Глава 1. История документирования деятельности акционерных обществ. 3
Глава 2. Характеристика отдельных видов и разновидностей документов акционерного общества. 3
2.1 Организационно-распорядительные документы акционерного общества. 3
2.2 Особенности учредительных документов. 3
2.3 Особенности оформления деятельности коллегиальных органов. Протоколы.3
Глава 3. Особенности документирования деятельности акционерных обществ. 3
3.1 Документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ. 3
3.2. Правила документирования общего собрания акционеров. 3
3.3. Особенности утверждения внутренних документов акционерного общества3
3.4 Особенности хранения документов в акционерном обществе. 3
Тема данной контрольной работы - документирование деятельности одной из самых распространенных организационно-правовых форм в российской экономике, акционерного общества.
Эта тема актуальна, прежде всего, потому, что документы, являясь основой для организационного оформления деятельности общества, требуют постоянного совершенствования и соответствия действующему законодательству.
Это обуславливает непрерывную работу законодательных органов над проработкой и корректировкой нормативной базы по вопросам создания, реорганизации и ликвидации акционерных обществ.
С переходом к рыночной экономике они вновь получили распространение. Это объясняется не только приспособленностью этой организационно-правовой формы к условиям рыночной экономики, но и тем, что приватизация государственных и муниципальных предприятий проводилась, как правило, путём преобразования в акционерные общества.
Основным законодательным актом, регулирующим деятельность обществ, является Закон «Об акционерных обществах». Этот закон, являясь главным документом, достаточно полно регламентирует вопросы создания и ведения многих документов акционерного общества.
Контрольная работа включает в себя введение, оглавление, три главы, состоящие из восьми разделов, заключение, библиографического списка.
Введение содержит обобщение материала, причину выбора данной темы, подробный разбор использованных источников и литературы. Во введении поставлены цель и задачи работы.
Первая глава посвящена истории документирования деятельности акционерных обществ. Исследуются причины возникновения различных видов документов, среди которых выделяются развитие производственных сил и деловых связей.
Вторая глава, состоящая из трех разделов, включает в себя характеристику отдельных разновидностей документов акционерного общества. Проводится анализ организационно-распорядительных и учредительных документов, протоколов, дается подробный разбор их особенностей и порядок их использования.
В заключительной главе, включающей четыре раздела, освещены особенности документирования деятельности акционерных обществ. Дается описание порядка государственной регистрации обществ, документирования общего собрания акционеров, утверждения внутренних документов, порядка и сроков хранения документов общества.
Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения.
Реформирование российской экономики в 90-х гг. XX века привело к появлению и быстрому развитию такой формы организации капитала, как акционерное общество. Необходимо отметить, что первые акционерные компании возникли в начале XIX века. На 1 января 1807 года в России было зарегистрировано 5 компаний. В СССР первые акционерные общества были созданы ещё в период нэпа, но уже в 30-е годы были в основном ликвидированы или стали полностью государственными. Специфика акционерных компаний проявлялась и в создававшихся в них документах1.
Основным документом, определяющим статус организации, размер акционерного капитала, органы управления компанией, права акционеров и т.п. был устав. Количество разделов устава варьировалось в зависимости от целей, функций, размеров предприятия.
Наряду с уставом для учета акционеров составлялась ведомость, которая содержала сведения об имени, фамилии и звании подписчика, месте его жительства, числе акций, сумме подписки и внесенных суммах.
Для нормативно-правовой регламентации деятельности ведущих сотрудников разрабатывались должностные инструкции, которые состояли из следующих разделов: права, ответственность, кому подчиняется и кем руководит. Подписывали документ председатель и секретарь коллегиального органа.
В XIX веке широкое распространение получил такой вид документа, как заявление. Для акционерных обществ были характерны следующие виды заявлений: о выдаче аванса, оказании денежной помощи; о трудоустройстве, увольнении и переводе; с указаниями специалистов на недостатки производства или нехватку рабочей силы. Верность содержащихся в заявлении сведений удостоверялась Волостным правлением. Часто на обороте заявления свое мнение высказывало должностное лицо, курирующее данный вопрос.
_______________________________
1 Дюпина Л.Е. Из истории документирования деятельности акционерных обществ: учеб. для вузов. – М.: 2001. – С. 15-20.
Документ, информировавший об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, которые требовали решения, получил название «служебная записка». Текст служебной записки состоял из двух или трех смысловых частей. В первой излагались факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализировалась сложившаяся ситуация, приводились возможные варианты выхода из ситуации. В третьей части указывались выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять руководству общества.
Необходимости передоверия прав на совершение определенных действий другим лицам. Наиболее распространенными были нотариальные доверенности, составлявшиеся на гербовой бумаге. В тексте указывалось, кем выдана доверенность, фамилия нотариуса, дата и порядковый номер, суть поручения. В конце нотариус ставил штамп, содержащий трафаретный текст, подписывал документ и скреплял его печатью.
Широкое распространение в акционерных компаниях получил документ, в котором излагалась просьба - прошение. Прошение составлялось на имя руководителя, после чего указывался проситель, вид документа и излагалось существо вопроса. После основного текста Волостное правление «подписью и приложением печати» удостоверяло верность сведений, содержащихся в документе.
Появление телеграфа привело к распространению такого вида документа, как телеграмма. В телеграмме указывали, из какого и в какой пункт она отправлялась, номер, дату, время, должность и подпись лица, принявшего телеграмму, количество слов, разряд и служебные отметки2.
Одновременно с телеграммой оформлялась расписка, которая содержала фамилию адресата и номер телеграммы. Входящие и исходящие телеграммы регистрировались. В регистрационную форму заносились сведения о дате, адресате, регистрационном и исходящем номерах, примечаниях; давалось краткое содержание.
_____________________________
2. Дюпина Л.Е. Из истории документирования деятельности акционерных обществ: учеб. для вузов. – М.: 2001. – С. 35.
Особую роль в функционировании акционерных обществ составляла переписка. Исходящая корреспонденция часто составлялась на специальном бланке организации с угловым расположением реквизитов. В левом верхнем углу обозначалось наименование организации, адрес, номер. В верхнем правом углу ставилась дата, указывался адресат. Далее следовал текст, указание должности и подпись автора.
Начало коммерческого письма могло содержать ссылку на последнее письмо: «Скрестившись с письмом нашим», «Согласно приказу Вашему от...», «Удостоверяя получение Вашего почтового письма...», а в сопроводительных письмах использовалась формула: «При сем препровождаем...».
Важной функцией акционерных компаний было документирование трудовых правоотношений. Информация о дате рождения, месте проживания, уровне образования, семейном положении, времени поступления и увольнения фиксировалась в личном листке по учету кадров. Там же в графе «отметки» содержались сведения о возрасте детей, номере расчетной книжки, истории трудовой деятельности рабочего на предприятии и номере выданной справки.
В паспортной книге указывалась информация о месте проживания, звании, уровне образования, возрасте, времени поступления и увольнения. В графе «виды на жительство» отмечали данные паспорта, удостоверения или метрического свидетельства. Кроме того, указывалась причина увольнения, а в примечании - семейное положение.
Текст трудовых соглашений начинался с даты, указания сведений о работнике, после чего следовали условия поставки и подпись работника.
Представленные документы можно подразделить на три основные группы: информационно-справочные, бухгалтерские и кадровые документы, которые свидетельствуют о высокой деловой активности.
В конце XIX-начале ХХ веков в акционерных обществах сложились определенные правила составления, оформления, обработки и хранения документов, сформировались специальные системы документации.
Организационно-распорядительные документы - вид документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Все организационно-распорядительные документы входят в Общероссийский классификатор управленческой документации (далее - ОКУД)3.