Составление и оформление основных документов управления (стр. 2 из 11)

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, согласно стандарту СТБ 6.38 – 95 определяется числом 32. Однако в документах конкретного вида применяется не весь набор, а гораздо меньшее число необходимых реквизитов.

Стандарт СТБ 6.38 – 95 устанавливает следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб Республики Беларусь;

02 – эмблема организации;

03 – код организации по Общегосударственному классификатору
Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО);

04 – код документа по Общегосударственному классификатору
Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);

05 – наименование вышестоящей организации;

06 – наименование организации;

07 – наименование структурного подразделения;

08 – почтовый адрес отправителя;

09 – коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера
факса, телефона, адрес электронной почты, Web-страницы в
Интернете и т.д.) и коммерческие данные (номер счета,
наименование банка и т.д.);

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – индекс документа;

13 – ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – гриф ограничения доступа к документу;

16 – адресат;

17 – гриф утверждения документа;

18 – резолюция;

19 – заголовок к тексту;

20 – отметка о контроле;

21 – текст документа;

22 – отметка о наличии приложения;

23 – подпись;

24 – гриф согласования документа;

25 – визы согласования документа;

26 – печать;

27 – фамилия исполнителя и номер его телефона;

28 – отметка о заверении копии;

29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 – отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 – отметка о поступлении документа (регистрационный штамп
входящих документов);

32 – предупредительный знак.

Расположение наиболее часто используемых реквизитов документов показано на рис.1.

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЙ

Бланк документа – это стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации.

Рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

¨ общий бланк (для составления любых видов документов, кроме писем);

¨ бланк письма;

¨ бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Стандартом предусмотрено два варианта расположения реквизитов на бланках:

¨ продольный (с центровкой реквизитов заголовочной части документа в верхней части листа);

¨ угловой (размещение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа).

Для бланков используют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Все бланки документов должны иметь следующие поля:

– верхнее – 20 мм;

– нижнее – 20 мм;

– левое – 30 мм;

– правое – не менее 10 мм.

Организациям и предриятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимо иметь специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке.

Герб республики

(или эмблема организации)

Наименование министерства, ведомства

Наименование организации, учреждения, предприятия

Название вида документа

_________ № ________

г.

Рис. 2. Форма общего бланка с продольным расположением реквизитов

Герб республики

(или эмблема организации)

Наименование министерства, ведомства

Наименование организации, учреждения,

предприятия

Название вида документа

№

г.

Рис.3. Форма общего бланка с угловым расположением реквизитов

Герб республики

(или эмблема организации)

Наименование ведомства, учреждения,

организации, предприятия

Почтовый адрес организации

Коммуникационные и коммерческие данные

№

На № от

Рис. 4. Форма бланка письма с продольным расположением реквизитов

Герб республики

(или эмблема организации)

Наименование ведомства,

учреждения, организации,

предприятия

Почтовый адрес

Коммуникационные и коммерческие данные

№

На № от

Рис. 5. Форма бланка письма с угловым расположением реквизитов

Наименование организации

ПРИКАЗ

Дата № _______

Место составления

Краткое содержание, выраженное

отглагольным существительным в

предложном падеже, начинается

предлогом «О»

Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях. Распорядительная часть начинается словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения, предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме, срок исполнения.

2. Полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения (если в пункте приказа несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт):

2.1. Предписываемое действие и срок исполнения.

2.2. То же.

3. Последний пункт приказа определяет контроль за исполнением приказа возложить на … (указывается структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль – наименование должности, инициалы, фамилия пишутся в винительном падеже).

Наименование должности

руководителя Подпись Инициалы, фамилия

Визы

Рис. 6. Форма приказа

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«СВЯЗЬИНВЕСТ»

ПРИКАЗ

_________ № ________

г. Минск

Об увеличении уставного капитала общества

В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.2002 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16.07.2001

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителю Юридического отдела Савчуку М.М. в срок до 01.03.2002 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Республиканскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.

2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.03.2002 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Республики Беларусь.

3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.

Генеральный директор Подпись И.Н. Шухов

Визы

В дело 01-05

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Рис.7. Образец приказа