вошла в практику отечественных архивистов и являлась на протяжении ХХ столетия основным принципом их организации. Пересистематизация дел внутри фонда допускается в исключительных случаях, когда прежняя систематизация безвозвратно утрачена вследствие образования россыпи. Расформирование дел в государственном архиве, как бы не грамотно они не были сформированы в делопроизводстве учреждения, не допускается почти никогда. Это обязывает работников службы делопроизводства и ведомственного архива особенно внимательно относиться к организации документов по фондам.
Архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
Под совокупностью документов, исторически связанных между собой здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации. При этом его сотрудники вовсе не ставили своей задачей создать архивный фонд – просто любая управленческая деятельность редко обходится без документирования. Таким образом, создание фонда – естественный и неизбежный результат работы организации.
Под совокупностью документов, имеющих логические связи, подразумевается комплекс документов, специально созданный архивистом, коллекционером или другим лицом. При этом документы могли отложиться в деятельности разных организаций. На практике в архиве к логическому принципу классификации прибегают, когда документы находятся в жутком беспорядке и восстановить первоначальную структуру фонда невозможно, а привести в подобающий вид необходимо. Такой комплекс называется архивной коллекцией.
Фондообразователь – это юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образовался документальный фонд.
Признаками фондообразователя являются: его организационная обособленность – наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса; расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков; для физического лица – наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.
Вместе с тем самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс.
Однако в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации представительства и филиалы учреждений и организаций не являются юридическими лицами и следовательно, не могут быть самостоятельными фондообразователями.
В зависимости от фондообразователя и особенностей организации документов выделяют следующие разновидности архивного фонда:
- архивный фонд организации;
- архивный фонд личного происхождения;
- объединенный архивный фонд.
Архивным фондом организации называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица.
Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.
Объединенный архивный фонд – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи.