- оптимизация состава применямых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
- классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
- унификации состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов исключение из форм документов дублирующих показателей;
- унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
- упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.
Опыт показывает, что табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов учреждения именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Наряду с оптимизацией состава документов Табель форм документов одновременно позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документа в организации, тем самым он позволяет оптимизировать и документооборот учреждения.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего оставлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов. В табель включаются документы всех структурных подразделений учреждения, он является нормативным документом и утверждается руководителем учреждения. В своей работе я представила Табель унифицированных форм документов, которые применяются в отделе кадров управления «Челябэнерго» (см.приложение 1).
Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома унифицированных форм документов, включенных в табель, эта работа является логическим продолжением табеля и связана с ним на содержательном уровне.
Разработка и последующее ведение табеля и альбома, то есть внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляется службой ДОУ, которая отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии. Процедура разработки табеля и альбома форм – это достаточно трудоемкие процессы, требующие специальных знаний и навыков. Поэтому многие учреждения привлекают для этого на договорных началах специализированные организации, занимающиеся совершенствованием ДОУ.
В процессе ведения табель и альбом форм включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности. Формы документов включаются в табель и альбом только с разрешения руководителя учреждения.
Каждое структурное подразделение учреждения должно иметь экземпляр Инструкции по делопроизводству, Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Для повседневного использования этих документов наиболее целесообразной является их электронная форма, обеспечивающая быстрый доступ к этим документам на любом рабочем месте, оснащенным персональным компьютером.
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (далее - ОКСО) является составной частью Единой системы классификации и кодирования информации (ЕСКК) Российской Федерации и подготовлен в рамках выполнения Постановления Совета Министров-Правительства Российской Федерации от 12 февраля 1993 г. N 121 "О мерах по реализации Государственной программы перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики" с учетом изменений, происшедших в системе высшего и среднего профессионального образования России. ОКСО базируется на положениях Закона Российской Федерации "Об образовании" и нормативных документах Государственного комитета Российской Федерации по высшему образованию (Госкомвуза России).
Общероссийский классификатор специальностей по образованию разработан для использования вместо Общесоюзного классификатора специальностей по образованию
(1 89 094) на территории Российской Федерации (Приложение 6). ОКСО создан для регламентации принятых в Российской Федерации специальностей по образованию и предназначен для использования в процессе автоматизированной обработки и обмена информацией на всех уровнях управления народным хозяйством Российской Федерации с охватом как государственной, так и негосударственной систем высшего и среднего профессионального образования при решении следующих задач:
· - регулирования приема и выпуска специалистов;
· - статистического учета приема, выпуска и трудоустройства специалистов;
· - интеграции системы высшего и среднего профессионального образования Российской Федерации в международные образовательные структуры;
· - сопоставимости образовательной статистики России и других стран.
Объектами классификации в ОКСО являются группы специальностей, области знаний (наук), специальности среднего профессионального и высшего образования, направления подготовки (в высшем образовании), а также специализации. Группа специальностей представляет собой совокупность специальностей, относящихся к какой-либо широкой предметной области, указанной в наименовании группы. Область знаний (наук) отражает принятую дифференциацию наук на естественные, гуманитарные, технические, сельскохозяйственные, образовательные науки (используется для классификации объектов только в высшем образовании).
Под специальностью или направлением подготовки понимается совокупность знаний, умений и навыков, приобретенных в результате образования и обеспечивающих постановку и решение определенных классов профессиональных задач.
Специализация - это конкретизированная совокупность знаний, умений и навыков, ориентированных на применение в локализованной области профессиональной деятельности человека в рамках указанной специальности. В качестве характеристики объектов классификации используют признак уровня подготовки. Каждый подраздел ОКСО содержит уровневую классификацию объектов. В подразделе "Специальности среднего профессионального образования" выделяют следующие уровни классификации:
· - группа специальностей;
· - специальность;
· - специализация.
В целом ОКСО представляет собой свод кодовых обозначений объектов классификации, наименований этих объектов и фасетов классификационных признаков объектов.
Структурно описание объекта классификации включает:
· - блок идентификации объекта;
· - блок наименования объекта;
· - блок фасетов классификационных признаков объекта.
Блок идентификации ОКСО строится с использованием иерархического метода классификации, серийно-порядкового, последовательного и параллельного методов кодирования. Длина кодового обозначения составляет семь цифровых десятичных знаков и контрольное число (КЧ).
Формула структуры кодового обозначения в блоке идентификации ОКСО для специальностей среднего профессионального образования имеет вид:
ХХ + ХХ + ХХ + 1 + КЧ.Признаки идентификационного кода распределяют следующим образом: для специальностей среднего профессионального образования
1, 2-й знаки - группа специальностей;
3, 4-й знаки - специальность;
5, 6-й знаки - специализация;
При идентификации специальностей и направлений подготовки как основных объектов классификации допускается использование сокращенного 4-значного кода (первых 4 знаков блока идентификации).
Контрольное число рассчитано в соответствии с действующей методикой расчета и применения контрольных чисел для защиты кодов классификаторов.
Блок наименования ОКСО содержит наименование группы специальностей, области знаний (наук), специальности, направления подготовки или специализации.
Блок фасетов классификационных признаков для специальностей, направлений подготовки и специализаций содержит фасет, характеризующий соответствие данного объекта определенной позиции Международной стандартной классификации образования (МСКО) ЮНЕСКО. Этот фасет указывает на группу образовательных программ по МСКО и включает 5 знаков.
Формула структуры кодового обозначения фасета имеет вид:
Х + ХХ + ХХ.Признаки распределяют следующим образом:
· - 1-й знак - ступень образования;
· - 2, 3-й знаки - изучаемая область в рамках ступени;
· - 4, 5-й знаки - группа образовательных программ в пределах изучаемой области.
Специальности и направления подготовки определяются Госкомвузом России. Специализации, необходимые для целей статистического учета на федеральном уровне (филологические, лингвистические), определяются Госкомстатом России в инструктивных материалах для заполнения унифицированных форм отчетно-статистической документации. Остальные специализации определяются учебными заведениями в порядке, устанавливаемом Госкомвузом России, и в ОКСО не отражаются.
Примеры кодирования объектов классификации для различных разделов и подразделов ОКСО представлены ниже.
Пример кодирования объектов классификации "Среднее профессиональное образование".
Код 0101 00 1 означает:
01 - естественно-научные специальности - группа специальностей;
0101 - гидрология - специальность;
0101 00 1 - специальность среднего профессионального образования - уровень подготовки.
Система ведения Общероссийского классификатора специальностей по образованию предусматривает взаимодействие Госкомвуза России с Госстандартом России.