Наименование учреждения, организации или предприятия должно быть приведено в бланке в строгом соответствии с официально принятым наименованием, указанном в соответствующем правовом акте (приказе о создании или переименовании, уставе, положении и т.д.).
Если полное наименование содержит более 220 знаков и по сокращенному наименованию можно судить о характере деятельности организации, допускается применение сокращенного наименования, например, Центр подготовки специалистов ТюмГНГУ при МАДИ (ГТУ).
Сложносокращенные наименования предприятий и организаций, если они указаны в уставе предприятия, положении об организации, пишутся в кавычках: комбинат «Норильскникель», трест «Мосгаз», ТОО «Промсервис».
Сложносокращенные наименования, образованные частично из начальных звуков, частично из усеченных слов, пишутся без кавычек: Гипроавтотранс, НИИпродмаш, Днепрогэс.
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит «наименование учреждения, организации или предприятия» является составной частью наименования должности в реквизите «подпись», удостоверяющем происхождение документа, например:
| Д-р техн. наук, профессор кафедры «Автомобили и автомобильное хозяйство» Тюменского государственного нефтегазового университета С.П. Иванов |
Документы, создаваемые совместно несколькими организациями, оформляются не на бланках, а на стандартных листах бумаги. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех организаций, от имени которых издается документ, название вида документа, место его составления или издания.
Подписи в таких документах располагаются на одном уровне. В наименования должностей лиц, подписавших документ, включаются наименования организаций, которые они представляют.
Все экземпляры совместно изданных документов должны быть подлинниками; т.е. содержать подписи должностных лиц, включающие наименования должностей, личные подписи и их расшифровку.
Организации, издающие документ, присваивают ему регистрационные индексы. Разделенные косой чертой, они составляют индекс документа, например: 121 / 232. Первым указывается номер, присвоенный организацией, подготовившей проект документа. В каждой из организаций, издавших документ, он может быть зарегистрирован в разное время. Порядок датирования в этом случае ГОСТ не устанавливает. Целесообразно таким документам присваивать дату регистрации в организации, чей индекс стоит первым.
1.3. Оформление реквизитов документов
1. Дата - один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой приказа, письма, справки, докладной или объяснительной записки, заявления, указания, распоряжения и т.п. является дата их подписания; постановления, решения и т.п. - дата их принятия коллегиальным органом; устава, отчета, инструкции, плана и т.п. - дата утверждения; акта, протокола - дата зафиксированного в нем события, которая, как правило, совпадает с датой составления этих документов.
Элементы даты оформляются цифровым способом и приводятся в одной строке следующей последовательности: день, месяц, год. Год указывается четырьмя или двумя цифрами, месяц и день - двумя, например: 24.06.1998 или 24.06.98. В порядке исключения допускается, в основном в текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применение словесно-цифрового способа оформления дат: 5 января 1998 года или 5 января 1998 г.
Дата документа - обязательный реквизит для документов всех видов. Она проставляется лицом, подписывающим (утверждающим) документ или при его регистрации.
2. Индекс документа используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их составления и хранения.
Индекс документа включает условное обозначение подразделения, куда он направлен или где был составлен, и номер дела по номенклатуре, куда он будет помещен. Например, 05-12 (05 - обозначение подразделения, 12 - порядковый номер дела по номенклатуре). При ведении индивидуального учета документов к указанному индексу добавляют порядковый номер исходящего или входящего документа. Тогда индекс имеет вид: 05-12/82 (82 - индивидуальный порядковый номер данного документа). Порядковые номера, присваиваемые отдельно поступающим и отправляемым документам, возрастают в течение года. Индексы присваивают документам при регистрации.
3. Ссылка на индекс и дату входящего документа используется в бланках для писем и состоит из постоянной части «На №___от____», в рамках которой располагаются номер и дата входящего документа, на который дается ответ.
Если исходящее письмо является ответом на ряд писем одной организации, необходимо ссылаться на все их номера и даты. Если одно исходящее письмо является ответом на письма разных организаций, то ссылки на их номера и даты следует располагать одну под другой в такой последовательности, в какой в реквизите «адресат» указаны наименования этих организаций.
4. Место составления или издания указывается в соответствии с административно-территориальным делением Российской Федерации, например, г. Тюмень. При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга в реквизите сокращение «г.» не употребляется.
5. Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или частное лицо.
Если документ направляется в учреждение, почтовый адрес указывается после наименования учреждения, структурного подразделения, фамилии должностного лица; если частному лицу - перед его фамилией.
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в наименование должности адресата, например:
| Заместителю генерального директора ЗАО «Мосавтопрогресс» Горюнову Н.Ф.105040, Москва, Ленинградский пр-кт, 7 |
Если документ адресуется другому должностному лицу, то сначала в именительном падеже указываются наименования учреждения и подразделения, а затем в дательном падеже - должность и фамилия адресата, например:
| ЗАО «Мосавтопрогресс»Отдел технологии и реконструкции промышленных предприятийРуководителю лаборатории № 2 Малахову А.В.105040, Москва, Ленинградский пр-кт, 7 |
Несколько адресов на документе указывают с целью информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направляется данный документ. На документе следует указывать минимум адресов; если их более четырех, то на каждом документе указывается один адрес и составляется список на рассылку. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресом не проставляется. Адреса разделяются двумя-тремя межстрочными интервалами.
В ряде случаев допускается обобщенное указание адресата, например:
Директорам филиалов ТюмГНГУ.
При оформлении реквизита «адресат» можно использовать общепринятые сокращения (зам., зав., гл. и другие), а также общепринятые сокращенные названия организаций (Гипроавтотранс, НИИАТ и т.п.).
6. Гриф утверждения свидетельствует о распространении действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Он содержит следующие основные элементы: слово УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименование должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личная подпись лица, утвердившего документ, и ее расшифровка, дата утверждения:
| УТВЕРЖДАЮ Директор завода (подпись) В.П.Назаров 26.03.98 |
Если документ утверждается приказом, постановлением или другим распорядительным актом, используется другая форма грифа:
| УТВЕРЖДЕНО приказом Министерства общего и профессионального образования РФ от 26.06.98 №135 |
Если документ создан совместно несколькими организациями (т.е. оформляется не на бланке), наименования организаций включаются в наименования должностей утверждающих его лиц, например:
| СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО "Мосавтопрогресс" (подпись) ______________ А.Д.ХМЕЛЬНИЦКИЙ 27.04.97 | УТВЕРЖДАЮ Ректор МАДИ (ТУ) (подпись) ______________ В.Н.ЛУКАНИН 26.04.97 | УТВЕРЖДАЮ Ректор ТюмГНГУ (подпись) _____________ Н.Н.КАРНАУХОВ 29.04.97 |
Добавления и исправления в утвержденный документ могут быть внесены только с разрешения утверждавшего его лица (лиц). Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первой страницы документа на четыре...пять межстрочных интервалов ниже верхнего обреза листа. В одной строке должно быть не более 28 знаков. Составные части реквизита разделяются полутора-двумя межстрочными интервалами; наименование должности или утверждающего документа печатаются через один интервал.
7. Резолюции отражают результаты рассмотрения документов руководителем, содержат указания по исполнению документов.
Исполнителями в резолюции устанавливаются не структурные подразделения, а должностные лица и, как правило, непосредственно подчиненные ее автору.