| Приложение: согласно описи на__л. |
Отметка о наличии приложений размещается между реквизитами «текст» и «подпись», на два...четыре интервала ниже текста. Независимо от количества приложений пишется слово «Приложение» в именительном падеже единственного числа, после него ставится двоеточие.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора. Наименования приложений печатают через один интервал; между наименованиями оставляют полтора...два межстрочных интервала.
12.Удостоверение является формой выражения законности документа, его юридической силы и ответственности за его содержание. Одним из основных способов удостоверения документа является его подписание, т.е. заполнение реквизита «подпись».
В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписывает одно должностное лицо - руководитель учреждения или его заместитель. От имени учреждения некоторые документы в пределах своей компетенции могут подписывать руководители структурных подразделений или ответственные исполнители. Порядок подписания документов устанавливается приказом руководителя учреждения или инструкцией по делопроизводству.
Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица - председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основе единоначалия, имеют одну подпись.
В состав реквизита «подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка, например:
| Заместитель директора (личная подпись) В.П.Назаров |
Расшифровку подписи в скобки не заключают, инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами, между инициалами и фамилией не делают.
Подписи нескольких должностных лиц на документе располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей с расшифровкой подписей разделяют двумя...тремя межстрочными интервалами.
При оформлении документа не на бланке реквизиты «наименование министерства или ведомства», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения» должны быть включены в наименование должности в реквизите «подпись», например:
| Профессор кафедры «Автомобилии автомобильное хозяйство»Тюменского государственногонефтегазового университетаМинистерства общегои профессиональногообразования РФ (подпись) В.П.Назаров |
При подписании документов членами комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в комиссии, например:
| Председатель комиссии (подпись) В.П.ИвановЧлены комиссии (подпись) А.Б.Петров (подпись) В.Г.Сидоров |
Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке, подписи председателя и членов комиссии разделяют двумя...тремя межстрочными интервалами. После слов «члены комиссии» двоеточие не ставится.
13.Согласование документов имеет целью повышение их качества путем компетентной оценки их своевременности, обоснованности, содержания, редакции, оформления и т.д. соответствующими должностными лицами и учета при необходимости их рекомендаций.
Различают две формы согласования документа: внутреннее (с подразделениями и должностными лицами учреждения) и внешнее (со сторонними организациями). Внутреннее согласование документа - это его визирование.
Внешнее согласование оформляется грифом, справкой, протоколом согласования или обсуждения проекта документа, который может утверждаться руководством учреждения или решением коллегиального органа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия, наименования должности лица (или организации), с которым документ согласовывается, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
| СОГЛАСОВАНОНачальник отдела новой техники(подпись) С.М.Субботин06.10.98 |
Если согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:
| СОГЛАСОВАНОПротокол заседания профкомаот 06. 10.98 №5 |
Составные части грифа согласования разделяют полутора…двумя межстрочными интервалами. Наименования должности или документа печатают через один интервал; в строке, как правило, должно быть не более 28 знаков.
14.Виза состоит из личной подписи визирующего и даты. При необходимости указывают наименование должности визирующего и расшифровывают его подпись, т.е. указывают инициалы и фамилию.
Замечания и дополнения к проекту документа обычно излагают на отдельном листе. В этом случае виза выглядит следующим образом:
| Старший инженерпо технике безопасности (подпись) А.В.Ковалев 26.09.98Значения прилагаются |
Если замечания невелики по объему (одна...две строки), их предпочтительней излагать перед визой, например:
| Пункт 8 считаю нужным опустить, так как он противоречит уставу товарищества.Юрисконсультант (подпись) И.И.Карамышева |
При согласовании внутренних документов визы проставляются на последней странице первого экземпляра документа ниже реквизита «подпись». Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении.
Обычно на предприятиях разрабатывается перечень важнейших документов с указанием лиц, визирующих каждый из них. При наличии такого перечня, а особенно в его отсутствие, необходимо обратить внимание на визирование документов юридической службой. Юридическая служба визирует не только нормативные акты, но и другие документы, определяющие отношения, в которых находятся предприятия, учреждения, организации и граждане (трудовые соглашения, договоры, положения, некоторые письма и т.п.).
15.Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы). Печати бывают гербовые и простые. Гербовую печать имеют предприятия, учреждения и организации государственной формы собственности. Она ставится на документах, удостоверяющих факты, вызывающие рас ходы денежных средств и материальных ценностей, а также подтверждающих права лиц (доверенностях, договорах, удостоверениях и других документах).
Если документ (или его копия) заверяется печатью, то она ставится перед подписью таким образом, чтобы захватывать часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.
16.Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «подпись» и содержит надпись «Верно», наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:
| ВЕРНО. Секретарь (личная подпись) А.В.Иванова17.04.98 |
На копиях исходящих документов, остающихся в деле (так называемые отпуски документов), можно не указывать дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию.
Копия документа может быть заверена печатью.
17. Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона» облегчает непосредственный обмен информацией между исполнителями документа. Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на всех экземплярах документа в левом нижнем углу через два...четыре интервала после реквизита «подпись», например:
| Сидоров 155-03-86 |
Инициалы исполнителя не указывают.
18.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит:
- краткую справку об исполнении со ссылкой на свидетельствующий об этом документ (при его наличии);
- надпись «В дело» и индекс дела, в которое должен быть подшит документ (эта отметка свидетельствует о том, что работа над документом завершена), подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя, дату направления документа в дело, например:
| В дело № 4/5. Двигатель принят в ремонт на основании приемосдаточного акта № 67 от 24.04.98. А.Ковалев. 25.04.98 |
| Вдело № 12/2. Цилиндропоршневая группа заменена на новую, двигатель выдан заказчику. А.Ковалев. 24.03.98 |
Отметка об исполнении документа помещается на два...три межстрочных интервала ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».
19.Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос, и дату переноса.
20.Отметка о поступлении содержит сокращенное наименование организации, которая получила документ, дату поступления и его индекс.
1.4. Особенности оформления отдельных видов документов
1. Акт - официальный документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных ими фактов (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.п.).
В некоторых случаях акт не только фиксирует установленные факты, но и содержит выводы, рекомендации, предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). В этих актах указываются документы, определяющие полномочия лиц, составивших акт.
Акт оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), коды, место составления, дату, индекс, заголовок к тексту, основание, текст, подписи. Некоторые акты имеют гриф утверждения.