В результате работы по инициативному информированию в государственном или ведомственном архиве, как правило, составляется информационное письмо. От информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости. В архиве также может быть составлен тематический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка копий документов. Однако, учитывая трудоемкость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользователем, получив его отклик на инициативное письмо архива. В ведомственном архиве лучшим результатом работы по инициативному информированию будет повышение эффективности работы учреждения, организации за счет использования документной информации.
3.6. Предоставление архивных документов пользователям в государственном и ведомственном архивах
Одна из основных форм использования архивных документов – предоставление архивных документов пользователям (исследователям). В государственном архиве для этой цели имеется специальное структурное подразделение – читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-справочным аппаратом. В ведомственном архиве обслуживание сотрудников организации и других пользователей осуществляется либо в специальном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива. В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место для исследователей.
Привила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденных Федеральной архивной службой в 1998 году.
При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются:
- все письма-направления и заявления данного пользователя;
- анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;
- заказы на выдачу описей и дел;
- заказы на копирование документов.
В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и теме исследований, заказанных делах и др.
В случае повреждения или хищения дел, внесения изменения в текст документов и т.д. исследователь несет ответственность от лишения права пользования читальным залом до уголовной ответственности.
3.7. Выдача дел во временное пользование
Удовлетворению информационных запросов пользователей служит и такая форма использования документов, как выдача дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридическим лицам), либо органам суда, прокуратуры, ФСБ ил МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Особо ограничена выдача документов из личных фондов или фондов негосударственных организаций. дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы (желательно с шифрами) должны быть выданы.
Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование, в котором перечисляются шифры выдаваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается руководством архива и руководством учреждения-пользователя, после возвращения дел подшивается в дело фонда. По возвращении дел архивом проводится проверка их наличия и состояния. архив должен принять все меры к тому, чтобы упаковка документов и их перевозка соответствовали требованиям обеспечения их сохранности. Пользователь не имеет права предоставлять документы третьим лицам и использовать их в других целях, кроме указанных в письме-запросе.
Таким образом использование документов архива организации как бы подводит черту под всей деятельностью службы делопроизводства и архивистов по отбору документов на хранение в процессе экспертизы их ценности, комплектованию архива, созданию информационно-поисковых справочников, учету документов и т.п. Доступ к документам архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния регламентирован федеральным законодательством. Закон возлагает ответственность за соблюдение государственной тайны, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах, на архивиста. С другой стороны закон грозит карами за необоснованное ограничение доступа к документам, запрещает создание тайных архивов.
Заключение
Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда – часть важной работы по собиранию и концентрации в государственных архивах наиболее ценной части документов.
Вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, создание справочников системы НСА, учет) направлена в конечном счете на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Важно помнить - каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. И хотя работа по информационному обслуживанию организаций и граждан зачастую бывает тяжелой и кропотливой по объективным причинам – большое количество запросов при небольшом штате сотрудников архива, неудовлетворительное качество архивных справочников, отсутствие автоматизированных поисковых систем и т.п., - архивист должен помнить, что он не только хранитель, а одно из важнейших звеньев в цепи информационного обмена. Он должен прекрасно разбираться в целях, формах использования документов, знать виды информационных документов, составляемые в архиве в ответ на запросы, и правила их оформления.
Использование архивных документов в нашей стране базируется на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан.
Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы.
Список используемой литературы
1. ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. – Введ. 1998-02-27. – М.: Изд-во стандартов, 1998. – 6 с.
2. Делопроизводство [Текст]: информационно-практич. журн./ учредитель: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синетз». 1996, декаб. – ГУИПП «Кострома», – Ежемес.
2002, № 2, 3. – 10000 экз.
3. Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования [Текст] / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 272 с. – 2000 экз. – ISBN 5-7695-2538-Х
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст] / 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с. – 10 000 экз. – ISBN 5-87057-416-1.
5. Секретарское дело [Текст]: ежемес.профессион.журн./ учредитель ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синетз». – 1995, октяб. – ГУИПП «Кострома», – Ежемес.
2002, № 4