Объединенный архивный фонд, как правило, создается уже в архиве на основе нескольких фондов. Признаками образования объединенного архивного фонда могут служить однородность и преемственность деятельности учреждений, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи (см. Приложение № 1).
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, различного происхождения и объединенных по одному или нескольким признакам (см. Приложение № 2).
Распределение документов по архивных фондам и архивным коллекциям называется фондированием.
Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов.
Сотрудники делопроизводственный сферы занимаются фондированием, формируют дела на основе номенклатуры дел, в процессе экспертизы ценности документов и при подготовке документов к сдаче в ведомственный архив.
В ведомственном архиве фондирование проводится в случае определения фондовой принадлежности и при передаче дел в государственный архив; образовании коллекций, объединенных архивных фондов и фондов личного происхождения; описании документов или переработке описей.
Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя. Ознакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, какие задачи и функции были возложены на него. Определить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся, какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.
Следует ознакомиться с основными категориями документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.) В этих документах имеются основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей.
По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выяснить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда. Следует выяснить, когда поступил фонд в архив, степень его сохранности, объем фонда, крайние даты документов. В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования.
К исторической справке необходимо приложить список источников и литературы, использованных при написании справки.
Большая часть работы по фондированию ложится на плечи работников делопроизводственной сферы. Готовя дела к сдаче в архив, они должны определить их фондовую принадлежность. Как правило, документы учреждений передаются в архив уже обработанными по описи.
Если в архиве приходится проводить большой объем работы по определению фондовой принадлежности дел, значит образовался значительный массив россыпи – материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, неописанных. Образование россыпи вызывается чрезвычайными обстоятельствами, например: стихийные бедствия и пожары; военные действия вследствие социальных потрясений, переворотов; реорганизация государственного аппарата, органов власти и управления.
Например, в истории российского архивного дела образование больших массивов россыпи в государственных архивах было вызвано такими событиями как пожар Москвы 1812 года, гражданская и Великая отечественная войны, реформы государственного аппарата 60-70 годов XIX века и 90-х XX века, штурм Белого дома в октябре 1993 года и др. Однако и в жизни одного учреждения могут случиться не столь глобальные, но неприятные события: пожар, затопление архива, переезд, в ходе которых может образоваться большое количество россыпи.
Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основе непосредственного изучения документов.
Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела. Там указывается официально принятое полное, а в скобках – сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурного подразделения, в деятельности которого возникли документы.
Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.
Все документы по месту их составления обычно подразделяются на три группы:
- входящие документы;
- внутренние документы;
- исходящие документы.
Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователеем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, содержанию документа, резолюциям, пометкам.
Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в содержании, а также по подписям должностных лиц.
Фоновая принадлежность копий (отпусков) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть отражено в бланке, указано рядом с подписью должностного лица в конце документа, а также по содержанию документов и делопроизводственным пометам.
Фондообразователем входящих документов является адресам, а исходящих и внутренних – автор.
Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.
Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка и т.п.
При определении фондовой принадлежности необходимо помнить:
1. в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;
2. учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;
3. в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.
Например: дела следственных органов, как правило, поступают в судебные органы. Они могут передаваться для пересмотра в вышестоящие инстанции. Фондовая принадлежность в таком случае определяется по документам (последнего) учреждения, в тором дела были закончены производством.
Для определения полноты состава документов архивного фонда необходимо установить его хронологические границы.
Хронологическими границами архивного фонда считаются даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в состав этого фонда. Так, хронологическими границами являются:
- архивного фонда организации – официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации;
- объединенного архивного фонда – дата образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;
- архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) – дата рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;
- архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.
Вместе с тем необходимо отметить, что хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации, или в составе фонда находятся более ранние документы. Например, переданные для завершения производством дела предшественника, представленные в качестве следственных и судебных дел и др. В фондах личного происхождения крайние даты документов фонда могут отличаться от хронологических границ фонда за счет документов, собранных фондообразователем, связанных с откликами на его смерть, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.
В зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве продолжающейся части уже имеющегося архивного фонда, составляя с ним единый фонд, или в качестве нового архивного фонда.
Таким образом, при фондировании следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества, а также всевозможные организационные изменения в учреждениях (акционирование, приватизация, укрупнение, слияние и др.), необходимо изучить историю фондообразователя, ознакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, какие задачи и функции были возложены на него. Определить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся, какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности
Документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются только грубые ошибки в фондировании.