Срок окончания вуза «Год окончания».
Начальник отдела кадров А.Н.Красин
КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ
( по материалам «Документы.Делопроизводство» М.В.Стенюкова, М.2001, http://www.gramma.ru)
А
АВТОБИОГРАФИЯ – описание своей жизни, включая обучение и трудовую деятельность.
АВТОР ДОКУМЕНТА – создатель документа, которым может быть организация (служебное письмо) или конкретное должностное лицо (докладная записка и др.).
АДРЕСАТ – тот, кому адресован документ.
АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.
АКТ – информационно-справочный документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретный факты, события, действия.
АНКЕТА – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.
АННОТАЦИЯ – краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.
АРХИВ – структурное подразделение организации, занимающееся хранением, учетом и использованием документов, законченных в делопроизводстве.
Б
БЛАНК – стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации.
В
ВИЗА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (подпись с проставлением даты, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом).
ВНЕШНИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).
ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – документ, созданный организацией для внутреннего использования.
ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, поступивший в организацию.
ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА – заверенная копия части документа.
Г
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО– письмо, выражающее гарантию.
ГРИФОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ– реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Д
ДАТА– число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.
ДЕЛО – совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.д.), помещенных в одну обложку.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю организации (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
ДОКУМЕНТ (документированная информация)– информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
ДОКУМЕНТАЦИЯ– оформленная по единым правилам совокупность документов.
ДОКУМЕНТООБОРОТ – 1. Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. 2. Количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
ДУБЛИКАТ– копия официального документа, имеющая юридическую силу.
З
ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА– совокупность реквизитов: эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, коммерческие и коммуникационные данные, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту.
ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА– указание на содержание письма, регистрационный номер выражается формой предложного падежа с предлогом "о".
ЗАПИСКА– краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (например, служебная з., памятная з., докладная з., объяснительная з.).
ЗАЯВЛЕНИЕ– документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу, например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.
ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических или физических лиц от однородных услуг других.
И
ИНДЕКСЫ– условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.
ИНДЕКС ДЕЛА; НОМЕР ДЕЛА– порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.
ИНДЕКСАЦИЯ– присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.
ИНФОРМАЦИЯ – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ– документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ– документ, отправленный из учреждения. Копия, как правило, остается в деле.
К
КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА – производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.
КОНТРАКТ- договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ – талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.
КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РБ.
КОПИЯ ДОКУМЕНТА – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
КОПИЯ ДОКУМЕНТА: заверенная – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу.
КОРРЕСПОНДЕНТ – учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
Л
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО– дело, включающее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
Н
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ– систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА– регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА– регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ– документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.
О
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА–
1. Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
2. Сообщение должностного лица, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ОРД) – документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти и управления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА –
1. Первоначальный, подлинный экземпляр документа.
2. Экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА – отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.
ОТЧЕТ – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, составленный учреждением или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.
П
ПЕЧАТЬ – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
ПИСЬМЕННЫЕ ДОКАЗАТЕЛЬСТВА – документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.
ПИСЬМО – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ – письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: Сообщаем (Извещаем), Доводим до Вашего сведения, Ставим Вас в известность.
ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ – письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.
ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.