ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ – такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.
ПИСЬМО - ПРОСЬБА – письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: Прошу (просим).
ПИСЬМО - НАПОМИНАНИЕ – письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.
ПИСЬМО - ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.
ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА –
1. Документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом.
2. Рукопись.
ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ – реквизит документа, придающий ему юридическую силу и состоящий из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки (инициалов и фамилии) лица, подписавшего документ.
ПРАВО ПОДПИСИ – полномочие должностного лица на подписание документов.
ПОЛОЖЕНИЕ–
1. Правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий.
2. Свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ – письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях.
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО – письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.
ПРИКАЗ –
1. Правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.
2. Документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.
ПРОГРАММА – документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная п.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.
ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА – предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
ПРОТОКОЛ – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Р
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.
РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП – штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА – порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ – запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) или в памяти ПК кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.
РЕЗОЛЮЦИЯ – решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ – письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
РЕКВИЗИТЫ – обязательные элементы служебного документа.
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – отдельный информационный элемент официального документа (адрес, дата, подпись и т.п.).
РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО – заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
РЕФЕРАТ – краткое письменное изложение первоисточника.
РЕШЕНИЕ –
1. Правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.
2. Документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже.
3. Резолюция собрания, совещания и т.д.
С
СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями.
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ – подпись и печать.
СПРАВКА –
1. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
2. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
СТАНДАРТ – нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемым Правительством РБ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РБ.
Т
ТЕЗИСЫ – краткое изложение текста документа или выступления.
ТЕЛЕГРАММА – обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
ТЕЛЕКС – телеграмма, посланная по телетайпу.
ТЕЛЕТАЙП – телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.
ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги):
1. Документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам.
2. Нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.
ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.
ТОВАРНЫЙ ЗНАК – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.
У
УКАЗАНИЕ –
1. Правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
2. Документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.
УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА – заполнение реквизита «гриф утверждения документа» должностным лицом, как правило, руководителем.
ФАКСИМИЛЕ –
1. Воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки.
2. Клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.
ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ – группировка документов по делам в соответствии с номенклатурой и их упорядочение внутри дела.
ЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – научно-техническая обработка документов с целью определения сроков их хранения.
ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ – комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).
электронная цифровая подпись(ЭЦП) – реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации, содержащейся в электронном документе, а также обладателя электронной цифровой подписи.
Ц
ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.